El método Pomodoro (pomodorotechnique.com) es usado por miles de personas en el mundo para aumentar la productividad en el trabajo. La base es sencilla: se dividen las obligaciones en tareas de 25 minutos (pomodoros) y se distribuyen durante el día en función de nuestro tiempo.
El vídeo que podéis ver abajo explica el sistema de forma sencilla, aunque lo más difícil es separar trabajos complejos en tareas de 25 minutos, algo que requiere mucho autoconocimiento y disciplina.
Para los que ya usan esta técnica y quieren una herramienta para aplicarla, existe una aplicación, para web, iOS y android, llamada Pomotodo (pomotodo.com), aplicación que mezcla Pomodoro con GTD (Getting Things Done), una aplicación de gestión de tareas que impone un tiempo para cada una de ellas.
Pomodoto incluye un sistema de gestión de flujo de trabajo, función para agrupar ideas, posibilidad de programar trabajos, terminar tareas y describir el histórico de cada proyecto desde sus aplicaciones, una aplicación gracias a la cual se ha registrado millones de Pomodoros hasya la fecha.
Creada en 2012, Pomotodo recibió una fuerte actualización en abril de este año, aunque de momento se han olvidado en incluir el español como uno de los idiomas en los que está disponible.
El equipo de Wunderlist anunció algunas novedades interesantes que pueden tener en cuenta sus usuarios al utilizar Chrome.
Una de ellas tiene que ver con la posibilidad de integrar Wunderlist en la nueva pestaña de Chrome con solo instalar Wunderlist New Tab Extension.
Nos permitirá escribir notas y tareas rápidas que deseamos hacer durante el día, sin recurrir a la aplicación y con la ventaja de tener la lista siempre visible al utilizar el navegador.
Otras de las novedades es la actualización de su extensión Add to Wunderlist, con un nuevo diseño y una visible mejora en el rendimiento. Ahora se desplegarán las opciones directamente al seleccionar el icono, mucho más práctico y rápido que la versión anterior.
Podemos guardar páginas web para leer en otro momento, seleccionando el texto que deseamos destacar o simplemente como un atajo para escribir tareas o cualquier nota que no deseamos olvidar.
Dos opciones interesantes que complementan su suite de aplicaciones y su versión web, que pueden resultar prácticas para nuestro dinámica de trabajo al utilizar Chrome.
No nos cansamos de recomendar brillantes opciones de software open source para la gestión de proyectos y tareas por parte de equipos empresariales, herramientas útiles tanto para pequeños equipos como para completos departamentos con requerimientos avanzados. Hemos recopilado más de una veintena de proyectos (en este y este otro enlace) junto a otras decenas reseñadas de forma individual, pero hoy extendemos la lista con 6 recomendaciones adicionales -con algo de ayuda de los especialistas de OpenSource.com– a las que muchos podrán sacarle un enorme beneficio. Por cierto, son plataformas que podemos instalar en servidores propios para un manejo más seguro y privado.
5 categorías de funciones destacan de la elegante Taiga, una opción completamente personalizable: BACKLOG, para llevar registro de todas las características del proyecto e historias de usuarios (User Stories); KANBAN, un espacio para notas adhesivas de colores relacionadas al flujo de trabajo; TASKS, para administrar las tareas correspondientes a la ejecución de las user stories; SPRINTS, para las actividades limitadas por tiempos; y finalmente ISSUES, para visualizar los problemas presentados, asignar responsabilidades y cruzar más información.
Una herramienta nacida en Barcelona en 2008 que ha crecido de una manera estrepitosa en los últimos años, tanto que en una reciente ronda de financiación recibió alrededor de 5 millones de dólares, ha sido Redbooth antes conocida como TeamBox. Aunque su crecimiento sacrificó el apoyo a su versión open source desde la tercera versión (van cinco ya), ésta sigue manteniéndose y desarrollándose por la comunidad a través de Github. Entre sus características más populares está la gestión de archivos (documentos, imágenes y otros ficheros multimedia), espacios para compartir comentarios en detalladas conversaciones, niveles de usuario para controlar sus permisos y otras opciones adicionales.
OpenProject es un producto con decenas de opciones básicas y un considerable manojo de funcionalidades avanzadas: diagramas de Gantt para la gestión de líneas de tiempo, seguimiento a departamentos y equipos específicos, registro de tareas, responsabilidades, comentarios, prioridades e historias de usuario, gestión de documentos con control de versiones, capacidades al estilo wiki para compartir contenidos, un espacio para noticias diarias y plugins para adaptar métodos de trabajo particulares. OpenProject permite crear en cuestión de segundos un subdominio y revisar todas sus características a través de una demo con múltiples proyectos de prueba.
Mantis es un sistema de código abierto que podemos instalar en nuestro servidor con mysql y php. Lleva más de 10 años siendo usado en miles de empresas en todo el mundo como un sistema de gestión de errores, donde los miembros de un mismo equipo de trabajo pueden incluir nuevos errores encontrados, comentarios, incluir archivos, cambiarlos de estado, agruparlos y mucho más.
Es tan flexible que se usa como sistema de gestión de proyectos y tareas en muchas ocasiones, ya que en lugar de «bugs» pueden informarse perfectamente tareas, asignando responsables, manteniendo el histórico de su evolución, enviando emails, guardando documentación… y todo de forma gratuita. Es cierto que hay que familiarizarse con el archivo de configuración para poder adaptarlo al flujo de actividades de nuestra empresa, pero una vez hecho, vale la pena.
Annotate Attachments in Gmail es una extensión para Chrome que nos permite marcar y dejar comentarios en los archivos adjuntos que enviamos o recibimos en Gmail.
Aunque en Gmail contamos con la opción de abrir nuestros archivos en Drive y acceder a diferentes herramientas de edición, esta extensión propone trabajar sin salirnos de nuestra cuenta de correo.
Las herramientas de edición son básicas, al estilo Skitch que nos permite señalar, realizar rectángulos, borrar, subrayar, con diferentes opciones de personalización.
Pero lo que más se destaca es que permite crear un sistema de comentarios, escogiendo cualquier parte de la imagen o documento, con la opción de realizar menciones o responder a los que realizaron otras personas.
La dinámica es simple, solo tenemos que instalarla en nuestro navegador y dar los permisos necesarios para que se integre a nuestra cuenta de Gmail. A partir de ese momento veremos 3 iconos sobre el archivo, para descargar en nuestro equipo, guardar en Drive y el que corresponde a la extensión.
Podemos realizar comentarios o señalar detalles de los archivos como recordatorios personales, o podemos compartir nuestra edición enviando el email que prepara Annotate Attachments. Si la otra persona tiene la extensión solo tendrá que seguir los pasos que comentamos, o se le proveerá una URL donde podrá ver nuestra aportación.
Sin dudas, recurso interesante que nos puede ser de utilidad es más de una oportunidad al trabajar en equipo.
…y no estamos hablando de ropa sino de la edad. Así es, Motivation es una extensión para Google Chrome que te motiva a ser productivo y a evitar la procrastinación recordándote el tiempo exacto que estás perdiendo en tu vida cada vez que abres una nueva ventana y/o pestaña en tu navegador para hacer algo irrelevante.
Como lo muestra la imagen que acompaña este post y es compartida por Digital Inspiration, la brillante idea de Motivation es poner un enorme contador que calcula, partiendo de nuestra fecha de nacimiento que tendremos que indicar al darle el primer uso, el tiempo de vida que llevamos y el incremento en tiempo real que supone una acción tan sencilla como disponerse a visitar un sitio web. Esencialmente es un inteligente llamado de atención que nos hace reflexionar sobre la verdadera utilidad que le damos a nuestro tiempo, y si la siguiente acción que ejecutaremos realmente sí justificará los valiosos segundos que en ella invertiremos.
La extensión no cuenta con muchas opciones, lo único que hará falta configurar será nuestra fecha de nacimiento en el espacio que pregunta When were you born? (¿Cuándo naciste?) tan pronto se instala; Se puede indicar manualmente o desplegando el calendario para hacerlo visualmente. Pulsamos el botón azul que dice Motivate para que inicie a calcular nuestra edad exacta y ¡listo!, la próxima vez que vayamos a abrir una pestaña o ventana, la «Nueva pestaña» de Chrome será reemplazada por este contador motivacional que ingeniosamente apela a nuestra conciencia alternativamente a los métodos que usan otras herramientas como StayFocusD o ChromeNanny que directamente bloquean el acceso a los sitios web.
Motivation ha sido desarrollada por Alex MacCaw y su código está disponible en Github por si alguien gusta conocer su modo de cálculo.
La app de Gmail para iOS ha recibido una importante actualización que le añade un par de funciones rápidas para trabajar de la mano con cuentas de Google Drive: Insertar y guardar archivos adjuntos. Ambas opciones fueron agregadas recientemente en las apps de Gmail para móviles y tablets Android, pero desde hoy estarán disponibles también para iPad y iPhone.
Lo mejor es que se mantiene su modo de uso: Para guardar un archivo adjunto la función correspondiente de «Guardar en Drive» aparece entre las opciones que se despliegan al dar un toque sobre él mientras se visualiza el correo electrónico que lo trae consigo. Por su parte, para insertar archivos desde Google Drive, aparecerá tal opción dentro de las que incluye el botón del clip para añadir adjuntos al escribir un nuevo mensaje (ver imagen de la izquierda).
Lo restante del proceso, si hace falta, será definir cual cuenta de Google Drive usar en caso de que dispongamos de varias en el dispositivo y los permisos de compartición del archivo para que quien lo reciba no tenga problema al abrirlo. Por cierto, en el anuncio oficial se habla también de la inclusión en Gmail para iOS de la posibilidad de cambiar la imagen de perfil directamente desde el apartado de Configuración.
En fin, para quienes querían trabajar más eficientemente con sus archivos adjuntos, la app de Gmail para iOS (disponible en la App Store) se pone hoy a la par con la de Android. Claro, para una mejor gestión de los ficheros en la nube de Drive desde el móvil, hace falta instalar la app de Google Drive (presente también en App Store).
Somos muchos los que estamos acostumbrados a escuchar música mientras escribimos, estudiamos o trabajamos: personalmente tengo algunas listas creadas sólo para horas de trabajo, que me ayuden a relajarme o a estar más activa según el momento.
Pero FocusatWill va más allá y utiliza la neurociencia para ofrecernos listas musicales que nos ayuden a aumentar la productividad en horario laboral. Un 50% de nosotros escuchamos música mientras realizamos distintas actividades, pero según el mismo equipo que ha desarrollado la plataforma, escuchamos la música incorrecta, una que incluso puede rebajar nuestra comprensión y concentración general.
A partir de esa afirmación, los canales musicales de FocusatWill han sido específicamente creados para estimular el sistema límbico de forma que aumente nuestra capacidad de atención. Todo esto con la ayuda de el doctor Evian Gordon (de www.brainsource.com) y del doctor Stephen Sideroff, profesor de psicología en la UCLA.
Disponemos de una cuenta gratuita que nos dará 60 minutos de acceso a música por cada canal, nos permitirá personalizar las listas para maximizar la concentración y nos dará acceso a las aplicaciones móviles para Android e iOS. Si queremos acceder al pack completo, podremos hacerlo por unos 13 céntimos de dólar al día, que además de las opciones comentadas agregará control de intensidad, un medidor de productividad y registro desde múltiples dispositivos.
Hoy, más herramientas a nuestra disposición para echarnos una mano con el tema de las finanzas personales. Esta vez presentamos Monyq, servicio que nos llega desde Holanda después de una fase de desarrollo de seis meses.
Disponible como aplicación web y para iOS, en Monyq podemos crear «cajas de zapatos» virtuales que funcionarán como organizadores de documentos, separando distintas categorías (salario, nóminas, impuestos, gastos, etc.) y organizándolos por años. Se pueden insertar documentos simplemente arrastrándolos hacia las cajas, y una funcionalidad extra en la aplicación para iOS nos permitirá realizar una foto de cualquier documento, nombrarla y colocar la captura directamente en una caja.
Podrán visualizarse, añadir y editar los archivos de las cajas desde la web y el dispositivo iOS, y también desde una aplicación Android que saldrá de aquí a unos meses. Leemos en TNW declaraciones del CEO de Monyq Igor Kluin explicando porqué su app es una opción preferible a las demás de la competencia:
«Quizá de primeras una colección de cajas de zapatos no parece una idea muy excitante, pero yo lo veo como un paso crucial. Algo sólo puede estar ordenado si el sistema es verdaderamente simple, […] la experiencia me ha enseñado que mucha gente sigue encontrando difícil el hecho de poder estructurar las cosas».
Razón no le falta: Monyq es una excelente opción si buscamos simplicidad por encima de cualquier otra característica. Tenemos la app disponible en inglés, francés, alemán y holandés, y pronto se añadirá también el español como opción.
Compartimos hoy un brillante listado de extensiones que pueden servir de apoyo en el proceso de aprendizaje de estudiantes con discapacidad. La mayoría de ítems son publicados en el blog educativo FreeTech4Teachers donde dan fe de su utilidad luego de probarlas en las aulas de la Clarke County School District en Georgia, USA, en un programa de educación especial.
Por cierto, aunque ese el enfoque, son de utilidad similar hasta para cualquier alumno con deficiencias en su rendimiento académico. Claro, somos conscientes de lo arraigado del sistema de calificaciones estandarizado que domina al mundo el cual afecta la creatividad al tratar de encajar habilidades que no todos pueden asimilar, pero se pueden aligerar las cargas con las debidas herramientas.
Chrome Speak es una herramienta para quienes tienen problemas de visión y dificultades en la lectura: Con sólo seleccionar un fragmento de texto en cualquier sitio, dar clic derecho y enseguida en «Lea el texto seleccionado», lo que hará será leer en voz alta dicho fragmento. La interpretación es extremadamente fluida especialmente porque está vinculada a la tecnología de Google Translate. El botón de la extensión permite cambiar los idiomas o ingresar una palabra propia para que sea leída.
Similar a Chrome Speak excepto porque no interpreta fragmentos predeterminados sino que con un clic convierte la página web en un texto legible tanto para la voz de la intérprete, disponible en varios idiomas también, como para el estudiante con problemas en lectura: El texto se hace más grande, se opaca el texto en desuso y se eliminan los elementos visuales sobrantes.
Perfecto para los estudiantes con problemas de visión pues además de que promueve y facilita la lectura de contenido web al permitir guardar cosas para revisar luego eliminando los elementos visuales sobrantes (anuncios, videos, botones, etc.) y dejando sólo el texto, incluye opciones para aumentar o disminuir el tamaño de letra, el color de fondo y la tipografía. Ahora bien, para quienes sufren con problemas de lectura por distracciones, también puede ser de enorme ayuda.
La recomendamos por su utilidad para capturar todo tipo de contenido web (imágenes, páginas web, artículos, PDFs), opcionalmente, editándolo antes de guardarlo. La idea es usarlo en conjunto con Evernote.com para crear listas de tareas, almacenar organizadamente contenido que pueda servir para solucionarlas y programar recordatorios que alerten sobre la necesidad de su ejecución.
Ya que son tantos los centros educativos que incluyen la plataforma de Google Apps para proveer a alumnos y profesores de las herramientas de Google, qué mejor que aprovechar el enorme espacio de almacenamiento ofrecido por Google Drive. Con ésta, la primera extensión del listado, será posible almacenar imágenes y páginas web con un clic derecho sobre ellas permitiendo así una óptima organización del material de estudio accediendo a él desde cualquier dispositivo.
La organización es clave para lograr mejores resultados, y mantener una agenda es algo primordial para no complicarse durante el día. Igualmente, cuando los deberes son programados para fechas específicas, nada mejor que contar con alertas y un colorido calendario que las destaque para prestarles atención a tiempo y no estrellarse. Todo lo anterior lo permite Google Calendar, mucho más útil si se combina con su extensión para agregar eventos y recibir notifificaciones.
Aún estamos lejos, muy lejos, de poder decir que el papel ha muerto. Imprimir documentos, contratos, comprobantes, folletos, borradores, trabajos y demás sigue siendo algo extremadamente habitual en todo el mundo, por lo que la decisión de la impresora es fundamental.
En esta categoría no podemos dejar de hablar de la gama de impresoras HP Officejet Pro, impresoras que reducen hasta un 50% sus costes de impresión obteniendo la calidad profesional del láser, impresoras que son noticia en guinnessworldrecords.com.
Entre ellas se encuentra la HP Officejet Pro X, la impresora más rápida del mundo, certificada por el World Guinness Records como capaz de imprimir 70 páginas por minuto, con tecnología HP PageWide, que permite imprimir de forma simultánea con cuatro colores de tinta original HP en una hoja de papel.
Impresión, escaneo y copia automáticas a doble cara, gestión de documentos desde el ordenador, ePrint y AirPrint para trabajar desde cualquier lugar con un smartphone, tablet o portatil, conectividad WiFi y aplicaciones web para empresas son algunos de los recursos que ofrece.
