Microsoft Garage es la división de Microsoft donde se fomenta la creación de distintos proyectos por parte de los empleados de la compañía. Recientemente, desde esta división han lanzado una nueva aplicación de gran utilidad para los usuarios de Microsoft Excel en tablets con Android instalado.
Hablamos de Keyboard for Excel, un teclado optimizado para su uso en Microsoft Excel para Android. Con el objetivo de facilitar el trabajo en esta aplicación, Keyboard for Excel incorpora un teclado numérico completo, del mismo estilo de los que podemos ver en cualquier teclado de un ordenador de sobre mesa. Gracias a ello, los usuarios de la aplicación podrán introducir datos numéricos de forma rápida y eficaz. Además, los operadores principales utilizados en Excel están ubicados en un mismo lugar, de modo que no tengamos que estar constantemente buscándolos en el teclado de la tablet. Otra característica que los usuarios de Microsoft Excel para Android agradecerán es la inclusión de la tecla tabulador, gracias a la cual será posible navegar de una forma mucho más rápida por las distintas columnas de nuestras hojas de cálculo. Sin duda, se trata de un proyecto bastante interesante y que podría ser de utilidad para los usuarios habituales de Excel en tablets con Android instalado. A pesar de todo, es importante mencionar que se trata todavía de un proyecto experimental. Además, únicamente es compatible con el teclado en inglés y no cuenta con soporte de características de lo más habituales, como la autocorrección o la escritura mediante gestos.
Keyboard for Excel está disponible de forma gratuita en Google Play.
Aunque con una aplicación de hojas de cálculo como Microsoft Excel, Zoho o Google Drive se pueden hacer mil maravillas, a veces son tan sencillas las cosas que requerimos que no es descabellado pensar en prescindir de su uso, claramente, luego de tener a la mano una herramienta que pueda dar la talla a la hora de suplir la ayuda que las primeras nos brindan al ejecutar las tareas.
Pues bien, para el caso de las gráficas, esas de las que se desean tener en segundos a partir de un conjunto de datos específico pero sin tener que pasar por avanzados menús, depender de software de escritorio o iniciar sesión con una cuenta de Google, Charts Builder es la respuesta, una sencilla herramienta online que sólo hace una cosa, pero la hace bastante bien.
Charts Builder combina opciones de gráficos muy intuitivas con las celdas de las hojas de cálculo (sin funciones de cálculo, solo de edición básica: copiar, borrar una celda, borrar una fila y editar). Basta ingresar los datos manualmente o pegarlos desde otra ubicación para que instantáneamente se genere el gráfico listo para ser descargado con apenas un clic como una imagen PNG, formato perfecto para ser enviado por email, insertado en algún documento o publicado en redes sociales.
Por supuesto, las opciones de gráficos están en un muy cómodo panel en la derecha el cual permitirá elegir rápidamente el tipo de gráfico (líneas, barras o de radar), el fondo, los colores de cada línea y punto señalado, su grosor, la curvatura de las uniones entre puntos, las etiquetas, la tipografía, su tamaño y finalmente las dimensiones en pixeles de la imagen resultante. Por si fuese poco, siempre se dispondrá de la vista previa del gráfico que efectuará los cambios en tiempo real.
En fin, un «miniexcel» listo para quedarse con un espacio en nuestros marcadores. No requiere iniciar sesión, es gratuito y su naturaleza online lo pondrá a nuestras órdenes en cualquier lugar y momento.
La galería de secuencias de comandos de Google Drive ha evolucionado para convertirse en toda una tienda de complementos de fácil uso. Ya hemos revisado algunos de los mejores complementos para los documentos de Google Drive (Google Docs) así que hoy es el turno para las hojas de cálculo (Google Spreadsheets). Siguen reinando las funciones que copian características de Microsoft Excel y logran superarlas, especialmente, por su naturaleza online. Aquí está una excelente docena de ellas:
Es un espacio similar a la sección de estilos de Microsoft Office: una buena cantidad de formatos, colores y estilos de celda predeterminados listos para aplicar en una celda o en un conjunto de ellas con apenas un clic. Incluye un selector de color y diseños de celda en función de sus valores.
Las hojas de cálculo de Google Drive sólo incluyen 6 clásicos tipos de letra (incluyendo Times New Roman, Verdana y Arial). Pues bien, con More Fonts es posible conseguir más de 30 elegantes fuentes adicionales: Arial Black, Impact, Calibri, Brush Script MT (una cursiva estilizada) y muchas más.
Decenas de plantillas profesionales diseñadas por Vertex42.com para usar al instante: calendarios, planeadores, cartas, currículums, facturas, calculadoras financieras, templates para el sector educativo y mucho más. Al seleccionar cualquiera de ellas, se genera una copia en nuestra carpeta de Google Drive.
Remover duplicados es una tarea muy común que se puede suplir con este asistente visual paso a paso que permitirá encontrar valores únicos o repetidos dentro de una hoja o comparando varias de ellas. Merge Values es otro complemento también muy útil por el reemplazar el proceso de formulación con uno de simples clics. Lo que logra este último es unir valores de filas, columnas o un rango específico imprimiendo los resultados de las uniones en un nuevo espacio.
Para recopilar cualquier cantidad de tweets que coincidan con una palabra o frase clave ingresada en su buscador, por ejemplo, un nombre de usuario o un hashtag. Se insertan con un clic aunque por algún motivo no aparecen en la celda seleccionada sino más abajo, eso sí, se muestran organizados.
Un excelente asistente para crear diagramas de Gantt a partir de un listado de tareas seleccionado en la hoja actual o un nuevo proyecto creado mediante una plantilla (opción template sheet). Va de la mano con la extensión Gantter for Google Drive para su visualización y posterior edición.
Un par de herramientas para trabajar directamente con los datos de nuestra cuenta de Google Analytics para crear reportes aún más personalizados e incluso para usar a Google Drive como intermediario, aprovechando sus funciones de compartición, para administrar el acceso a otros usuarios.
Un generador de valores aleatorios para rellenar celdas con números enteros, decimales, valores booleanos (SI/NO), días al azar entre un par de fechas elegidas y diferentes cadenas de caracteres que combinan mayúsculas, minúsculas, números, espacios, símbolos junto a otros detalles configurables.
Un curioso complemento para generar sudokus con cuatro niveles de dificultad y un asistente desactivable que resalta los valores escritos incorrectamente. De hecho, incluye una herramienta para resolver cualquier sudoku ingresado (incluyendos los anteriores) o crearlos desde cero.
Finalmente, una poderosa herramienta de analítica web y de marketing en redes sociales para trabajar directamente con los datos de Google Analytics, Facebook, YouTube, Twitter, AdWords, Bing Ads, Google Webmaster Tools o de una base personal.
¿Tienes otro buen complemento para recomendar? No dudes en dejarlo en los comentarios.
Tableizer es una herramienta online que convierte los datos copiados de una tabla de Excel, Calc, Google Drive o cualquier otra hoja de cálculo, en un simple fragmento de código en HTML con estilos en CSS listo para incrustar en una página web para lograr que se genere una vista decente de la tabla.
Aunque es posible valerse de la incrustación instantánea de servicios como Office Online y Google Drive, no es tan práctico y ligero como lo es el copiar los datos con un Ctrl+C y luego Ctrl+V dentro del editor del CMS (Blogger, WordPress, Joomla!, etc.) o directamente dentro del código del sitio web. Sin embargo, al usar este último método, los resultados no son tan agradables:
Desde alumn-e nos presentan el curso de excel que ofrecen de forma gratuita hasta el próximo día 24 de marzo, disponible en www.alumn-e.com/pages/course/Curso-Excel-Avanzado y distribuido en 25 vídeos que suman 3 horas y 21 minutos clasificadas en ocho bloques temáticos.
El curso habla sobre organización y análisis de datos, trabaja funciones para aprender a conocer pronósticos o funciones básicas anidadas, toca el tema de las macros (programas que podemos hacer para integrarlos en las hojas de cálculo), habla de auditorías y rastreo de comportamientos erróneos y presenta ejemplos y ejercicios completos.
Sobre el certificado del curso nos comentan que están terminando el diseño de los certificados, por lo que seguramente estarán disponibles entre esta semana y la semana que viene (según nos informan desde alumn-e). Ellos guardan el progreso de cada alumno y enviarán el certificado a todos aquéllos que hayan concluido algún curso.
Generalmente ofrecen un curso de forma gratuita durante una semana, por lo que el lunes que viene seguiremos informando sobre cuál de todos será el agraciado con el descuento.
Hace unas semanas Google lanzó la nueva versión de su “excel”, Google Sheets, disponible en Google Drive y activable en g.co/newsheets. Varias fueron las novedades mostradas en su video promocional pero como fueron mostradas a todas velocidad, aprovechamos para explicarlas más despacio, una a una, para conseguir sacarles el mayor provecho. Igualmente, destacamos algunas otras características no mencionadas -unas no son nuevas, al menos para algunos- pero que son de gran utilidad.
1. Vistas de filtros (Filter views)
Ya lo comentó Juan Diego y está explicado en detalle en el foro de Google Drive:
El objetivo de las vistas de filtro es poder crear, nombrar y guardar filtros que podemos utilizar sin cambiar el modo en que otros ven la hoja de cálculo, ayudando así a trabajar de forma independiente viendo lo que más nos interesa, sin afectar al resto de personas que usen la misma hoja.
2. Puedes trabajar sin conexión
Más protección aún con una posible solución al peor problema de trabajar con aplicaciones en la nube: el quedarse varado cuando no hay conexión a Internet. Para que funcione hace falta instalar la webapp de Google Drive para Chrome, ejecutarla y habilitar los documentos sin conexión (en la parte izquierda de Google Drive pulsar en Más >> Sin conexión >> Habilitar el acceso sin conexión).
3. Las fechas se pueden editar con ayuda del calendario
Será suficiente un doble clic sobre una celda que contenga una fecha para que junto a ella se despliegue un calendario miniatura que servirá como asistente en caso de que haga falta editarla.
4. Ingresar funciones ahora es mucho más fácil
Aunque siguen en inglés -un inconveniente para muchos que nos hemos iniciado en el mundo de las hojas de cálculo con las decenas de funciones en español de MS Excel-, ahora es más fácil saber como usar la gran cantidad de funciones de Google Sheets gracias a su sistema de autocompletado que irá sugiriendo funciones relacionadas, explicando para qué funcionan y dando ejemplos de su uso.
Por cierto, se han añadido más de 20 nuevas funciones (entre ellas, averageif, sumifs, countifs, weeknum, isemail, clean, workday.intl y clean) al catálogo completo de funciones.
5. Se pueden incrustar gráficos de entre decenas posibles
El asistente para gráficos de Google Drive es magnífico por lo fácil de usar y porque cuenta con decenas de tipos de gráficos interactivos (para series de tiempo son una maravilla), habilita sólo los disponibles según el conjunto de datos seleccionado, explica detalladamente como usar los demás y da ejemplos de su uso a través de plantillas que se pueden copiar un clic, por ejemplo, esta plantilla con una docena de gráficos de tendencia que incluye los de movimiento y los de mapas.
6. Las hojas son más grandes y veloces
Era incómodo no poder crear tablas con más de un centenar de filas porque por defecto estaban limitadas por la capacidad de Google Drive, de esta manera, hacía falta ir agregando grupos de filas manualmente. Es entendible por la cantidad de recursos que ocupan los millones de usuarios de todo el mundo pero gracias a los más recientes cambios en la plataforma ya no habrá problema: tanto la capacidad como la velocidad de cálculos de Google Drive, han sido mejoradas.
7. El menú contextual de la opción Pegar ha cambiado
Puede ser una trivialidad para muchos ya que podía solucionarse con la función TRANSPOSE, pero desde ahora también es posible, al igual que en MS Excel, contar en el menú de pegado especial con la opción Pegar la transposición y usarle así con un par de clics.
Otro detalle sencillo es que cuando el texto incluido en una celda es de gran longitud, se ampliará su espacio a las celdas del lado derecho sin necesidad de hacer más anchas las columnas y/o filas.
8. Puedes descargar tus creaciones en formato XLSX, PDF, CSV, TXT, HTML y pronto ODS también
Esos son algunos de los formatos de descarga útiles, además de algunos más específicos como el TSV, para exportar el contenido a otros servicios online y Microsoft Excel aplicaciones de escritorio. La novedad es que la compatibilidad sigue siendo mejorada.
9. Cuentas con decenas de atajos de teclado
Esta no es una novedad pero vale resaltarla por su gran utilidad y porque algunos apenas la conocen: las hojas de cálculo de Google Drive cuentan con más de una veintena de atajos de teclado. Para ver la lista completa basta con ir al menú Ayuda >> Accesos directos del teclado.
10. Cuentas con un completo historial de revisiones
No te preocupes por las copias de seguridad, no importará si se ha ido la luz, estás en otro PC o has cometido un significativo error que ni siquiera encuentras pero ha afectado gran parte de la hoja, gracias al historial de revisiones (Archivo >> Ver historial de revisión) puedes disponer de versiones previas de tu archivo, restaurarlas o utilizarlas para visualizar los cambios que has realizado en cada versión.
Extra: La galería de secuencias de comandos ya no aparece
La noticia está destacada en el foro de Google Apps Script junto a otros pequeños problemas presentes en la nueva versión de Google Sheets y que apenas están teniendo solución, así que confiemos en que es algo apenas temporal. Para tenerla de vuelta basta con ir a la versión antigua, pulsar en el menú Herramientas y dar clic en la opción correspondiente.
Para los que no lo saben, la galería de secuencias de comandos es un espacio donde cualquier desarrollador puede compartir sus funciones especializadas (algo así como las Macros en Excel) permitiendo que los demás las usen. Lo interesante es que gracias a JavaScript y la omnipotencia de los servicios de Google, se han lanzado herramientas tan brillantes como Gmail Meter.
En g.co/newsheets tenemos la opción para probar el nuevo Google Sheets, la aplicación de hojas de cálculo que existe dentro de Google Drive y que ofrece una nueva versión que, entre otras cosas, puede usarse sin necesidad de conexión a Internet.
Anunciada en el blog de Google, y presentada en el vídeo superior, es capaz de gestionar hojas de cálculo mayores (algo que pedían muchos usuarios de Microsoft Excel). Puede trabajar con millones de celdas y realiza los cálculos más rápido que con la versión anterior, permitiendo cambiar de una vista a otra de forma sencilla con una nueva opción llamada «Filter Views» (vistas de filtro), explicada en esta página de soporte, en español.
El objetivo de las vistas de filtro es poder crear, nombrar y guardar filtros que podemos utilizar sin cambiar el modo en que otros ven la hoja de cálculo, ayudando así a trabajar de forma independiente viendo lo que más nos interesa, sin afectar al resto de personas que usen la misma hoja.
Han incluido también un sistema que ayuda a crear fórmulas, ideal para los que no las conocen de memoria, y permite que los textos grandes se amplíen a celdas que están la lado, sin tener que mezclarlas manualmente.
Aún con todas estas nuevas funcionalidades, lo que más llamada la atención es la posibilidad de trabajar sin Internet, solo para Chrome, permitiendo que los datos se actualicen con la versión online una vez se detecta una conexión a la web.
Leemos en VB sobre una nueva aplicación de productividad para iPad que nace con el objetivo de darnos la posibilidad de editar y abrir archivos. No es de Microsoft, sino de una pequeña compañía llamado HopTo, y nos permitirá editar y modificar archivos de Microsoft Office como si de una app oficial se tratase.
No sólo estamos hablando de una aplicación de creación y edición de archivos, sino de una herramienta que nos permitirá sincronizar los archivos almacenados en el PC y Dropbox, Box y Google Drive con iPad para poder acceder a ellos desde el dispositivo móvil estén donde estén guardados -una sección llamada My Documents desplegará todos los documentos existentes en dichos servicios sin hacer distinción.
Pese a que la herramienta se centra en la edición de documentos office, la interfaz poco tiene que ver con los clásicos programas de Microsoft. Dentro de la misma aplicación encontraremos el típico menú para avanzar y retroceder por las distintas opciones con un buscador integrado para acceder a los archivos que queramos modificar rápidamente, y una vez editando archivos, podremos realizar cualquier modificación, incluso añadir imágenes de la galería de nuestro dispositivo iOS.
Monica Sanders de Cometdocs, una popular firma dedicada a crear convertidores de documentos y otros archivos online, nos escribe para compartirnos el lanzamiento de su nueva herramienta llamada PDF to Excel la cual permite convertir documentos en PDF en archivos con formato XLS.
¿Cuándo puede ser útil una herramienta así? Un ejemplo claro pueden ser los trabajos de investigación donde hace falta revisar gran cantidad de artículos en PDF con estadísticas y datos numéricos dispuestos en tablas. Es un lío referenciar su contenido copiando y pegando por lo difícil que resulta extraer contenido de documentos PDF, y si es extensa, replicarla fila por fila es algo traumático (además de que un error al pasar los datos puede afectar todo).
Otro uso puede ser en la parte administrativa para verificar con fórmulas propias que los resultados mostrados en los informes del departamento de contabilidad y otras áreas del negocios están hechos correctamente, sin ajustes mágicos ni arreglos forzosos difíciles de detectar al trabajar con PDF.
En fin, sólo hace falta llevar a cabo un par de pasos para ejecutarle: seleccionar y cargar el archivo en PDF a convertir, e ingresar el email donde será enviados los resultados; Restará dar clic sobre el botón Send para que llegue la notificación de que el archivo (de hasta 40 Mb) se ha enviado al servicio para su posterior conversión. La única pega: 30 minutos para recibir el email con el fichero convertido.
Hace poco más de una semana os hablé de Grid y su lanzamiento en iTunes, presentándola como una nueva aplicación que Josh Leong, antiguo diseñador en Microsoft, creó para que pudiese organizarse la información en contenedores en los que pudiésemos insertar todo tipo de contenido, como imágenes, datos o mapas, de manera intuitiva y fácil. Básicamente, en Grid disponemos de distintas «cajas» y compartimentos en los que podemos insertar material y reorganizarlo con un simple drag and drop, además de tener la posibilidad de redimensionar imágenes y texto con un solo toque.
La cosa parece ir bien para Grid, que hace unas horas ha anunciado una nueva ronda de financiación por parte de Phil Libin (Ceo de Evernote), Yuri Milner (fundador de DST Global), Jerry Yang (fundador de Yahoo), Innovation Endeavors y Founders Fund Angel, entre muchos otros. Los detalles de la ronda de financiación no han sido publicados, al menos por el momento.
Según informa TechCrunch, Leong invertirá el dinero en ingenieros ya que el equipo, por ahora, sólo cuenta con el mismo Leong y tres ingenieros más. También informa que pronto los usuarios empezarán a ver monetización en la aplicación, en forma de posible versión Premium a la que suscribirse, que probablemente se implementará a finales de año (recordemos que la descarga es totalmente gratuita).
Recordemos que podéis bajaros Grid de este enlace a iTunes para iPad, iPhone y iPod Touch.
Anunciada 
