Existen muchas opciones que podemos usar para gestionar las tareas del día a día, desde las más sencillas, basadas en listas, hasta las más complejas, capaces de gestionar proyectos complejos y equipos de trabajo.
En la lista de hoy hablaremos de ellas:
1 – trello.com: Con una interfaz intuitiva, basada en paneles de trabajo que recuerdan a los clásicos post-its, Trello sigue manteniéndose como líder en esta categoría, aunque a veces matar mosquitos a martillazos no es una buena idea, por lo que no es recomendable para los que desean algo más sencillo para tener presente lo que tienen que hacer cada día. Trello es usado por empresas de todo el mundo para la gestión interna de proyectos. Continúa leyendo «Los 5 mejores sistemas de gestión de tareas»
No son pocos los cargos laborales que requieren el registrar tiempos discriminados por el tipo de tareas, un sencillo pero tedioso trabajo más que necesario hasta para una correcta facturación y ejecución productiva. Claro, hay diversas herramientas para facilitar aún más las cosas y no dejar pasar sin registrar detalle alguno, pero eso no minimiza lo aburrido de ingresar tiempos.
En eso ha pensado la gente de la startup Timeular desarrollando una práctica solución la cual desde el 20 de septiembre empezará a buscar financiación en Kickstarter para impulsar su fabricación y venta en masa. Se trata de un pequeño poliedro de 8 lados (octaedro) que a modo de cronómetro y con aspecto de adorno de escritorio, posibilitará el registro de tiempos de tareas diferentes, de forma instantánea, solo con girarlo y ponerlo sobre una cara distinta siendo estas últimas personalizables. Continúa leyendo «Timeular ZEIº, dispositivo de seguimiento del tiempo que se activa con solo darle vuelta»
Wunderlist, una popular herramienta multiplataforma para la gestión de tareas y otros listados personales, ha recibido en sus diversas apps (iPhone, iPad, Mac, Android, Windows, Chrome y web) una actualización que le dará aún más personalidad a lo creado dentro del servicio.
La novedad tiene que ver con la posibilidad de acompañar los títulos de las listas con cualquier emoji soportado por el dispositivo, app y/o navegador:
Para ello, al querer crear una lista dentro de Wunderlist, deberás indicar el emoji dentro del campo de edición de título, dejar un espacio y escribir la cadena de texto usual que le acompañará. También funciona con listas ya creadas por lo que, al querer cambiar sus títulos, valdrá tener en cuenta que la simple elección de un emoji caracterizará la lista gráficamente en los diferentes dispositivos.
Queda faltando el recurso para disponer de un amplio listado de emojis, lo que se puede conseguir por múltiples caminos: Usando el teclado en pantalla de algunas versiones de Windows/Mac que incluyen un botón para desplegar tal lista, visitar la Emojipedia para conocer a fondo los emojis soportados y tener a un «copiar y pegar» cualquiera de ellos, o si se está en móviles, simplemente desplegar el teclado y oprimir sobre la cara feliz que lleva a la respectiva sección de emojis.
Un dato extra: Los emojis se pueden usar dentro de los comentarios al trabajar con listas de tareas compartidas dentro de Wunderlist.
Super Simple Tasks es una extensión para Google Chrome que permite gestionar cosas por hacer en forma de listas de tareas cuya marcación con cuadros de verificación registra su completación. Sin embargo, a diferencia de muchas populares aplicaciones de GTD (Evernote, Wunderlist, Keep, etc.), cuenta con la particularidad de que no requiere registros o una compleja interfaz para funcionar a la perfección desde un primer uso, mejor aún, ni siquiera le hace falta contar con una conexión a Internet para trabajar, gran limitación característica de las primeras opciones.
Es en OMGChrome donde recomiendan esta utilísima herramienta que muestra toda su utilidad a la hora de necesitar enlistar rápidamente tareas por hacer en las próximas horas. Respecto a su funcionamiento, al ser una simple extensión, se ubicará en la barra correspondiente en la parte superior derecha de Chrome permitiendo de ese modo su invocación sin importar la página en actual navegación.
Y lo demás es trivial: Un cajón de texto gigante donde se escribirá el texto de una nueva nota, un botón de «Add Task» para añadirla rápidamente a la lista de pendientes, y finalmente algunas opciones para definir su prioridad cuya intensidad de color dependerá de su urgencia: None, Blocker, Minor y Major.
Le complementan su función de arrastrar y soltar para reordenar la lista de tareas, los clásicos cuadros de verificación previamente mencionados, una interfaz adaptable a cualquier pantalla y por último la sincronización inmediata que permite contar con la lista de pendientes, en particular, las nuevas tareas añadidas, en cualquier otro dispositivo con Chrome. En fin, otra herramienta para gestionar las cosas por hacer pero sin recurrir a las muy útiles pero poco sencillas apps convencionales. Por si fuera poco, es open source.
Cuando varias personas trabajan en un mismo proyecto tenemos que considerar una serie de variables adicionales para aumentar la productividad y evitar los errores de comunicación y las tareas duplicadas. Hay aplicaciones que ayudan a tener bajo control los trabajos en los que cada uno está concentrado, pero pocas usan el correo electrónico como protagonista para ese tipo de control.
Es ahí cuando entra Dutyful (dutyful.com), una herramienta que nos presentan hoy con un funcionamiento bastante original en el mundo de los sistemas de gestión de tareas:
Una vez das de alta a tu equipo, Dutyful manda un correo cada día al terminar la jornada laboral, preguntando «¿Qué has hecho hoy?». Sólo tienes que responder al correo en unas pocas líneas y al día siguiente, antes de que el equipo empiece a trabajar, Dutyful manda un correo a todos los miembros con un resumen de lo que se hizo el día anterior.
La idea, como veis, es que todo el mundo pueda empezar a trabajar siendo consciente de en qué estado está el proyecto, evitar trabajo duplicado, echar una mano si algún compañero está atascado con algo, etc.
El concepto se basa en el «stand-up meeting», una reunión de equipo que se realiza cada día antes de empezar a trabajar. Este tipo de reuniones forman parte de metodologías ágiles como Scrum, por lo que Dutyful va como anillo al dedo para equipos que utilizan esta clase de metodologías en sus proyectos.
Los emails que se envían generan un historial que mostrará el avance del equipo, con reportes y gráficas que ayudan a entender el desarrollo del proyecto. Cualquier usuario puede consultar esa información, aunque puede configurarse para que solo los administradores puedan leer las respuestas.
La herramienta no es gratuita, pero están ofreciendo un mes gratis a los usuarios con el código de promoción AWESOME_TRIAL.
Si trabajáis más tiempo dentro de la web que fuera de ella seguramente tenéis una media de 12 pestañas abiertas al mismo tiempo en vuestro navegador.
La mayoría de las veces que eso ocurre es porque se confunde «tarea» con «pestaña». Dejamos abiertas las páginas para recordar que tenemos algo que hacer relacionado con ese sitio web, y es bastante sencillo echar un vistazo en la parte superior del navegador para recordar lo que nos falta por hacer.
El problema es que tener muchas pestañas abiertas consume recursos del ordenador, cuando la mayoría de las veces no es necesario. Para eso aparecen opciones como OverTask, una extensión para Chrome que permite sustituir la página de «Nueva pestaña» por un sistema de creación de tareas bastante práctico y efectivo.
Al abrirlo vemos un panel semejante al mostrado en la captura, donde podemos crear tareas, establecer prioridades, definir fechas y, lo mejor de todo, vincular cada tarea a una serie de pestañas. De esta forma, cuando pulsemos en cada tarea, abrirá las urls correspondientes, en el momento en el que sea realmente necesario, ni antes ni después.
Como veis, solo tenemos que pulsar en el botón «Click here to add current tabs to task» para que cada tarea tenga asociadas varias pestañas. Cuando abramos de nuevo el sistema de gestión de tareas de OverTask podremos acceder rápidamente a la sesión de navegación que estaba definida durante la creación de la misma.
Es posible incluir las webs necesarias para realizar cada tarea, los sitios donde buscar información, las herramientas para trabajar en equipo y, tal y como comentan en su página de presentación, será posible incluso compartir las tareas creadas con otras personas.
Una interesante idea, aunque requiere cambiar bastante la forma que tenemos de trabajar en nuestro día a día, y los cambios siempre son difíciles de aceptar al principio.
Hace ya más de un año que mencionamos a Do it (Tomorrow) como una aplicación online terriblemente sencilla para anotar las tareas pendientes del presente día y las del siguiente. Lo llamativo es que su interfaz en HTML5 emula la apariencia de la típica agenda física con cubierta de cuero haciendo aún más intuitivo el manejo que apenas se resume en anotar y tachar tareas.
Pues bien, el turno hoy es para sus aplicaciones móviles para iOS y Android que responden con la misma facilidad, se sincronizan al instante con la aplicación online (disponible en Tomorrow.do), permiten cambiar el orden de las tareas, pasarlas de un día a otro con apenas un clic o de forma automática si es que no se logran realizar el día debido, tacharlas con una pulsación y para todas las acciones, escuchar unos agradables efectos de sonido.
Es posible sincronizar la aplicación con las tareas que se agregan en los servicios de Google (Google Tasks), lo que tiene un valor de US$1.99. En Android se ofrecen también tres widgets de diferentes tamaños cuyo costo es un dólar por cada uno o bien 2.25 dólares por los tres.
Finalmente, aunque su sencillez es la clave de su utilidad, para quienes quieren algo más avanzado también se ofrece un portafolio de apps de pago llamado Everyday Notes (gratis sólo para Android) que ofrece sincronización con tareas y eventos de Google Calendar de cualquier día, no sólo hoy y mañana.
Acaban las vacaciones y llega el momento de afilar los lápices para volver a clase. Ha sido un verano movidito en el mundo Android y iOS, y queremos aquí recordar algunas aplicaciones que pueden ayudar a aquéllos que usan los móviles para aumentar su productividad dentro y fuera de las escuelas. También le quitamos el polvo a algunas recomendaciones generales para profesores y alumnos.
– Gestión de tareas para estudiantes: una recopilacion que hicimos hace unos meses con 6 herramientas que pueden ayudar a gestionar las tareas y los apuntes de cada materia. Incluye, por supuesto, a Evernote y a Inclass.
– Aplicaciones móviles de uso general: Para consultar noticias, guardar archivos o gestionar contenido. En esta recopilación os comentamos 10 aplicaciones que peuden ser de mucha utilidad.
– Para usuarios de Chrome: Una lista de plugins para Chrome que incluye desde diccionarios y traductores hasta utilidades para facilitar el almacenamiento de archivos en la nube.
– Herramientas de Colaboración: Y ahora la lista que hicimos en 2010 con 50 herramientas creadas para trabajar en grupo, incluyendo extensiones y aplicaciones de todo tipo.
Teamly se fundó en 2010 presentándose como un producto orientado a mejorar la productividad en equipo, centrado en completar listas de tareas y permitiéndonos introducir 5 tareas prioritarias con la posibilidad de comentarlas y el objetivo de realizarlas de una forma eficiente.
A día de hoy el producto ha atraído el apoyo de algunos fundadores y por ello se anuncia que un miembro del equipo fundador de la red social para empresas Yammer, Elliot Loh, ha decidido invertir en el producto (cosa no muy sorprendente, pues Teamly ya estaba trabajando en integrarse con dicha red). El resultado: Teamly ahora mismo dispone de unos 500.000 dólares para sacar adelante su proyecto y mejorar sus servicios, siendo el objetivo de éste ser una herramienta para empleados y managers orientada totalmente a mejorar la productividad en la empresa a través del cumplimiento directo de objetivos y ahorrando tiempo en e-mails, meetings e informes.
En conclusión, el nuevo Teamly añadirá nueva interfaz, integración con e-mail, acceso vía móvil y publicación de los objetivos cumplidos directamente a Yammer.
