Tanto para el trabajo a distancia, como para coordinar ciertas actividades en equipos que se apegan a un modelo más tradicional, contar con algún sistema de comunicación interna puede ser un factor influyente en el nivel de productividad de un equipo.
Para trabajar colectivamente, a distancia y en tiempo real, la web nos ofrece muchas soluciones que se ajustan a distintos tipos de equipos de trabajo y sus respectivas actividades.
Trello es un software que surgió en el 2010 como un proyecto que, posteriormente, en el 2011, lanzó su primera aplicación para iPhone, con versión android en 2012. El objetivo de Trello es administrar proyectos, ya sean personales o profesionales, usando una interfaz web, para mejorar las rutinas diarias. Actualmente es muy popular dentro del campo de gestión de proyectos.
Esta excelente herramienta de gestión está basada en el método Kanban y se encargará de organizar tus planes. La aplicación a simple vista parece algo común y sencilla, pero lo cierto es que es dinámica y tiene mucho para ofrecerte. Trello puede sincronizarse con todos tus dispositivos, por lo que los datos de móviles y web siempre serán los mismos. Continúa leyendo «Trello, un paso a paso para conocer la plataforma»
Más opciones añadimos a nuestra categoría de gestión de proyectos, esta vez, un listado de plugins gratuitos recomendados por los especialistas de Elegant Themes quienes destacan los beneficios de un control centralizado y bajo revisión continua de todas las tareas organizacionales cuya administración se facilita con las extendidas y personalizables funcionalidades de WordPress. Aquí le echamos un vistazo a esta media docena de brillantes opciones:
Una herramienta de gestion de proyectos, CRM y al mismo tiempo una eficiente intranet para empresas. Le caracteriza una interfaz especializada que resultará tras la conversión que llevará a cabo de WordPress, conversión que habilitará de inmediato múltiples themes, gestión de clientes, proyectos y compañías, adición de páginas y posts para las comunicaciones internas, un espacio para el feedback, extensión de funcionalidades con ayuda de sus plugins y mucho más.
El centro de esta herramienta son las tareas y las subtareas ya que se pueden crear en un instante, relacionar con diferentes proyectos, posts, categorías y etiquetas, asignar a diferentes usuarios y marcarlas como completadas o pendientes según corresponda. Su nombre hace referencia a BuddyPress Group Tasks Management (BP GTM) así que ya se imaginará la compatibilidad con BuddyPress.
Lo que ofrece: Creación de proyectos y edición de sus detalles empezando por la asignación a usuarios, opciones de discusión y mensajes -incluso con archivos adjuntos- entre el equipo tras el proyecto, enriquecidas listas de cosas por hacer (tareas, asignaciones, marcación y tiempos estimados de completación, barra de progreso y comentarios) y, entre otras cosas, gestión por medio de hitos/milestones.
Compatibilidad con grupos de BuddyPress, carga de documentos en comentarios, proyectos, tareas y listas de ellas, notificaciones vía email tanto para recibir actualizaciones básicas como avisos de fechas límite prontas a cumplirse, un calendario para una mejor visualización de lo que hay por hacer y hasta cuándo, revisiones avanzadas, control de usuarios y soporte simultáneo para múltiples sitios (WP Multisite) se cuentan entre sus características.
Como su título lo indica, pretende ofrecer herramientas para la gestión de proyectos pero de la mano de la gestión documental, esto es, el manejo avanzado, compartido y organizado de archivos empresariales o estudiantiles, de hecho, no se limita a los documentos ofimáticos sino que trabaja también con otros ficheros multimedia. Entre sus particularidades está la compresion de ficheros, control de permisos de usuarios, creación de proyectos por parte de clientes, notificaciones por email, historiales y registros detallados, y por si fuera poco, compatibilidad Multisite.
Finalmente una sencilla pero elegante y hasta responsive opción para crear tareas y proyectos, tanto públicos como privados. Control de niveles de usuarios con acceso a cada proyecto, estadísticas rápidas, discusiones y comentarios hasta con ficheros adjuntos, control visual de prioridades y fechas de completación, status de proyectos, historiales y presentación de avatars hacen parte de sus posibilidades.
Esas son algunas de las opciones presentadas, ¿te vales de alguna herramienta similar y te gustaría recomendarla? No dudes en dejarle en los comentarios.[Imagen inicial: Plugin Orbis]
Hay miles de aplicaciones de gestión de tareas, llenas de color y con montones de funcionalidades tan útiles como innovadoras. Sin embargo, así como son poderosas, no sorprende que su grado de complejidad obligue a dedicar bastante tiempo de aprendizaje y documentación para sacarle provecho, mejor dicho, aprender a manejar la herramienta de gestión de tareas se convierte en una tarea.
Para quienes no tienen tiempo ni disposición para acceder a ese trato pues apenas requieren algo sencillo, intuitivo, minimalista y que permita organizar las tareas propias e incluso las de un grupo de trabajo completo, el cofundador de WikiJob.co.uk ha desarrollado Mission Control HQ, una útil aplicación online con la que múltiples usarios podrán disponer de un sencillo panel de trabajo tipo GTD.
Al registrarse se creará un panel que generará una URL para facilitar su acceso (con el nombre de usuario y terminada en .missioncontrolhq.com). Lo siguiente será invitar usuarios, el resto del equipo de trabajo, e ir delegando tareas con notificaciones a través del email. Todos los usuarios tienen la posibilidad de reorganizar y asignar a otros usuarios, así como marcarlas como completadas con el cuadro de verificación correspondiente.
Por si fuera poco, cada tarea se puede detallar a través de un espacio de comentarios a modo de anotaciones (con la función de enviar adjuntos) las cuales van apareciendo en una timeline en la parte inferior. Finalmente, gracias a su integración con el correo electrónico, se pueden agregar comentarios desde la bandeja de entrada tan sólo respondiendo el respectivo mensaje de notificación.
Entre todas las herramientas de negocios online una de la mayor y más estable demanda es CRM, sistemas para administrar las relaciones con los clientes. La base de contactos y todo lo necesario para el manejo de ventas en el mismo espacio ahorran no solo tiempo, sino los recursos materiales también. El problema de escoger el software CRM en la nube no es tan fácil como podría parecer: en el mercado de hoy todavía predominan los programas de escritorio principalmente por las razones de seguridad. Al mismo tiempo tales beneficios de los servicios online como el acceso fácil de cualquier lugar o dispositivo móvil y los costos de mantenimiento mínimos son más importantes para una considerable gama de las PYMES.
En nuestra reseña echaremos un vistazo al software CRM disponible en español, tomando en cuenta si la aplicación tiene todas las funciones requeridas para el manejo de clientes, que ventajas respecto a otros programas hay y que beneficios del trabajo distante tiene.
De un vistazo: la selección flexible de los planes, incluyendo una opción gratis para equipos hasta 3 personas y las ofertas para empresas grandes con las funciones avanzadas como el pronóstico de venta
Funcionalidad principal: base de clientes, cuentas, oportunidades de ventas, informes, actividades de marketing
Ventajas: edición móvil, integración con Google Apps
De un vistazo: interfaz bastante intuitiva, orientada en la rápida creación de los elementos principales y la personalización a las necesidades específicas
Funcionalidad principal: base de contactos, tareas, oportunidades de ventas, historial, casos, correo masivo, forma web-to-lead
Hashdoc es una nueva opción que se une a los servicios web que nos permite descubrir y compartir documentos de manera gratuita.
Hashdoc especialmente centra su atención a los documentos relacionados con temáticas profesionales, como por ejemplo material orientado a emprendimientos, liderazgo, gestión de proyectos, HR, CV, entre otros. La dinámica de Hashdoc es similar a las plataformas populares que ofrecen este mismo servicio: contaremos con un buscador, un visor de documentos y la opción de descargarlo de manera gratuita.
Pero tiene muchas características que sobresalen, como el algoritmo que utiliza en las búsquedas, que a través de diferentes filtros nos permite encontrar todos los documentos que hay en la plataforma relacionadas a un proyecto en particular, sin necesidad de buscar cada tema de manera individual.
Podemos crearnos una cuenta para disfrutar de más opciones, como por ejemplo, tener marcadores, señalar los que nos gustan o no, entre otras funciones. Por el momento solo puede accederse por invitación, pero promete ser una plataforma interesante a tener en cuenta al momento de emprender un proyecto.
Cuando pensamos en redes sociales para profesionales gereralmente viene a nuestra memoria Linkedin o Xing, plataformas para hacer contactos, no para trabajar en equipo.
Eso es lo que quiere cambiar moovia.com, proyecto que nace en Brasil permitiendo que los usuarios muestren sus habilidades y talentos y hagan una red de contactos, construyendo su reputación profesional a partir del feedback de otros usuarios, conociendo gente con talento para formar equipos, participando de proyectos y ejecutando el trabajo deseado.
Uno de los fundadores, Rodrigo Griesi, define el proyecto como una red social enfocada en hacer que las cosas ocurran.
En todos los proyectos ejecutados en Moovia, las personas entregan tareas, construyen valor a través de su trabajo, planean juntas, comentan ideas y aplauden las realizaciones de otros miembros del equipo. Como rsultado, se da feedback constante sobre el trabajo de las personas a nuestro alrededor. Así, reciben valor las personas que realmente entregan y producen, aquéllas que hacen que las cosas ocurran.
Tenemos así una herramienta que puede entrar en la categoría de gestión de proyectos, portales de empleo y redes sociales corporativas, teniendo ya más de 6000 ideas y 4000 workspaces hospedados en la plataforma, 7000 miembros, más de 30.000 tareas ejecutadas y usuarios de varios países del mundo.
En sharingboard.com tenemos disponible una nueva plataforma pensada para facilitar y agilizar el trabajo realizado por equipos de profesionales.
Podemos gestionar proyectos y tareas comunes al mismo tiempo que almacenamos y sincronizamos los archivos necesarios para el trabajo (documentación, informes, versiones, etc). La mayoría de las funciones cuenta con alguna opción gratuita, estando disponible en nuestro idioma.
Tanto la sección de informes como el panel de trabajo dispone de versiones para dispositivos móviles, siendo posible asignar tareas desde el mail, a varias personas al mismo tiempo, con frecuencia diaria, semanal o mensual… varios recursos para personalizar al máximo nuestro flujo de actividades en los proyectos del día a día.
xPlan es una aplicación para iPad que contiene todo lo necesario para ayudarte a controlar la gestión de tus proyectos de una manera eficiente.
La aplicación lleva integrado un proyecto de ejemplo para que puedas visualizar lo que puede hacer: en él podrás ver que con xPlan podrás gestionar tareas que incluyan costes, notas y horarios, milestones con fechas de entrega, procesos en curso, listas de to-do con recordatorios para tu proyecto, listas de recursos humanos y materiales con soporte para imágenes, eventos donde se puede añadir la duración de éstos… todo ordenado por orden cronológico. En el menú de configuración también podremos incluir datos como días de trabajo, presupuesto y detalles varios.
La herramienta también ofrece la posibilidad de añadir documentos y datos a los proyectos, y se pueden importar vía iCloud o Dropbox. Por ahora la aplicación es gratis durante tiempo limitado, así que si queréis probarla, ahora es el momento.
Acunote es un sencillo gestor de tareas colaborativo que hace posible que los implicados en un proyecto en común puedan visualizar rápidamente las novedades, actualizaciones y avances de todo lo que se cuece en relación al proyecto en cuestión.
La interfaz de usuario es muy similar a Gmail de forma que el usuario ya está familiarizado con la estética del servicio y rápidamente puede ponerse a trabajar con ello. Otra de las ventajas de la herramienta es que aunque su uso principal está orientado a la colaboración en proyectos de software y IT, no sólo puede utilizarse exclusivamente en éstas áreas, ya que se ha demostrado que puede ser útil controlando el avance de proyectos como la reforma de un hogar en la que se quiera tener todos los aspectos del proyecto avanzando de forma segura y controlada.
Puedes contratar Acunote según el tamaño de tu empresa o departamento por 10, 20 o 30$ al mes, y en todos los casos el pack incluye 30 días de prueba gratis a los que puedes acceder desde aquí.
Más opciones añadimos a nuestra categoría de 
