gliffy – Crea diagramas de flujo en la web

gliffy

Hace varios meses os mostramos varias alternativas a Microsoft Visio, alguna de ellas gratuitas y online (como draw.io), ideales para construir diagramas de flujo de los más diversos tipos.

Ahora os voy a comentar una opción que apareció por última vez en WWWhatsnew hace 7 años: gliffy.com, con extensión para navegadores web, aplicación para Google Chrome y plugin para que pueda usarse en otras plataformas, como Microsoft Office.

El editor de diagramas de Gliffy es bastante intuitivo, con decenas de formas que pueden arrastrarse para crear el diagrama deseado (podemos probarlo sin necesidad de registro). El resultado puede sincronizarse en nuestra cuenta de Google Drive cuando usamos la app de Chrome, permitiendo tener así­ el trabajo desde cualquier dispositivo que deseemos.

La versión gratuita solo permite crear 5 diagramas, con un espacio de almacenamiento de 2 megas (bastante si tenemos en cuenta que la mayorí­a de los diagramas solo contienen bloques sencillos con texto, sin imágenes o ví­deos pesados).

Podéis probarlo directamente desde su página principal, donde también hay disponibles varios ejemplos creados con dicha herramienta, ideal para poder verificar las posibilidades que tiene el sistema y comprobar si es la herramienta que estamos buscando a la hora de definir el diagrama de flujo de nuestras actividades personales y profesionales.

Microsoft está preparando nuevas aplicaciones para su Microsoft Office

officeDesde hace mucho tiempo Microsoft Office se ha basado en las mismas aplicaciones. Su editor de textos, programa de presentaciones y hoja de cálculo han sido las principales, las más utilizadas, y ahora parece que la familia va a aumentar con nuevos hermanitos.

Comentan en The Verge que se trata de un lector de contenido llamado Office Reader , con formato Windows 8 y capaz de leer páginas web, documentos de Office, archivos PDF, libros electrónicos y libros de texto. En una demostración realizada de forma privada se mostró como podí­a navegar fácilmente entre documentos y páginas usando los movimientos de los dedos y un stylus que, como si fuera un bolí­grafo sobre un papel, realizaba notas y dibujaba sobre la pantalla de una tableta Surface.

Tiene mucho sentido algo así­ para el mundo académico, donde los alumnos podrí­an marcar de forma digital sobre libros de texto dentro de las tabletas, tal y como deberí­a ser desde hace mucho tiempo.

Otra de las aplicaciones en las que están trabajando está concentrada en permitir guardar información para su lectura posterior en la nube, un servicio que funcionarí­a tanto desde PC como desde móvil o tableta.

Por último hablan de Office Lens, una aplicación que podrí­amos usar para escanear documentos e identificar su contenido transformándolo en formato digital, algo semejante a lo que hace Google Drive cuando subimos un PDF, aunque más enfocado al mundo móvil.

PDFtoExcel.org, para pasar archivos PDF a Excel de forma online

pdftoexcel

Monica Sanders de Cometdocs, una popular firma dedicada a crear convertidores de documentos y otros archivos online, nos escribe para compartirnos el lanzamiento de su nueva herramienta llamada PDF to Excel la cual permite convertir documentos en PDF en archivos con formato XLS.

¿Cuándo puede ser útil una herramienta así­? Un ejemplo claro pueden ser los trabajos de investigación donde hace falta revisar gran cantidad de artí­culos en PDF con estadí­sticas y datos numéricos dispuestos en tablas. Es un lí­o referenciar su contenido copiando y pegando por lo difí­cil que resulta extraer contenido de documentos PDF, y si es extensa, replicarla fila por fila es algo traumático (además de que un error al pasar los datos puede afectar todo).

Otro uso puede ser en la parte administrativa para verificar con fórmulas propias que los resultados mostrados en los informes del departamento de contabilidad y otras áreas del negocios están hechos correctamente, sin ajustes mágicos ni arreglos forzosos difí­ciles de detectar al trabajar con PDF.

En fin, sólo hace falta llevar a cabo un par de pasos para ejecutarle: seleccionar y cargar el archivo en PDF a convertir, e ingresar el email donde será enviados los resultados; Restará dar clic sobre el botón Send para que llegue la notificación de que el archivo (de hasta 40 Mb) se ha enviado al servicio para su posterior conversión. La única pega: 30 minutos para recibir el email con el fichero convertido.

Enlace: PDFtoExcel.org

PandaDoc, nueva solución para firmar documentos de forma digital

pandadoc

Muchos de los que acostumbramos a firmar documentos con cierta frecuencia solemos usar SignNow para hacerlo desde dispositivos móviles, aunque no es la única forma que tenemos para este tipo de tarea.

PandaDoc (pandadoc.com) es una excelente solución web que permite, como podéis ver en el ví­deo inferior, enviar documentos y solicitar su firma a cualquier persona. Solo tenemos que subir el archivo y especificar el lugar donde debe firmarse, el destinatario recibirá la solicitación y será enviado a la aplicación, que permitirá incluir la versión digital de nuestra firma (previamente subida) en el lugar deseado.

Es posible colaborar en el documento comentando las partes que consideremos necesaria (eso no lo hace Signow), lo que transforma PandaDoc en una excelente solución para discutir contratos antes de firmarlos, por ejemplo.

PandaDocs dispone también de un módulo de estadí­sticas que nos permite saber quién y cuando ha abierto el documento, así­ como crear documentos directamente desde Internet o importarlos desde Google Drive o Dropbox, sin necesidad de subir ningún archivo previamente creado.

Aún están en una versión muy inicial del proyecto, por lo que de momento todas sus funcionalidades son gratuitas en esta fase beta, sin modelo de negocio aún definido.

Por cierto, el nombre de Panda viene de la preocupación por cuidar dicha especia: firmando más documentos digitalmente se gastará menos papel, por lo que habrá maÅ› árboles para que especies como el Panda puedan sobrevivir. Y parte de las ganancias se invertirán en cuidar a dichos ositos.

Os dejamos con el ví­deo de presentación:

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Google ofrece QuickOffice gratis, para editar documentos de Office desde móviles

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Grandes noticias para los usuarios de Microsoft Office. La herramienta de edición de documentos Quickoffice, que compró Google en 2012 y que incluye versiones para iPhone y Android, está ahora disponible de forma gratuita para todos.

Se integra, como no podí­a ser de otra forma, con Google Drive, permitiendo que podamos acceder a los documentos desde cualquier lugar, siempre manteniendo una forma sencilla de edición de documentos y transformación de archivos Word, Excel y PowerPoint.

Al mismo tiempo han actualizado la plataforma con un nuevo icono y posibilidad de ver gráficos en Excel y PowerPoint, tanto desde móviles como desde tabletas.

Y si creamos una cuenta de Google desde el nuevo Quickoffice para Android o iOS hasta el 26 de septiembre de 2013 se añadirá un extra de 10 GB de almacenamiento de Google Drive a nuestra cuenta durante dos años.

Las versiones anteriores de QuickOffice se han eliminado de las tiendas correspondientes, por lo que es necesario acceder de nuevo a los enlaces en Google Play y en la App Store.

Cuando en junio de 2012 se anunció la compra de Quickoffice, se informó que el equipo se integrarí­a con el de Google Apps, aunque parece que han dado prioridad a ampliar la presencia de Google Drive en móviles y tabletas. Parece que el camino es obvio: captar la atención de los usuarios de Microsoft Office y demostrar que la mayorí­a de las veces es posible realizar el trabajo sin gastar tanto dinero en la licencia de la conocida plataforma office de Microsoft.

Box lanza Notes, para trabajar con documentos en grupo

Hasta ahora Box se ha limitado a ofrecer un servicio de almacenamiento de archivos similar al de Dropbox, sin querer competir con Google Docs. Y digo hasta ahora porque hace unos minutos que han anunciado Box Notes, una nueva forma de trabajar en grupo en un mismo documento guardado en su nube, una serie de funciones que permiten comentar secciones especí­ficas de archivos para permitir aumentar la productividad y garantizar que no hay «espacios ciegos» en nuestro trabajo.

box notes

Comentan en su blog la importancia de tener las miniaturas de los colaboradores presentes en el menú del documento, indicando en todo momento quién está comentando y qué parte está siendo consultada, dejando un registro de todo el historial, gestionando las versiones de los cambios realizados.

La barra de herramientas que aparece en los documentos es mostrada únicamente cuando se detecta una acción enfocada a la colaboración. Al seleccionar un párrafo, por ejemplo, vemos las nuevas opciones para compartir o comentar el texto, no antes, de modo que siempre se mantiene un entorno limpio, sin más opciones visibles de las estrictamente necesarias.

Están trabajando también en facilitar la posibilidad de compartir las notas, o mantenerlas privadas, en función de los colaboradores que tengan acceso al mismo documento.

Box Notes se encuentra de momento en modo beta, aún están desarrollando versiones móviles y compatibilidad con más tipos de documentos, pero ya podemos incluir nuestro email para participar de las pruebas en box.com.

En este ví­deo podéis ver un resumen de todo lo que ofrece:
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DeskConnect, para compartir enlaces, fotos y documentos entre iPhone y Mac

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Aunque para cambiar documentos entre móviles y ordenadores personales hay decenas de opciones (desde las clásicas, como Dropbox, a las nuevas alternativas, como Sync de Bittorrent), y para enviar enlaces desde iPhone a Mac tenemos algunas extensiones en diferentes navegadores web (también tenemos evernote, claro), siempre viene bien conocer aplicaciones especializadas que pueden hacer todo eso desde una sola plataforma.

Es el caso de DeskConnect, para intercambiar información entre Mac y iPhone, que permite mostrar todos los dispositivos conectados al ordenador con un solo click, que comparte urls rápidamente entre el ordenador y el móvil, que permite abrir mapas, que enví­a teléfonos y hace llamadas gestionando la información desde el Mac, que enví­a archivos al móvil arrastrándolos, independientemente del formato que tengan, en la barra de DeskConnect, que gestiona la información que vamos a consultar posteriormente… una aplicación gratuita y bastante práctica para los usuarios de estos sistemas operativos.

También es posible realizar el proceso inverso, enviando contenido del móvil al Mac, aunque para ello hay que realizar más tareas que la de «arrastrar directamente a la barra de tareas»

Aunque realizar este tipo de funcionalidades en sistemas operativos del mismo fabricante es algo arriesgado (cuando Apple decida realizar estas integraciones de forma más natural en sus sistemas operativos, nadie usará DeskConnect), será interesante ver la evolución de la herramienta para versi deciden comenzar a integrar otras plataformas.

Link: deskconnect.com | Ví­a TNW

Nueva versión de Doo, para gestionar documentos locales y en la nube desde el mismo lugar

doo

Desde doo (doo.net), asistente personal que nos permite gestionar documentos guardados tanto en Internet como en local, nos anuncian su nueva versión.

Esta herramienta conecta nuestros documentos de carpetas locales y servicios como Dropbox, Google Drive o SkyDrive, así­ como emails y cuentas en Evernote, para poder acceder a todos ellos desde un único panel.

Podemos encontrar información (documentos) de forma sencilla con la ventaja que tiene la clasificación automática de la información, algo que consiguen gracias al reconocimiento de caracteres.

[…] etiquetas inteligentes generadas automáticamente, como empresas, tipos de documento, formatos de archivo, personas, lugares o etiquetas individuales. Escanéalos con OCR y autoetiquetado como archivos PDF en los que se pueden realizar búsquedas de texto, y guárdalos directamente en la ubicación de almacenamiento que prefieras.

En doo 2.0 renuevan sus aplicaciones móviles, lanzan su versión para Windows 8, renuevan su aplicación de Mac y anuncian versiones para otras versiones de Windows 9nada de linux, de momento).

En su blog destacan la nueva aplicación para iPhone y su caracterí­stica de reconocimiento de caracteres:

Sólo tiene que mantener el iPhone sobre cualquier documento, recibo, tarjeta de visita, etc, y el asistente de escaneo avanzado captura automáticamente la mejor imagen posible. La imagen se guarda como PDF (realiza automáticamente OCR y etiquetado automático) en Dropbox, Google Drive o cualquiera de los servicios de almacenamiento disponible, así­ como en la biblioteca doo.

Os dejamos con los enlaces:

– doo para Android en la Tienda de Google Play: https://goo.gl/GOSwcp
– doo para iPhone en la App Store de iOS: https://goo.gl/Nep9A7
– doo para OS X en la App Store de Mac: https://goo.gl/2N8HNo
– doo para Windows 8: https://goo.gl/MCyDTY

Fileee, para escanear documentos desde el móvil, ya llegó a Android

fileee (fileee.com) se presenta como un asistente personal enfocado en la organización de documentos, permitiendo crear versiones digitales de todos los papeles que nos rodean constantemente. La aplicación reconoce los caracteres que escaneamos, usando su propio OCR, por lo que puede ser una buena alternativa a camscanner.net, uno de los lí­deres en esta categorí­a.

La idea es que al escanear una factura, por ejemplo, Fileee detecte la empresa, la dirección, la fecha y demás datos que servirán para clasificar automáticamente el documento, aunque siempre es posible especificar los detalles manualmente.

La aplicación puede usarse desde la web y desde móviles. En los dos casos (ya sea mediante upload o mediante fotografí­a del papel) se reconocerá el contenido. Aunque de momento solo esté disponible en inglés y alemán, hay textos sencillos de reconocer en cualquier idioma, por lo que no deberí­a ser un problema utilizarlo en nuestro idioma.

Todos los documentos disponibles en nuestra cuenta web pueden ser compartidos fácilmente, así­ como reorganizados y eliminados, en caso de que así­ lo deseemos. Podemos incluso enviarlos directamente por email o guardarlos en nuestra cuenta de Dropbox de forma automática, ayudando así­ a tener un backup «tradicional» de todo lo que escaneamos.

Una gran solución que por fin abre las puertas al mundo android.

Gracias a Pablo del Pozo por el enlace.

Dutyful, coordinando equipos de trabajo usando el email

dutyful

Cuando varias personas trabajan en un mismo proyecto tenemos que considerar una serie de variables adicionales para aumentar la productividad y evitar los errores de comunicación y las tareas duplicadas. Hay aplicaciones que ayudan a tener bajo control los trabajos en los que cada uno está concentrado, pero pocas usan el correo electrónico como protagonista para ese tipo de control.

Es ahí­ cuando entra Dutyful (dutyful.com), una herramienta que nos presentan hoy con un funcionamiento bastante original en el mundo de los sistemas de gestión de tareas:

Una vez das de alta a tu equipo, Dutyful manda un correo cada dí­a al terminar la jornada laboral, preguntando «¿Qué has hecho hoy?». Sólo tienes que responder al correo en unas pocas lí­neas y al dí­a siguiente, antes de que el equipo empiece a trabajar, Dutyful manda un correo a todos los miembros con un resumen de lo que se hizo el dí­a anterior.

La idea, como veis, es que todo el mundo pueda empezar a trabajar siendo consciente de en qué estado está el proyecto, evitar trabajo duplicado, echar una mano si algún compañero está atascado con algo, etc.

El concepto se basa en el «stand-up meeting», una reunión de equipo que se realiza cada dí­a antes de empezar a trabajar. Este tipo de reuniones forman parte de metodologí­as ágiles como Scrum, por lo que Dutyful va como anillo al dedo para equipos que utilizan esta clase de metodologí­as en sus proyectos.

Los emails que se enví­an generan un historial que mostrará el avance del equipo, con reportes y gráficas que ayudan a entender el desarrollo del proyecto. Cualquier usuario puede consultar esa información, aunque puede configurarse para que solo los administradores puedan leer las respuestas.

La herramienta no es gratuita, pero están ofreciendo un mes gratis a los usuarios con el código de promoción AWESOME_TRIAL.