¿Te gustaría saber si un documento que envías es leído totalmente? ¿Cuántas páginas han revisado? ¿Quién lo ha leído? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Qué dispositivo y cuál OS se utilizó para visualizarlo? ¿Cuánto tiempo tardaron leyéndolo? Bien, si tus respuestas a esas preguntas son afirmativas, quizá te interese conocer DocSend, un servicio online que a diferencia de Drive, Office Online y similares, permite llevar un registro estadístico y analítico completo de los documentos enviados con su sistema.
Su funcionamiento es simple: Se carga un documento almacenado en el equipo, se genera un enlace (docsend.com/view/xxxxx) y ese link se comparte con otros usuarios o un grupos de ellos para que puedan visualizarlo en DocSend desde su navegador preferido incluso si es desde un móvil. Mientras lo hacen, el sistema se encarga de evaluar una enorme cantidad de variables que luego serán mostradas, con gráficos y con reportes de fácil consumo, en el panel de quien envía el fichero.
Buenas noticias de parte del equipo de Google para los usuarios intensivos de Google Docs, ya que encontraremos nuevas funciones al momento de integrar imágenes.
Ahora el trabajo con las imágenes se simplifica ya que tendremos algunas opciones para editarlas, como recortar, rotar y agregar bordes.
El funcionamiento es muy simple, por ejemplo para recortarla solo tenemos que elegir “Recortar imagen” desde el icono que se muestra en la barra de herramientas o utilizando el menú contextual y mover las guías según nuestro criterio.
Una interesante integración que nos permite trabajar con las imágenes sin salirnos de nuestro documento y con unos pocos clics.
Esta actualización está corriendo a partir de hoy, y de estar disponible en nuestra cuenta veremos un mensaje “¡Nuevo! Edita imágenes en Documentos!” con un link para obtener más información y el paso a paso para estas nuevas características.
Dentro del listado de complementos de Google Docs para estudiantes y profesores -no decimos Google Drive para evitar la ambiguedad con las hojas de cálculo que tienen sus propios complementos- reseñamos uno llamado Twitter Curator que permitía buscar tweets e incrustarlos directamente dentro de nuestro documento, todo sin salir de Google Docs. Pues bien, hoy tratamos el proceso inverso.
Y el encargado de hacerlo posible se llama Social Drop, un complemento que habilita también una barra lateral que incluirá la caja de texto de Twitter y desde la que será posible publicar cualquier cantidad de tweets, especialmente los que incluyan el enlace al documento que por cierto se agregará al texto del tweet automáticamente. Por si fuera poco, se muestran también los retweets que éste haya conseguido.
Para usar Social Drop, después de instalarlo, basta con ir al enlace menú Complementos de Google Drive, seleccionar Social Drop en el menú desplegable y luego pulsar en Twitter. Se mostrará entonces la barra lateral que incluye un botón para conectar la herramienta con nuestra cuenta de Twitter. Y eso es todo, tan pronto esté activo, aparecerá un tweet totalmente editable y con el enlace al documento.
Por supuesto, los permisos de edición y visualización son independientes de la URL generada (que también se puede incluir dando clic en el icono con forma de documento bajo el cajón de texto), así que es recomendable revisarlos, además de incluir algunos útiles hashtags, antes de dar clic en Tweet this.
Aunque existen extensiones y aplicaciones web para Google Chrome (Chrome WebApps), solo hasta hace poco se creó un espacio con Complementos, herramientas integradas dentro de Google Drive, específicamente, dentro de la interfaz para crear documentos de texto. Son utilidades con funcionalidades bastante definidas que se pueden invocar con Start o mediante su respectivo nombre desde el menú Complementos, menú que incluye un enlace a la galería completa de estos.
Pues bien, con ayuda de un excelente listado en CoolCatTeacher, revisamos algunos de los primeros y mejores complementos para los documentos de Google que profesores y alumnos podrán aprovechar:
Los documentos de Google vienen por defecto con una herramienta que permite buscar directamente desde Google imágenes sin salir de Google Docs (menú Herramientas >> Investigación >> Imágenes). Por supuesto, además de lo útil de la integración, se pueden filtrar por licencia y al arrastrarlas y soltarlas hasta el documento, se genera la respectiva referencia al archivo original. Pues bien, OpenClipArt funciona de forma similar pero con miles de iconos y otros gráficos libres proveídos por openclipart.org.
Puedes olvidarte de la numeración de los títulos y de dar scroll miles de veces para encontrar determinado texto, con este complemento podrás disponer de una tabla de contenidos automática que mantendrá actualizada la numeración y gracias a sus enlaces, saltar a determinada sección con un clic. Para que funcione, hace falta que el texto tenga estilos o formatos de párrafo, esto es, Título, Subtítulo, Título 1, Título 2… (están junto a la tipografía).
Un útil recurso similar a LucidChart, RealTime Board y a las decenas que ya hemos mencionado para crear mapas mentales y todo tipo de diagramas. Gliffy destaca por su facilidad para la creación (en una nueva pestaña) e inclusión dentro del documento (desde la barra lateral de Google Docs).
También para crear mapas mentales pero de una forma más veloz: a partir de un listado con viñetas debidamente jerarquizada (similar al funcionamiento de Text2Mindmap de quien también ya hemos hablado en varias ocasiones). Basta con seleccionar la lista e iniciar el complemento para que aparezca de forma instantánea y automágica, el diagrama creado.
Para disponer rápidamente de las decenas de plantillas de documentos (cartas, calendarios, formularios, hojas de asistencia, planeadores, listas de cosas por hacer, etc.) publicadas en vertex42.com. Funciona de manera similar a la galería de templates de Microsoft Office: se busca por categoría, se elige el template o plantilla preferida, y con solo un clic se creará automáticamente una copia en nuestra cuenta de Google Drive.
Un conjunto de herramientas de edición para resaltar determinados fragmentos de texto con colores, reorganizarlos, destacarlos y gestionarlos de la manera que se prefiera para su posterior revisión.
Para insertar determinado número de tweets que respondan a un tema específico, autor, hashtag, etc. Hace falta loguearse con la cuenta de Twitter para que funcione, después bastará con iniciar el complemento, ingresar palabras clave en el cajón de búsqueda e ir seleccionando los tweets preferidos para insertar (con solo un clic).
De nuevo, de forma predeterminada en los documentos de Google, es posible incluir contenido debidamente referenciado a través del panel Investigación del menú Herramientas, pero con EasyBib Bibliography Creator será posible referenciar una mayor cantidad de material a partir de una palabra clave, un título, una página web e incluso un ISBN. La referencia se genera bajo las normas APA, MLA o Chicago, y con un clic se puede generar la bibliografía completa.
Kaizena es una herramienta para agregar comentarios de voz y texto a documentos de Google Drive, algo muy útil para sustentar trabajos o para revisarlos (para el caso de los profesores). Al terminar la revisión, se podrá enviar una notificación (en el cajón de comentarios de Google Docs, en la parte superior derecha) al autor del documento para que pueda visualizar y escuchar los comentarios.
El brillante traductor de Google también puede incorporarse en los documentos de Google: Selecciona el texto a traducir dentro de tu documento, marca el idioma de origen y el de destino en el formulario de la derecha, y finalmente pulsa en Translate para que se realice la traducción instantánea.
Bunkr (bunkr.me) anuncia ahora una nueva versión en la que han apostado por mejorar el diseño y aumentar la velocidad de carga de los trabajos realizados.
Bunkr nos permite incluir imágenes de Google Image, vídeos de youtube y demás contenido que vemos en Internet, solo tenemos que pulsar el bookmarklet correspondiente para añadir nuevo contenido en nuestra presentación. Podemos subir contenido desde nuestro ordenador y arrastrar y soltar para organizar el material directamente en nuestro navegador web.
Todas las presentaciones tienen una url única para que podamos divulgarla de forma sencilla, apostando siempre por el modelo de diapositivas, igual que Google Drive y Powerpoint, ya que su objetivo es alcanzar a los usuarios de la popular herramienta de Microsoft.
Comentan en Techcrunch que ya cuentan con 35.000 usuarios, aunque solo 500 de ellos han optado por el plan no gratuito. Personalmente creo que estamos frente a una de las mejores herramientas existentes para hacer presentaciones en linea, una buena competencia de Prezi y Google Docs, de hecho no me extrañaría que Google compre el talento existente detrás de Bunkr.
Hasta ahora Box se ha limitado a ofrecer un servicio de almacenamiento de archivos similar al de Dropbox, sin querer competir con Google Docs. Y digo hasta ahora porque hace unos minutos que han anunciado Box Notes, una nueva forma de trabajar en grupo en un mismo documento guardado en su nube, una serie de funciones que permiten comentar secciones específicas de archivos para permitir aumentar la productividad y garantizar que no hay «espacios ciegos» en nuestro trabajo.
Comentan en su blog la importancia de tener las miniaturas de los colaboradores presentes en el menú del documento, indicando en todo momento quién está comentando y qué parte está siendo consultada, dejando un registro de todo el historial, gestionando las versiones de los cambios realizados.
La barra de herramientas que aparece en los documentos es mostrada únicamente cuando se detecta una acción enfocada a la colaboración. Al seleccionar un párrafo, por ejemplo, vemos las nuevas opciones para compartir o comentar el texto, no antes, de modo que siempre se mantiene un entorno limpio, sin más opciones visibles de las estrictamente necesarias.
Están trabajando también en facilitar la posibilidad de compartir las notas, o mantenerlas privadas, en función de los colaboradores que tengan acceso al mismo documento.
Box Notes se encuentra de momento en modo beta, aún están desarrollando versiones móviles y compatibilidad con más tipos de documentos, pero ya podemos incluir nuestro email para participar de las pruebas en box.com.
Stewart Butterfield, uno de los fundadores de Flickr, sigue sin estar satisfecho con las herramientas existentes hoy en Internet para trabajar en equipo, motivo por el cual ha decidido crear Slack (slack.com), una plataforma que nos permitirá discutir cualquier tipo de contenido en grupo, esté alojado en Google Drive, Dropbox o enviado por email (ya se integra con varias plataformas, como Google Docs, Dropbox, Heroku, Crashlytics, GitHub y Zendesk), al mismo tiempo que proporciona herramientas de comunicación que permitan agilizar la toma de decisiones de un equipo.
Slack está construido para equipos de cinco a 150 personas, incluye salas de chat, herramientas de mensajería instantánea para Mac, PC, iPhone, iPad y Android, envío de mensajes privados, sistema de gestión de notificaciones y un potente motor de búsquedas para que sea posible encontrar cualquier material que nuestro equipo haya publicado en el pasado.
La herramienta, que de momento solo está abierta por invitación, aún no tiene un modelo de negocio definido, según comentan en AllThingsD, siendo, de momento, gratuita.
Comunicación, almacenamiento de archivos y buscador, esos son los tres pilares de un proyecto que quiere permitir que varias personas puedan colaborar de forma productiva sin necesidad de que todas ellas usen las mismas herramientas. La amplia variedad de sistemas integrados con Slack permitirá que decenas de personas puedan trabajar sin preocuparse en dónde se guardan los archivos que cada uno genera, Slack será el puente entre todas ellas.
Ahora solo falta esperar a su lanzamiento público.
Si estamos acostumbrados a trabajar con Google Docs y queremos ser avisados cada vez que hay un cambio en uno de sus documentos, la extensión para Chrome WatchDoc puede ser muy útil.
Instalada ya por más de 5000 personas, nos mostrará una lista de los documentos que hemos compartido en Google Docs y que han sido actualizados después de haberlos consultado por última vez, teniendo así siempre bajo control los documentos que están siendo editados por otras personas en todo momento.
El icono que aparece en nuestro navegador mostrará el número de cambios que los documentos han sufrido (no el número de documentos alterados), teniendo siempre a vista la cantidad de actualizaciones que tendremos que revisar.
El sistema tiene su código abierto, disponible en Github, y sus responsables animan a entrar en contacto con ellos directamente para obtener más funcionalidades y solucionar posibles problemas que puedan ocurrir.
Para los que utilicen a menudo Google Docs para hacer trabajos y escritos (sobretodo orientado a estudiantes), descubrimos las útiles plantillas para crear bibliografías integradas en el mismo servicio.
Con las plantillas para crear bibliografías podremos acceder directamente a distintos tipos de formatos específicos para documentar fuentes directamente en este enlace de Google Docs. Nos permitirá crear bibliografías de calidad siguiendo el estilo APA, MLA, AMA o estilo Chicago, para poder elegir la que más nos convenga o la que tenemos que hacer por protocolo.
Aunque no se utilice Google Docs para crear bibliografías y documentos, podremos insertar estas plantillas en blogs para que los estudiantes tengan una plantilla-modelo a seguir.
Con el objetivo de ganar más espacio en nuestro editor online, Google Docs anuncia un nuevo botón que permite recoger todo lo que se encuentra sobre el menú de la aplicación.
El modo compacto permite que tengamos en la pantalla la página de edición y el menú de formato, sin la información relacionada con el nombre del archivo o los menús de archivo.
En el nuevo modo «Compacto» aparecerá un campo de búsqueda que permitirá acceder rápidamente a las secciones ocultas, por si necesitamos alguna de ellas y no deseamos cambiar de modo.
Una pequeña actualización que muchos agradecerán enormemente, estando disponible en la sección superior derecha.
