Categoría: Office y gestión de proyectos

Aplicaciones office para móvil y desktop, opiniones y herramientas para trabajar con documentos Office. Herramientas para gestión de proyectos.

4 apps gratuitas para convertir documentos de Microsoft Office en archivos PDF desde Android

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por Juan David Quiñónez

La ventaja de manejar archivos PDF se nota en mayor medida al trabajar desde móviles, por ejemplo, al querer recibir un archivo adjunto del email y no molestarse en probar decenas de suites ofimáticas para encontrar alguna que en sus procesos de visualización no descuadre los elementos dentro de los documentos. Así­ que para promover el uso del PDF como formato estándar tanto en PC como en móviles, en este caso Android, revisamos algunas buenas herramientas que permiten convertir a ese formato los documentos que descargamos o recibimos con formatos de Microsoft Office (doc, docx, xls, xlsx, ppt, etc.). Por cierto, varias han sido recomendadas en Hongkiat.com.

1. Excel to PDF Converter

excel to pdf Una eficiente herramienta para convertir documentos de Microsoft Excel en archivos PDF. Es compatible con los formatos xls, xlsb, xlsx, xlt, xlt, y csv -texto separado por comas-, tiene una buena velocidad de conversión, permite editar algunas metaetiquetas y requiere de una constante conexión a Internet para su funcionamiento.

2. Doc To PDF

doc to pdf Una buení­sima aplicación que convierte documentos de Word y Excel a PDF siendo compatible con sus más populares formatos: doc, docx, xls, xlsx, rtf y txt. La conversión y descarga depende de la velocidad de conexión, aunque en general el proceso es suficientemente veloz. Al terminar muestra un par de botones para compatir los resultados o visualizarlos con apps externas para leer PDFs. Continúa leyendo «4 apps gratuitas para convertir documentos de Microsoft Office en archivos PDF desde Android»

Usuarios de Google Apps podrán compartir documentos de Google Drive de forma pública

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por Juan Diego Polo

google appsYa no será necesario tener cuenta en Google para consultar los documentos que compartan los propietarios de Google Apps desde Google Drive. A partir de ahora podrán compartir documentos, presentaciones y dibujos generando un enlace que cualquiera podrá consultar, sin necesidad de registrarse o identificarse de ninguna forma.

Esta funcionalidad, divulgada en el blog oficial de Google Apps, puede ser configurada para que el acceso se limite a una serie de personas especí­ficas o a los que sí­ se identifiquen, pero para ello habrá que dejarlo claro desde el panel de administración de la cuenta, ya que en caso contrario cualquier usuario de la cuenta de la empresa podrá divulgar documentos de forma pública.

En caso de que el documento se comparta para comentar o editar, sí­ será necesaria la identificación, de momento solo se ha liberado la posibilidad de visualizar, algo que muchos usuarios han solicitado durante los últimos años, ya que limita mucho el alcance de los documentos creados dentro de la empresa (no todos los clientes ni proveedores del mundo tienen una cuenta de Google para poder ver documentos).

Ya que el control de la privacidad de la información sigue estando en manos del administrador de la cuenta, que puede cancelar los enlaces divulgados o bloquear la posibilidad de distribuir links públicos, será necesario prestar más atención a la hora de crear y enviar documentos por Internet dentro de las empresas que usen Google Apps.

Pocket, uno de los mejores sistemas para guardar información, lanza nueva versión web

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por Juan Diego Polo

Anuncian en el blog de Pocket una nueva versión en su plataforma web (getpocket.com/web), cambios que quieren mostrar que su preocupación no es solamente ofrecer el mejor Save for Later en los móviles, también quieren tener una web digna de dichas aplicaciones.

pocket

En la nueva versión han reformulado la barra superior de tareas, con un estilo mÅ›a limpio e intuitivo que nos ayuda a encontrar rápidamente el contenido que hemos guardado anterioremente, buscando tanto por nombre de sitio web como por url. Tenemos disponibles en la misma barra los botones para añadir recursos, y han incluido en la programación una serie de atajos de teclado para facilitar la navegación sin necesidad de usar el ratón.

En la parte de lectuta de los artí­culos guardados también han dedicado bastante esfuerzo. Tienen disponibles más fuentes y modos, con márgenes que se adaptan de forma automática, manteniendo el enlace a la fuente original, para ayudar a los que prefieren consultar el contenido directamente del sitio en el que fue extraí­do.

Además de los cambios estéticos, comentan que también han trabajado en el rendimiento de la aplicación, aumentando su velocidad de respuesta, para que no tenga nada que envidiar a las aplicaciones móviles.

Una excelente noticia para los que prefieren consultar información desde el clásico monitor, olvidando por un momento los pequeños móviles y tabletas.

Gracias Ricardo Camargo por el enlace

processon, crea y comparte diagramas de flujo en HTML5

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por Juan Diego Polo

diagramas flujo

Aquí­ tenemos otra herramienta que nos permite crear diagramas de flujo arrastrando componentes en un panel de dibujo bastante rápido y profesional.

Se trata de processon (processon.com), una red social en la que podemos crear grupos y compartir trabajos, con una aplicación de diagramas, diseñada en HTML5, para que podamos compartirlos rápidamente en nuestra red, que es el núcleo del sistema.

Efectivamente, la idea de processon no es crear una aplicación de diseño de diagramas y sí­ una red de profesionales que compartan ideas de esta forma. Lógicamente podemos usar la herramienta para crear los diagramas y usarlos fuera del sitio, pero no es el objetivo de este proyecto, que permite incluir equipos de trabajo y conocer personas que quieran compartir sus diagramas con el resto de la comunidad.

Podemos usar las funciones de colaboración para permitir construir diagramas entre varias personas, tanto comenzando desde cero como seleccionando algunas de las plantillas ya existentes. Estas plantillas (templates) ya están clasificadas en función del tipo de diagrama que se desee (UML, diagrama de procesos, diagramas de Venn, etc.), ayudando así­ a ahorrar mucho tiempo a la hora de definir la estética del flujo.

Podemos seguir y ser seguidos, enviar mensajes, descubrir nuevos usuarios, recibir alertas… un buen lugar para compartir ideas entre profesionales.

gliffy – Crea diagramas de flujo en la web

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por Juan Diego Polo

gliffy

Hace varios meses os mostramos varias alternativas a Microsoft Visio, alguna de ellas gratuitas y online (como draw.io), ideales para construir diagramas de flujo de los más diversos tipos.

Ahora os voy a comentar una opción que apareció por última vez en WWWhatsnew hace 7 años: gliffy.com, con extensión para navegadores web, aplicación para Google Chrome y plugin para que pueda usarse en otras plataformas, como Microsoft Office.

El editor de diagramas de Gliffy es bastante intuitivo, con decenas de formas que pueden arrastrarse para crear el diagrama deseado (podemos probarlo sin necesidad de registro). El resultado puede sincronizarse en nuestra cuenta de Google Drive cuando usamos la app de Chrome, permitiendo tener así­ el trabajo desde cualquier dispositivo que deseemos.

La versión gratuita solo permite crear 5 diagramas, con un espacio de almacenamiento de 2 megas (bastante si tenemos en cuenta que la mayorí­a de los diagramas solo contienen bloques sencillos con texto, sin imágenes o ví­deos pesados).

Podéis probarlo directamente desde su página principal, donde también hay disponibles varios ejemplos creados con dicha herramienta, ideal para poder verificar las posibilidades que tiene el sistema y comprobar si es la herramienta que estamos buscando a la hora de definir el diagrama de flujo de nuestras actividades personales y profesionales.

Microsoft está preparando nuevas aplicaciones para su Microsoft Office

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por Juan Diego Polo

officeDesde hace mucho tiempo Microsoft Office se ha basado en las mismas aplicaciones. Su editor de textos, programa de presentaciones y hoja de cálculo han sido las principales, las más utilizadas, y ahora parece que la familia va a aumentar con nuevos hermanitos.

Comentan en The Verge que se trata de un lector de contenido llamado Office Reader , con formato Windows 8 y capaz de leer páginas web, documentos de Office, archivos PDF, libros electrónicos y libros de texto. En una demostración realizada de forma privada se mostró como podí­a navegar fácilmente entre documentos y páginas usando los movimientos de los dedos y un stylus que, como si fuera un bolí­grafo sobre un papel, realizaba notas y dibujaba sobre la pantalla de una tableta Surface.

Tiene mucho sentido algo así­ para el mundo académico, donde los alumnos podrí­an marcar de forma digital sobre libros de texto dentro de las tabletas, tal y como deberí­a ser desde hace mucho tiempo.

Otra de las aplicaciones en las que están trabajando está concentrada en permitir guardar información para su lectura posterior en la nube, un servicio que funcionarí­a tanto desde PC como desde móvil o tableta.

Por último hablan de Office Lens, una aplicación que podrí­amos usar para escanear documentos e identificar su contenido transformándolo en formato digital, algo semejante a lo que hace Google Drive cuando subimos un PDF, aunque más enfocado al mundo móvil.

PDFtoExcel.org, para pasar archivos PDF a Excel de forma online

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por Juan David Quiñónez

pdftoexcel

Monica Sanders de Cometdocs, una popular firma dedicada a crear convertidores de documentos y otros archivos online, nos escribe para compartirnos el lanzamiento de su nueva herramienta llamada PDF to Excel la cual permite convertir documentos en PDF en archivos con formato XLS.

¿Cuándo puede ser útil una herramienta así­? Un ejemplo claro pueden ser los trabajos de investigación donde hace falta revisar gran cantidad de artí­culos en PDF con estadí­sticas y datos numéricos dispuestos en tablas. Es un lí­o referenciar su contenido copiando y pegando por lo difí­cil que resulta extraer contenido de documentos PDF, y si es extensa, replicarla fila por fila es algo traumático (además de que un error al pasar los datos puede afectar todo).

Otro uso puede ser en la parte administrativa para verificar con fórmulas propias que los resultados mostrados en los informes del departamento de contabilidad y otras áreas del negocios están hechos correctamente, sin ajustes mágicos ni arreglos forzosos difí­ciles de detectar al trabajar con PDF.

En fin, sólo hace falta llevar a cabo un par de pasos para ejecutarle: seleccionar y cargar el archivo en PDF a convertir, e ingresar el email donde será enviados los resultados; Restará dar clic sobre el botón Send para que llegue la notificación de que el archivo (de hasta 40 Mb) se ha enviado al servicio para su posterior conversión. La única pega: 30 minutos para recibir el email con el fichero convertido.

Enlace: PDFtoExcel.org

PandaDoc, nueva solución para firmar documentos de forma digital

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por Juan Diego Polo

pandadoc

Muchos de los que acostumbramos a firmar documentos con cierta frecuencia solemos usar SignNow para hacerlo desde dispositivos móviles, aunque no es la única forma que tenemos para este tipo de tarea.

PandaDoc (pandadoc.com) es una excelente solución web que permite, como podéis ver en el ví­deo inferior, enviar documentos y solicitar su firma a cualquier persona. Solo tenemos que subir el archivo y especificar el lugar donde debe firmarse, el destinatario recibirá la solicitación y será enviado a la aplicación, que permitirá incluir la versión digital de nuestra firma (previamente subida) en el lugar deseado.

Es posible colaborar en el documento comentando las partes que consideremos necesaria (eso no lo hace Signow), lo que transforma PandaDoc en una excelente solución para discutir contratos antes de firmarlos, por ejemplo.

PandaDocs dispone también de un módulo de estadí­sticas que nos permite saber quién y cuando ha abierto el documento, así­ como crear documentos directamente desde Internet o importarlos desde Google Drive o Dropbox, sin necesidad de subir ningún archivo previamente creado.

Aún están en una versión muy inicial del proyecto, por lo que de momento todas sus funcionalidades son gratuitas en esta fase beta, sin modelo de negocio aún definido.

Por cierto, el nombre de Panda viene de la preocupación por cuidar dicha especia: firmando más documentos digitalmente se gastará menos papel, por lo que habrá maÅ› árboles para que especies como el Panda puedan sobrevivir. Y parte de las ganancias se invertirán en cuidar a dichos ositos.

Os dejamos con el ví­deo de presentación:

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Google ofrece QuickOffice gratis, para editar documentos de Office desde móviles

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por Juan Diego Polo

quickoffice

Grandes noticias para los usuarios de Microsoft Office. La herramienta de edición de documentos Quickoffice, que compró Google en 2012 y que incluye versiones para iPhone y Android, está ahora disponible de forma gratuita para todos.

Se integra, como no podí­a ser de otra forma, con Google Drive, permitiendo que podamos acceder a los documentos desde cualquier lugar, siempre manteniendo una forma sencilla de edición de documentos y transformación de archivos Word, Excel y PowerPoint.

Al mismo tiempo han actualizado la plataforma con un nuevo icono y posibilidad de ver gráficos en Excel y PowerPoint, tanto desde móviles como desde tabletas.

Y si creamos una cuenta de Google desde el nuevo Quickoffice para Android o iOS hasta el 26 de septiembre de 2013 se añadirá un extra de 10 GB de almacenamiento de Google Drive a nuestra cuenta durante dos años.

Las versiones anteriores de QuickOffice se han eliminado de las tiendas correspondientes, por lo que es necesario acceder de nuevo a los enlaces en Google Play y en la App Store.

Cuando en junio de 2012 se anunció la compra de Quickoffice, se informó que el equipo se integrarí­a con el de Google Apps, aunque parece que han dado prioridad a ampliar la presencia de Google Drive en móviles y tabletas. Parece que el camino es obvio: captar la atención de los usuarios de Microsoft Office y demostrar que la mayorí­a de las veces es posible realizar el trabajo sin gastar tanto dinero en la licencia de la conocida plataforma office de Microsoft.

Box lanza Notes, para trabajar con documentos en grupo

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por Juan Diego Polo

Hasta ahora Box se ha limitado a ofrecer un servicio de almacenamiento de archivos similar al de Dropbox, sin querer competir con Google Docs. Y digo hasta ahora porque hace unos minutos que han anunciado Box Notes, una nueva forma de trabajar en grupo en un mismo documento guardado en su nube, una serie de funciones que permiten comentar secciones especí­ficas de archivos para permitir aumentar la productividad y garantizar que no hay «espacios ciegos» en nuestro trabajo.

box notes

Comentan en su blog la importancia de tener las miniaturas de los colaboradores presentes en el menú del documento, indicando en todo momento quién está comentando y qué parte está siendo consultada, dejando un registro de todo el historial, gestionando las versiones de los cambios realizados.

La barra de herramientas que aparece en los documentos es mostrada únicamente cuando se detecta una acción enfocada a la colaboración. Al seleccionar un párrafo, por ejemplo, vemos las nuevas opciones para compartir o comentar el texto, no antes, de modo que siempre se mantiene un entorno limpio, sin más opciones visibles de las estrictamente necesarias.

Están trabajando también en facilitar la posibilidad de compartir las notas, o mantenerlas privadas, en función de los colaboradores que tengan acceso al mismo documento.

Box Notes se encuentra de momento en modo beta, aún están desarrollando versiones móviles y compatibilidad con más tipos de documentos, pero ya podemos incluir nuestro email para participar de las pruebas en box.com.

En este ví­deo podéis ver un resumen de todo lo que ofrece:
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