Ventajas de la Gestión Documental

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Desde la aparición de publicaciones digitales como paper.li y scoop.it en el universo web, el flujo de información en las redes sociales se ha acelerado vertiginosamente. Los que seguimos el hashtag #edutic en Twitter  estamos acostumbrados a recibir diariamente listas con el Top 10 de herramientas TIC para la educación o posts por el estilo. Se trata generalmente de aplicaciones web, es decir, se puede acceder a ellas a través de un navegador, a diferencia de las tradicionales aplicaciones de escritorio, que precisan de la instalación previa de algún software en nuestro ordenador (por ejemplo: Microsoft Office). En la mayorí­a de los casos nos estamos refiriendo además a aplicaciones “en la nube”, entendiendo por ello que podemos acceder a las mismas desde cualquier dispositivo conectado a Internet.

Ejemplos conocidos por todos son Dropbox, Google Docs, SlideShare, Scribd, Wikispaces, portales de ví­deo como Youtube o Vimeo, etc. Tras un simple proceso de registro ya podemos trabajar con la aplicación. Son muy cómodas para el usuario de “a pie”, pero lógicamente, tienen su desventajas. Estamos mucho más limitados a la hora de configurar la aplicación (para personalizar el aspecto de la interfaz, para gestionar los usuarios de forma más avanzada y poder crear grupos, categorí­as, etc.). Y eso por no mencionar los problemas con la privacidad.

Como alternativa a estas aplicaciones en la nube pública que es hoy en dí­a Internet, tenemos los denominados Gestores de Contenidos o CMS (Content Management Systems). Se trata también de aplicaciones web (es decir, se accede a ellas a través de un navegador) pero con la particularidad de que podemos encargarnos nosotros mismos de su instalación y de su posterior administración. En este caso, tendrí­amos la opción de alojar la aplicación web en un servidor remoto (contratando un servicio de hosting) o de montar el servidor en nuestra propia organización, solución esta última a tener muy en cuenta si en nuestra empresa o en nuestro centro educativo contamos con una infraestructura de red privada o una Intranet.

Muchos de estos CMS son aplicaciones de software libre y existe una gran comunidad de usuarios que desarrolla extensiones (también denominadas plugins) y plantillas que permiten configurar tanto la funcionalidad como la estética de la aplicación sin necesidad de ser un experto en informática o diseño web. Seguramente ya conozcáis algún CMS de este tipo como Joomla, WordPress o Drupal. En las mencionadas listas del Top 10 de herramientas TIC para la Educación no suele faltar casi nunca un CMS como Moodle, la plataforma de e-learning más extendida. Sin embargo, echo de menos en los ámbitos educativos el uso de CMS dedicados a la gestión documental, como pueden ser por ejemplo Alfresco o Knowledge Tree. A este tipo de aplicaciones se las conoce también como DMS (Document Management System) y se caracterizan por ofrecer una serie de facilidades a la hora de almacenar, clasificar y recuperar archivos.

¿Cuántos documentos, artí­culos, presentaciones, hojas de cálculo, etc. manejamos a lo largo del dí­a?: ¿dos? ¿cinco? ¿diez? Este número se multiplica si tenemos en cuenta a todos los miembros de nuestro equipo o de nuestro departamento. Seguramente más de una vez nos hemos visto en la situación de no encontrar un documento porque no sabemos si lo habí­amos subido a Dropbox, si lo tení­amos en Google Docs, en un pendrive USB, o en el ordenador portátil ”¦ ¿ o tal vez estaba como archivo adjunto en aquel correo que nos enviaron la semana pasada?  Las aplicaciones de gestión documental nos ayudan a prevenir estas situaciones de caos organizativo y contribuyen a aumentar la productividad, fomentando el trabajo colaborativo al permitir la coautorí­a de documentos. Tanto Alfresco como Knowledge Tree integran control de versiones para los documentos y permiten configurar los permisos (lectura, edición, etc.) que los distintos usuarios del sistema tienen sobre los archivos. Otra ventaja añadida es que los ordenadores clientes no precisan tener instalado ningún software adicional (Acrobat Reader, Microsoft Word, …) para poder visualizar los documentos, ya que se verán a través de la interfaz del navegador web.

El diseño y/o la elección de la solución de gestión documental más adecuada puede ser una tarea compleja que requiera incluso la ayuda de un experto o un consultor en la materia. Pero en empresas pequeñas o en centros educativos, que manejan un volumen de documentación más asequible, vamos a demostrar que cualquiera puede estar capacitado para montar un servidor de estas caracterí­sticas utilizando, por ejemplo, una máquina virtual. Necesitaremos primero unas nociones básicas de virtualización que expondré en mi próximo artí­culo, valiéndome para ello de un software como VirtualBox o VMWare Player y de las appliances (máquinas virtuales preconfiguradas) que nos proporcionan webs como BitNami o Turnkey Linux.

Estas appliances nos van a permitir instalar un servidor virtual con tan sólo unos clicks de ratón, evitando así­ al administrador inexperto quebraderos de cabeza con la configuración de lo que se denomina el Stack. La configuración de servidor virtual para una aplicación de gestión de archivos que os proponemos puede resultar de utilidad en escenarios muy variados: no sólo para una empresa o un centro educativo, sino también para su uso personal. Cada vez es mayor el número de hogares que cuentan con más de un PC, por lo que tener un ordenador a modo de servidor que centralice los archivos puede ser interesante a la hora de compartir cualquier tipo de ficheros (música, fotografí­as, etc.).

Si estáis interesados en implantar una plataforma de gestión documental de estas caracterí­sticas, podréis encontrar información más detallada en mis próximos posts.

8 comentarios en “Ventajas de la Gestión Documental

  1. Me alegro de que os haya resultado interesante, la verdad es que tanto Alfresco como Knowledge Tree son dos aplicaciones muy potentes. En cuanto tenga un poco de tiempo subiré a wwwhatsnew un tutorial sobre cómo montar un servidor con alguna de estas aplicaciones.

  2. Hola,

    Estoy de acuerdo en que el ahorro en coste y tiempo es primordial para las empresas a la hora de la gestión documental.
    Pero existe un problema de fondo y es la falta de DMS eficaces e intuitivos que orienten al cliente. OpenKM posee múltiples funciones, entre ellas podemos encontrar una interfaz amigable que hace que el usuario gestione la documentación pertinente de manera rápida y eficaz. Además se centra en la comunización entre usuarios dentro del mismo gestor, lo que simplifica las tareas de trabajo.

    Saludos