Ahora os presentamos una herramienta para todos aquéllos a los que les gusta leer cosas nuevas pero no encuentran el tiempo para ello. Se trata Blinkist, una aplicación web y móvil que nació en agosto, y que nos ofrece un buen catálogo de libros resumidos en capítulos a los que llamaremos «blinks».
Los libros serán de categorías de no-ficción – cosa que tiene sentido, ya que es más fácil que un resumen de 15 minutos se centren en reconocer el contenido práctico de un libro sobre trabajo o productividad que no en resumir una obra ficticia, caso en el que nos perderíamos la mitad del encanto de proceso de lectura.
De cualquier forma, encontraremos un buen catálogo de obras divididas en categorías como política, ciencia popular, negocios, carreras, historia, salud, felicidad o autoayuda, todos ellos resumidos y reducidos a lo estrictamente esencial para que podamos leerlo en el mínimo tiempo posible. En cada libro viene indicado cuánto tardaremos en leerlo, veremos adjunta una biografía del autor y tendremos disponible un enlace a la obra en iBooks o eBook.de en caso de que queramos adquirir la versión completa.
De entre todo el catálogo de libros que se nos ofrecen, podremos seleccionar libros favoritos para añadirlos a nuestra lista personal y leerlos cuando nos parezca, pudiendo personalizar en todo momento el tamaño de la fuente y subrayar el contenido de interés.
Podéis acceder aquí a la versión web y aquí a la app de iOS.
Sí, creo que a estas alturas tenemos sentimientos opuestos hacia las apps de productividad: podemos odiarlas porque nos dictan lo que tenemos que hacer, pero está claro que a la vez son una gran ayuda para hacernos aprovechar mejor el día, ser conscientes del trabajo que tenemos y echarnos una mano para evitar la procrastination – aunque a veces es cierto que ver todas las tareas que tenemos pendientes de forma tan visual desmotiva más que anima.
De cualquier forma, disponemos para ello de muchas soluciones en forma de calendarios, alarmas, listas (de hecho, de entre las aplicaciones más populares de productividad se encuentran las to-do-lists diarias). Ahora, evitando el estilo de las to-do-lists, nos llega DropTask, startup nacida en UK que nos permite arrastrar y soltar tareas en círculos de colores que podrán personalizarse y filtrarse según prioridad y según entrega.
Cada círculo puede cambiar su tamaño según la importancia de la tarea pendiente en cuestión e incluso podemos añadir más gente al diagrama, siempre que esté implicada en nuestros proyectos. La intención de la interfaz en círculos es precisamente aumentar la productividad y reducir el estrés, ya que conforme vayamos avanzando en la tarea éstos mostrarán nuestra progresión haciéndose más pequeños.
Podéis probar la webapp gratuitamente en este enlace, o descargarla para iPhone y iPad por 2,99 y 4,99 dólares, respectivamente.
A menudo los meetings que tienen lugar en las empresas son poco productivos y acaban siendo una pérdida de tiempo en la que de poco se habla y poco se organiza. Si nuestros meetings son especialmente desastrosos, siempre podemos recurrir a alguna solución móvil diseñada para promover la productividad en nuestras reuniones y evitar la gestión de tiempo ineficiente.
Este es el caso de MinutesPad, una aplicación en Android que nos ofrece una serie de pasos muy recomendables para mejorar el rendimiento en los meetings, de forma gratuita y con una versión avanzada disponible por 0,79 céntimos de euro. La aplicación se basa en la división de distintas partes en las que organizar un meeting, empezando por básicos como el título, los temas que vayamos a discutir y una lista de la gente que estará presente. Por lo tanto, MinutePad contará con paneles en los que conste toda esta información.
Entrando más en detalle en el meeting en sí, podremos crear distintas historias dentro de los temas a discutir, siendo éstas tres tipos de notas: discusiones, conclusiones y acciones a realizar. Esto no sólo pone en orden todo lo que se ha discutido en la reunión, sino que propone cómo reflexionar sobre ello para llegar a un plan de acción definitivo. Todo se puede teclear de manera más rápida conectando un teclado al teléfono si nos es más cómodo.
Finalmente, tendremos detallado en la interfaz los temas discutidos en cada reunión y, haciendo clic en éstos, los detalles discutidos de cada tema. Podéis descargar la app en este enlace a Google Play para la versión gratuita, y en éste para la versión de 0.79€.
Os dejamos ahora con una manera fácil y gratuita de crear bonitas y prácticas presentaciones en iPad. La aplicación en cuestión se llama SlideIdea, y no sólo nos permite diseñar nuestras presentaciones personalizadas sino compartirlas o exportarlas hacia otros servicios.
La aplicación ocupa sus 85MB, cosa que nos hace pensar que viene cargada con una buena cantidad de material para incluir en nuestros slideshows, y ofrece también una selección de plantillas diseñadas por profesionales en las que podremos incluir texto y fotografías según queramos destacar una cosa u otra. Para no perder el trabajo del momento, la app cuenta con un sistema de guardado automático que irá almacenando las diapositivas en nuestra cuenta de SlideIdea, donde podemos también compartirla al final o, si lo preferimos, exportarla a Evernote.
El sistema para crear diapositivas no nos resultará muy difícil de manipular, pues es bastante similar a herramientas con las que nos sentimos más cómodos como por ejemplo PowerPoint, y sus funciones de inclusión y redimensión de elementos estáticos o animados son prácticamente las mismas.
Adicionalmente, la aplicación también nos permitirá compartir dichas presentaciones de forma online e incorporar encuestas online para así poder recibir feedback de aquellos usuarios que hayan leído nuestra presentación y quieran hacer algún comentario al respecto.
Podéis bajar la aplicación en cuestión desde este enlace a la AppStore, de forma totalmente gratuita y exclusiva en iPad.
Hace unas semanas Google lanzó la nueva versión de su “excel”, Google Sheets, disponible en Google Drive y activable en g.co/newsheets. Varias fueron las novedades mostradas en su video promocional pero como fueron mostradas a todas velocidad, aprovechamos para explicarlas más despacio, una a una, para conseguir sacarles el mayor provecho. Igualmente, destacamos algunas otras características no mencionadas -unas no son nuevas, al menos para algunos- pero que son de gran utilidad.
1. Vistas de filtros (Filter views)
Ya lo comentó Juan Diego y está explicado en detalle en el foro de Google Drive:
El objetivo de las vistas de filtro es poder crear, nombrar y guardar filtros que podemos utilizar sin cambiar el modo en que otros ven la hoja de cálculo, ayudando así a trabajar de forma independiente viendo lo que más nos interesa, sin afectar al resto de personas que usen la misma hoja.
2. Puedes trabajar sin conexión
Más protección aún con una posible solución al peor problema de trabajar con aplicaciones en la nube: el quedarse varado cuando no hay conexión a Internet. Para que funcione hace falta instalar la webapp de Google Drive para Chrome, ejecutarla y habilitar los documentos sin conexión (en la parte izquierda de Google Drive pulsar en Más >> Sin conexión >> Habilitar el acceso sin conexión).
3. Las fechas se pueden editar con ayuda del calendario
Será suficiente un doble clic sobre una celda que contenga una fecha para que junto a ella se despliegue un calendario miniatura que servirá como asistente en caso de que haga falta editarla.
4. Ingresar funciones ahora es mucho más fácil
Aunque siguen en inglés -un inconveniente para muchos que nos hemos iniciado en el mundo de las hojas de cálculo con las decenas de funciones en español de MS Excel-, ahora es más fácil saber como usar la gran cantidad de funciones de Google Sheets gracias a su sistema de autocompletado que irá sugiriendo funciones relacionadas, explicando para qué funcionan y dando ejemplos de su uso.
Por cierto, se han añadido más de 20 nuevas funciones (entre ellas, averageif, sumifs, countifs, weeknum, isemail, clean, workday.intl y clean) al catálogo completo de funciones.
5. Se pueden incrustar gráficos de entre decenas posibles
El asistente para gráficos de Google Drive es magnífico por lo fácil de usar y porque cuenta con decenas de tipos de gráficos interactivos (para series de tiempo son una maravilla), habilita sólo los disponibles según el conjunto de datos seleccionado, explica detalladamente como usar los demás y da ejemplos de su uso a través de plantillas que se pueden copiar un clic, por ejemplo, esta plantilla con una docena de gráficos de tendencia que incluye los de movimiento y los de mapas.
6. Las hojas son más grandes y veloces
Era incómodo no poder crear tablas con más de un centenar de filas porque por defecto estaban limitadas por la capacidad de Google Drive, de esta manera, hacía falta ir agregando grupos de filas manualmente. Es entendible por la cantidad de recursos que ocupan los millones de usuarios de todo el mundo pero gracias a los más recientes cambios en la plataforma ya no habrá problema: tanto la capacidad como la velocidad de cálculos de Google Drive, han sido mejoradas.
7. El menú contextual de la opción Pegar ha cambiado
Puede ser una trivialidad para muchos ya que podía solucionarse con la función TRANSPOSE, pero desde ahora también es posible, al igual que en MS Excel, contar en el menú de pegado especial con la opción Pegar la transposición y usarle así con un par de clics.
Otro detalle sencillo es que cuando el texto incluido en una celda es de gran longitud, se ampliará su espacio a las celdas del lado derecho sin necesidad de hacer más anchas las columnas y/o filas.
8. Puedes descargar tus creaciones en formato XLSX, PDF, CSV, TXT, HTML y pronto ODS también
Esos son algunos de los formatos de descarga útiles, además de algunos más específicos como el TSV, para exportar el contenido a otros servicios online y Microsoft Excel aplicaciones de escritorio. La novedad es que la compatibilidad sigue siendo mejorada.
9. Cuentas con decenas de atajos de teclado
Esta no es una novedad pero vale resaltarla por su gran utilidad y porque algunos apenas la conocen: las hojas de cálculo de Google Drive cuentan con más de una veintena de atajos de teclado. Para ver la lista completa basta con ir al menú Ayuda >> Accesos directos del teclado.
10. Cuentas con un completo historial de revisiones
No te preocupes por las copias de seguridad, no importará si se ha ido la luz, estás en otro PC o has cometido un significativo error que ni siquiera encuentras pero ha afectado gran parte de la hoja, gracias al historial de revisiones (Archivo >> Ver historial de revisión) puedes disponer de versiones previas de tu archivo, restaurarlas o utilizarlas para visualizar los cambios que has realizado en cada versión.
Extra: La galería de secuencias de comandos ya no aparece
La noticia está destacada en el foro de Google Apps Script junto a otros pequeños problemas presentes en la nueva versión de Google Sheets y que apenas están teniendo solución, así que confiemos en que es algo apenas temporal. Para tenerla de vuelta basta con ir a la versión antigua, pulsar en el menú Herramientas y dar clic en la opción correspondiente.
Para los que no lo saben, la galería de secuencias de comandos es un espacio donde cualquier desarrollador puede compartir sus funciones especializadas (algo así como las Macros en Excel) permitiendo que los demás las usen. Lo interesante es que gracias a JavaScript y la omnipotencia de los servicios de Google, se han lanzado herramientas tan brillantes como Gmail Meter.
Los usuarios que a diario consultamos gran cantidad de información tenemos, en muchos casos, múltiples pestañas abiertas en nuestros propios navegadores, y además, a la hora de realizar búsquedas u otras consultas, nos vemos obligados a abrir nuevas pestañas, ralentizando nuestra experiencia en la web. Hoy desde TechCrunch nos presenta un servicio que nos va a ser muy útil en nuestro día a día, ya que nuestra productividad se va a poder ver sensiblemente mejorada a la hora de tratar con la información que necesitamos.
Se trata de Searchlet (searchlet.io), el cual funciona a través de un bookmarklet que deberemos incluir en nuestra barra de enlaces, y que una vez hecho, ya tan sólo deberemos señalar una palabra que nos interese del contenido de cualquier sitio web para que, al presionar dicho bookmarklet, nos venga rápidamente una barra lateral con información obtenida de cuatro fuentes: Google, Wikipedia, Google Noticias y del diccionario de contenido abierto Wikcionario.
Conforme dejamos de resalta la palabra deseada, la barra lateral desaparece, y si volvemos a resaltar otra palabra, la franja lateral volverá con nuevos resultados. Resulta una herramienta útil para todo tipo de usuarios, pero sobre todo, para usuarios que necesitan realizar múltiples búsquedas. Según Marcos Fazzini, creador de la herramienta junto con Spencer Simonsen, Searchlet permite ahorrar hasta un 86% en relación al tiempo invertido desde que se abre una pestaña, se accede la herramienta de búsqueda, se introduce los términos y se reciben, tardando un promedio de 50 segundos en relación a los seis segundos que se tarda en ver los resultados a través de Searchlet. Indica además al citado medio que a finales del próximo mes de Enero saldrá una nueva versión la cual incluirá como fuentes a Google, YouTube, Twitter y LinkedIn.
Searchlet puede tener ingresos a través de una serie de vías, ya sea a través de la publicidad, mediante alianzas y a través de otros recursos.
Muchos de nosotros utilizamos Google Calendar como herramienta para organizarnos el día, aumentar la productividad, gestionar el avance de los proyectos y anotar eventos varios. Es difícil pasarse a utilizar otra herramienta si ya estamos acostumbrados a anotarlo todo en el calendario de Google, pero si lo que queremos es cambiar la vista de las anotaciones para que se muestren de forma más óptima para gestionar proyectos, es posible que queramos echarle un ojo a Ganttify.
Ganttify pues es una herramienta que nos conecta a distintos servicios para exportar los datos en forma de diagrama de Gantt, de forma que en éste podamos visualizar mejor las tareas planificadas y el tiempo que se prevee invertir en cada una de ellas, desplegando la información de una manera más visual. Además no sólo nos trasladará los datos de Google Calendar a esta nueva vista, sino también los de Trello o los de Basecamp – y con integración de Outlook y iCal, funcionalidad que se implementará en febrero.
Cuando ya esté disponible el diagrama, podremos guardarlo como PDF o imagen y también compartirlo vía URL con quien deseemos. La herramienta será gratuita durante los seis próximos meses, pues leemos en Lifehacker que a partir de Julio de 2014 nos costará 29 dólares al año. Así que si realmente queréis probarla como nueva herramienta de productividad, ahora es el momento.
El mundo online, a menudo, supone una distracción para todos aquellos que intentan concentrarse en algo en particular y que desea que sus horas de trabajo sean más productivas. Especialmente los que trabajamos la mayoría del día delante de un PC luchamos constantemente contra ese impulso de entrar en Facebook, twittear algo, entrar a pasar el rato en algún juego online o perdernos en el típico website con cientos de minijuegos adictivos.
Si realmente estas tentaciones nos empiezan a suponer demasiado tiempo perdido, podemos considerar utilizar Cold Turkey. Se trata de un servicio que, temporalmente, nos bloqueará la visita a los sitios de social media y web que elijamos y que suponen una distracción para nosotros, pudiendo uno mismo elegir si queremos bloquear la visita de esos sitios a intervalos de media hora o hasta incluso una semana entera en casos de emergencia. Idealmente, esto se traduce en una concentración y productividad mucho mayor a la hora de trabajar y más si lo hacemos desde el ordenador.
Hay que tener en cuenta que el bloqueo afectará a todos los usuarios del equipo y navegadores instalados en el PC, con lo cual tenemos que pensar bien qué bloqueamos y hasta cuando en caso de que trabajemos desde un PC compartido. Una solución algo extrema, pero que puede ser muy efectiva si tenemos mucho trabajo por delante y necesitamos deshacernos de las distracciones online a toda costa.
LogMeIn ha presentado nuevas funciones de join.me, solución creada para organizar reuniones y compartir archivos y tareas relacionadas.
Hasta ahora solo podíamos usar joinme como solución para alojar reuniones online, ahora se integra con Cubby, aplicación de LogMeIn para sincronizar y compartir archivos, para añadir la opción de distribuir contenido entre los participantes de las reuniones creadas.
Solo tenemos que, después de terminar una reunión, preguntar si se desea enviar un resumen completo de la misma, con la opción de incluir notas, puntos de acción, archivos y grabaciones. Los anfitriones podrán acompañar la evolución de dicho resumen con los participantes, así como con otro grupo de usuarios.
La idea de Logmein es seguir integrando cubby con join.me para poder transformarse en una aplicación de colaboración de referencia, que permita tanto compartir pantallas como alojar reuniones online y realizar trabajo en equipo de forma asíncrona y síncrona.
Esta nueva función de resumen de reuniones viene ya con la suscripción a join.me pro, la edición premium de join.me, y está disponible inmediatamente para las reuniones alojadas en la web o a través de la aplicación de escritorio para PC y Mac.
En g.co/newsheets tenemos la opción para probar el nuevo Google Sheets, la aplicación de hojas de cálculo que existe dentro de Google Drive y que ofrece una nueva versión que, entre otras cosas, puede usarse sin necesidad de conexión a Internet.
Anunciada en el blog de Google, y presentada en el vídeo superior, es capaz de gestionar hojas de cálculo mayores (algo que pedían muchos usuarios de Microsoft Excel). Puede trabajar con millones de celdas y realiza los cálculos más rápido que con la versión anterior, permitiendo cambiar de una vista a otra de forma sencilla con una nueva opción llamada «Filter Views» (vistas de filtro), explicada en esta página de soporte, en español.
El objetivo de las vistas de filtro es poder crear, nombrar y guardar filtros que podemos utilizar sin cambiar el modo en que otros ven la hoja de cálculo, ayudando así a trabajar de forma independiente viendo lo que más nos interesa, sin afectar al resto de personas que usen la misma hoja.
Han incluido también un sistema que ayuda a crear fórmulas, ideal para los que no las conocen de memoria, y permite que los textos grandes se amplíen a celdas que están la lado, sin tener que mezclarlas manualmente.
Aún con todas estas nuevas funcionalidades, lo que más llamada la atención es la posibilidad de trabajar sin Internet, solo para Chrome, permitiendo que los datos se actualicen con la versión online una vez se detecta una conexión a la web.
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