Las herramientas de productividad orientadas a realizar presentaciones, editar documentos, gestionar equipos, trabajar de forma remota, etc. son un gran pilar en el contenido publicado en Wwwhatsnew, donde creemos que las tecnologías que se nos facilitan hoy en día cambian totalmente el panorama cuando se trata de trabajar de forma más óptima y efectiva.
Spacedeck es una de esas herramientas que podemos utilizar en este contexto. Con esta herramienta de colaboración podremos crear, editar y revisar documentos y gráficos junto a otros compañeros a tiempo real, utilizando las herramientas integradas en la misma Spacedeck para realizar cualquier acción deseada (integrar texto, añadie elementos gráficos, etc.).
Diseñar un producto, hacer sesiones de brainstorming, retocar la interfaz de una aplicación, leer una presentación o hablar sobre el documento, éstas y muchas más son las aplicaciones que podemos darle a esta herramienta.
Los documentos que se pueden visualizar en Spacedeck van desde imágenes hasta documentos de texto y sonido. Todos ellos se guardarán y sincronizarán en el Spacedeck de cada usuario, cosa que permitirá también disponer de la información al momento y actualizada, estemos donde estemos siempre que podamos acceder a nuestra cuenta.
Podremos utilizar Spacedeck o bien en el navegador o bien a través de las aplicaciones móviles. En este enlace disponéis de las apps para Android, iOS y Windows Phone, y aquí mismo podéis consultar los distintos planes y precios del servicio -disponemos de una versión gratuita algo limitada, de una Pro por 4,99€ y de una Pro para Equipos por 6,99€ cada usuario.
Para que hagáis un poco de memoria, hace unos meses que os hablamos sobre Presentation.io, una herramienta para realizar presentaciones de forma remota en tiempo real sin necesidad de realizar una videoconferencia y de forma profesional, necesitando sólo un navegador donde visualizar el contenido.
Ahora el equipo de Presentation.io se pone en contacto con Wwwhatsnew para presentarnos su nuevo control remoto 2.0, o lo que es lo mismo, el nuevo control de nuestras presentaciones mediante el smartphone. Empezar a exponer requerirá del mismo sistema de siempre, y se nos enviará un texto con un enlace para hacer que nuestra presentación pueda ser controlada desde el teléfono.
Para ello también habrá que subir la presentación a Presentation.io, hacer clic en «Opciones / Settings» y activar la opción «use mobile phone as controller«. Cuando activemos la presentación, será tan sencillo como empezar a utilizar el teléfono como control remoto.
Otras novedades que se incluyen esta nueva versión de la herramienta son menor tiempo de carga de las presentaciones y la posibilidad de presentar con voz y vídeo en HD. Para utilizar el servicio y ver las opciones de pago podéis hacer clic aquí.
A principios de este año vimos como el servicio YouSendIt lanzaba nuevas aplicaciones destinadas a facilitar la gestión y administración de archivos en los dispositivos móviles, incorporando al servicio funciones de clasificación y envío de fotos y vídeos desde el terminal. A mediados de año leímos que YouSendIt se rebautizaba con el nombre de Hightail, enfocándose en el aspecto productivo y colaborativo de las apps.
Y parece que a Hightail le queda un buen camino por delante, dada la recién recibida ronda de financiación de 34 millones de dólares. En una entrevista que leemos en TC, el CEO de Hightail Brad Garlinghouse comenta sobre esta nueva ronda de oportunidades, indicando que piensa destinar el capital recibido a expandir su alcance en el mercado para poder crecer más internacionalmente. Actualmente Hightail cuenta con 230 empleados, plantilla que piensa expandir en los próximos meses.
Aunque Hightail todavía tiene que dar algunos que otros pasos para convertirse en un competidor oficial de servicios como Dropbox o Box, se encuentra en una situación tremendamente favorable dado el nuevo nombre y diseño y una nueva estrategia planteada, ambos complementados con una oportuna ronda de financiación. Os dejamos con las palabras del CEO de Hightail para conocer qué pueden ofrecernos respecto a la competencia:
«Oímos de los clientes que se encuentran a menudo con un problema en Dropbox cuando comparten una carpeta pero ven que enseguida se borra porque otra persona tenía el acceso y el permiso de controlarla. Esto no pasa en Hightail porque hemos desarrollado un control para ello. Por otra parte, la gran diferencia con Box es que, mientras ellos han evangelizado la «muerte de Microsoft», nosotros sabemos que un 90% de los negocios utilizan productos Microsoft, y Hightail se integra en Sharepoint y Outlook para complementarlo».
No acabaríamos nunca si nos pusiésemos a recordaros las herramientas de las que disponemos para crear to-do-lists, leer frases que nos inspiren, informarnos sobre el clima en nuestra posición u ofrecernos bonitos y relajantes fondos personalizados. En cambio no hay tantas que lo ofrezcan todo en uno, y eso es lo que hace la extensión Momentum, ideal para vosotros si sois más de manejar una aplicación multitarea que varias especializadas.
La extensión básicamente nos cambia las pestañas por defecto de Chrome por una nueva pestaña con imágenes de paisajes en las que podremos visualizar la hora en el centro de la pantalla, un saludo personalizado para nosotros, una frase inspiracional en la parte inferior, la posibilidad de editar tareas del día en la parte inferior derecha y una actualización del tiempo y condiciones meteorológicas de nuestra localización en la parte superior derecha.
Al instalar la extensión se nos preguntarán dos cosas: nuestro nombre para poder configurar el saludo personalizado y lo que tenemos programado hacer hoy para mostrarlo como tarea del día. Después de esto, todas las pestañas que abramos en Chrome ya serán vía Momentum y mostrarán todos los apartados arriba mencionados, cambiando el fondo de paisaje aleatoriamente y el saludo dependiendo de si es por la mañana, por la tarde o por la noche.
Podéis probar Momentum instalando esta extensión de Chrome de forma totalmente gratuita.
Desde hace pocas horas tenemos ya disponible Doo para Android, la versión móvil en Google Play de Doo que nos permite buscar a través de nuestros documentos y archivos aplicando una búsqueda intuitiva, en la que la app intuye lo que podamos querer buscar y nos ofrece sugerencias a partir de la información introducida.
La versión para Android 2.6. nos llega con acceso a todos los documentos locales y en la nube, etiquetas automáticas, escáner móvil, reconocimiento óptico de caracteres, importación automática de documentos en e-mails y sincronización con la app instalada en otros dispositivos. El punto fuerte de esta nueva versión de la aplicación se encuentra en las opciones de búsqueda, con las que podremos localizar cualquier documento en cuestión de segundos esté donde esté almacenado.
Más funciones adicionales que se han incorporado en esta nueva versión son la presencia de un widget que lanzará las funciones de Doo en la misma homepage y, además, ahora podremos registrarnos en el servicio con nuestra cuenta de Google+.
Podéis bajaros la aplicación versión 2.6. en este enlace a GooglePlay y también descargar las otras apps para iOS, OS X y Windows en la web oficial, sección descargas.
Estos mecanismos de búsqueda avanzados serán cada vez más necesarios en un contexto en el que almacenamos más y más archivos en nuestros dispositivos, descargándolos directamente en éstos en vez de en el ordenador o en otros medios.
Como emprendedores al igual que tú, sabemos lo significa tener la cabeza funcionando a mil revoluciones. Hay tantas, pero tantas tareas que realizar, objetivos que cumplir, etc. que sin una buena artillería de herramientas, que nos permitan descongestionar nuestro cerebro de al menos algunas de esas cosas, con el tiempo nos podríamos transformar en seres frustrados y poco productivos:dos palabras que no deben estar dentro del vocabulario de un emprendedor.
En este artículo haremos un recorrido con videos y links por las 10 apps que son imprescindibles para mejorar la organización y productividad de tu trabajo y negocio. ¡Empecemos!
es una aplicación que permite almacenar y sincronizar cualquier tipo de archivo en la nube y acceder a ellos desde una computadora, tablet o teléfono. Está disponible para Android, Windows Phone, Blackberry e IOS (Apple). Es excelente esta aplicación, porque además de resguardar tu trabajo, si realizas tareas en equipo, puedes compartir tus documentos con tus colegas o compañeros, en especial aquellos archivos que son muy pesados y no caben en un email. Así mismo, desde este año, esta aplicación ha incorporado la funcionalidad “quick preview”, que te permite acceder a una vista previa del documento sin necesidad de tener que descargarlo para visualizarlo.
Con Dropbox, puedes elegir la versión que mejor se ajuste a tus necesidades y presupuesto, ya que disponen de paquetes gratuitos y otros pagos.
Dejamos un simple tutorial para que comiences a usarlo ahora mismo.
es una excelente e intuitiva aplicación que permite almacenar rápidamente esas ideas que vienen a la mente en el momento menos pensado y en el que no tienes nada para plasmar ese pensamiento, nombre, obligación, canción, nombre de película, etc. que puede ser la clave para una creación o solución. Con Evernote puedes recordarlo todo a través de una nota en forma escrita, de voz, en imágenes, o puedes también, capturar aquello que te inspira a través de una foto o una grabación. Lo fantástico de esta aplicación es que, todos los archivos se sincronizan y puedes acceder a ellos desde cualquiera de tus dispositivos automáticamente. Además de estas funcionalidades, con Evernote puedes armar tu lista de tareas, organizar tu viaje, compartir con colegas tus notas, y además puedes recopilar información de diferentes fuentes en un mismo lugar:enlaces, páginas webs, capturas de pantallas, etc. Evernote dispone de una versión gratuita y otra paga. Puedes usarlo con iOS, Android, PC y Mac.
Excelente video de presentación para aprender más:
para aquellas personas que administran diferentes cuentas en las redes sociales, o llevan la estrategia de marketing de su propia marca, esta herramienta es excelente porque permite programar y publicar contenido para varias páginas de Facebook y de Twitter de forma muy simple y rápida. Sólo debes recopilar el material que usarás a lo largo de una semana, por ejemplo, organizar el calendario de publicaciones, y luego Postcron se encarga de subir tus post el día y horario en el que tú lo has programado. Es fantástica porque dejas de ser preso de tu computadora, y al mismo tiempo te permite tener siempre actualizado el perfil de tu negocio on line o marca, lo cual es fundamental en las redes sociales. Postcron cuenta con distintas funcionalidades que te permiten ahorrar muchísimo tiempo, y facilitar esta tarea, no sólo porque está integrado perfectamente a Chrome, con lo cual puedes compartir cualquier contenido o página sin tener que salir de esa página, sino porque también permite subir hasta 300 post de una vez desde excel o Google Docs, lo que es fantástico. Además, si para ti pensar el horario de cada post también es un problema, Postcron ofrece un calendario predefinido automáticamente, que te ahorra ese trabajo. Esta excelente aplicación dispone de una versión gratuita y otra paga.
es LA herramienta para llevar registros de tus gastos y obligaciones financieras. Esta aplicación es fantástica porque permite categorizar y generar informes, y dar seguimiento de tus gastos registrados en tarjetas de crédito y cuentas bancarias. Inclusive, si has realizado una compra en efectivo, sólo debes tomar una foto del recibo, y del resto se encarga Expensify. Así mismo incorpora funciones para aquellas personas que envían o reciben regularmente facturas. Puedes usarlo desde tu Android, BlackBerry, iOS, y Windows Phone.
Un rápido tutorial para que puedas conocer esta app en más detalle:
es una opción a Skype y Google Hangout On Air, pero corre con ventajas porque está pensada especialmente para empresas ya que posee excelentes funcionalidades para trabajar y colaborar en equipo en tiempo real. Puedes tener una conversación persistente de 1 a 1, o también puedes unirte a diferentes grupos de chat, ya sean organizados por departamento, por temas, o por proyectos, por ejemplo. Tiene una interfaz muy intuitiva, permite compartir archivos directamente dentro del chat, como así también tener una visualización de las redes sociales a través de las que te conectas. Tiene un costo mensual de 2 dólares, pero puedes probarlo por 30 días de forma gratuita.
Dejamos un cuadro comparativo, para que puedas apreciar las ventajas de esta aplicación por sobre las de su competencia
es una excelente aplicación para administrar, compartir y dar seguimiento al progreso de tus proyectos, como también los de tu equipo. Puedes agregar a las personas involucradas en diferentes proyectos y organizar los objetivos de cada uno, para luego visualizar el avance particular o general de forma muy simple. Asana te permite recibir actualizaciones de cada proyecto via email, enviar tareas, archivos y marcar actividades como completas, también desde tu email sin necesidad de ingresar a la aplicación.Tiene una versión gratuita para ser usada en grupos de hasta 30 personas, o paga , si supera esa cantidad.
Para más información al respecto, no dejes de ver el video de presentación:
los emails son una herramienta muy valiosa para el marketing de blogs, empresas, negocios on line, etc.Por eso los newsletters juegan un rol fundamental en la estrategia de comunicación con los clientes. Esta aplicación permite crear una lista de correo, diseñar el formulario de suscripción e incorporarlo a tu sitio. Es una excelente aplicación para administrar newsletters, programar la cantidad y frecuencia de envío.Tiene una gran cantidad de plantillas con diseño responsivo, por lo cual podrán apreciarse desde cualquier dispositivo móvil, lo cual es fantástico, porque hoy las personas leen y trabajan también desde estos distintos dispositivos. Mailchimp ofrece una versión gratuita y otra paga.
una aplicación diseñada para dar soporte a tus clientes. Es excelente porque puedes integrar el email, cuentas de redes sociales en las que tienes presencia , en un solo lugar. Cuenta con una bandeja de entrada compartida que permite trabajar y responder en equipo de forma muy simple.
es también un servicio de alojamiento de archivos, pero al mejor parte es que también puedes crearlos en línea, compartir y que otras personas también le realicen modificaciones. Incluye procesador de textos, planillas de cálculos y programa de presentación básico. Quizás no es superior a otros sistemas de almacenamiento, pero permite integrar todas estas herramientas en un solo lugar y de manera gratuita (hasta 15 gigabytes). Así mismo puedes usarla también desde cualquier dispositivos Android e IOS.
es una app que ofrece una nueva forma de armar tu propia biblioteca de páginas, enlaces, imágenes, videos, notas etc, que puede ser pública o privada. Puedes reunir recursos y todo aquello que te inspira, guardarlo para un futuro proyecto o compartirlo con colaboradores para trabajar en el momento
No dejes de ver la presentación de esta excelente herramienta.
Esperamos que te haya resultado de utilidad y que puedas compartir con nosotros tus experiencias con estas u otras aplicaciones.
Quien no busca o utiliza herramientas para que le echen una mano en la gestión y administración de compañías y equipos es porque no quiere, ya que hoy en día encontramos miles de herramientas y servicios a nuestra medida, con diferentes precios, para diferentes tipos de equipo y con más o menos características y utilidades.
En este caso descubrimos una herramienta para administrar equipos de tamaño pequeño / mediano llamada Hiburo, una manera simple pero divertida de mejorar la gestión de una empresa y la comunicación entre sus empleados. Las características principales de Hiburo incluyen check-in y check-out de todos los empleados (con posibilidad de incluir el motivo en caso de que tengan que irse antes), gráficos y datos para visualizar el ritmo de trabajo del equipo y listas de tareas, creación de reportes de rendimiento y subtareas que completar a corto y largo plazo.
La herramienta no sólo se centra en la productividad sino también en la comunicación, y nos ofrecerá un feed de actividad y mensajes y la posibilidad de compartir archivos y datos vía Dropbox. Hiburo, además, será divertido de utilizar gracias a la incorporación de logros y retos que podremos ir ganando, algo que sin duda incentiva.
Podéis probar una demostración accediendo desde la misma página web, es más, para un usuario el uso de Hiburo es gratuito. Para 2-5 usuarios el precio será de 10 dólares mensuales, y para el uso de 6-10, de 20 dólares (todas las suscripciones con 14 días gratuitos de prueba).
Os hemos hablado de Cometdocs en muchísimas ocasiones: ya hace unos años os lo presentamos como un conversor de ficheros universal con una gran variedad de conversión de extensiones, más tarde el mismo Cometdocs presentó una red de conversión de archivos en línea con varios sitios web especializados, y también vimos cómo la herramienta evolucionaba a gestor de documentos web en el que transferir archivos, almacenarlos, compartirlos o cambiarlos de formato, como se ofrecía anteriormente.
El equipo de Cometdocs vuelve a ponerse en contacto con nosotros y esta vez para presentarnos su nuevo software, una aplicación de escritorio que nos permitirá realizar la conversión de archivos desde el PC sin necesidad de utilizar Internet o navegadores.
Esta nueva app nos ofrece ciertos beneficios respecto a la versión en browser, como por ejemplo la extrema rapidez de la conversión (Cometdocs afirma que hoy en día disponen del conversor más rápido de la industria), la optimización a la hora de convertir archivos de gran tamaño que en el navegador tardarían más tiempo en subirse, los archivos convertidos se nos descargarán en el PC automáticamente y es mucho más fácil de utilizar, pues tendremos las conversiones al alcance de un clic.
Para utilizarla, eso sí, tendremos que tener o crear una cuenta en Cometdocs (gratuita, por cierto) y registrar los datos de acceso en el software. Podéis descargaros la nueva aplicación para escritorio haciendo clic en este enlace.
A lo largo de este 2013 hemos mencionado la herramienta de productividad Any.DO en varias ocasiones. Ya en febrero Any.DO lanzó Any.DO Moment, característica para mejorar el despliegue de nuestras tareas pendientes en el día. Meses después vimos cómo el servicio se asociaba a Kiip para darnos regalos al finalizar nuestras tareas a modo de recompensa, y por fin en julio el calendario inteligente de Any.Do salía de la beta privada.
Ahora nos llegan más noticias de Any.DO, y es que sigue dando más pasos para convertirse en una app de productividad inigualable en iOS7 con el anuncio de tres nuevas integraciones: de Uber, Google Maps, y Waze. La app nos guardará rutas, meetings, cumpleaños, tareas del trabajo, y todo lo que un calendario y agenda pueda guardar para recordárnoslo cuando toque. Ahora, con la integración de Uber, nos ofrecerá un conductor disponible para viajes inesperados (aunque sí tendremos que abandonar la app para abrir Uber), mientras que con Google Maps y Waze podremos llegar fácilmente hacia nuestro destino desde la misma interfaz de Any.DO.
También se ha añadido una nueva característica relacionada con la posibilidad de hacer regalos desde Amazon y desde Gifts.com sin necesidad de abandonar la aplicación.
Os recordamos el enlace para poder bajar Any.DO de iTunes (si la queremos disponible para Android, tendremos que esperar un poco más), haciendo clic aquí.
Aunque es muy cómodo disponer de botones de acceso rápido desde la barra de extensiones para acceder a las funciones de varias de ellas, se complica un poco el que tener que elegir con el cursor el pequeño icono de cada una especialmente cuando son muchas las instaladas. Así pues, vale indagarse sobre formas alternativas e igualmente veloces para acceder a cada extensión, y los atajos de teclado generalmente caen de maravilla para esto.
En fin, entre sus muchas funcionalidades Google Chrome permite establecer una serie de atajos personalizados para acceder a las extensiones. Es casi lo mismo que dar clic sobre el icono en la barra de extensiones sólo que es más veloz y eficiente. Así se activan:
Cómo activar los atajos de teclado para extensiones
1. Ve a la sección de Extensiones de Google Chrome que se encuentra en su panel de Configuración. Tienes dos opciones: la primera es ir al menú principal de Google Chrome en la parte derecha de la barra de extensiones, después pulsar en Herramientas y por último en Extensiones; la segunda es simplemente escribir chrome://extensions en la barra de URL y luego pulsar enter.
2. Bien, ya en el panel de Extensiones lo siguiente será dar scroll para llegar a la parte inferior y después pulsar en el enlace Combinaciones de teclas.
3. Se abrirá entonces la ventana correspondiente Combinaciones de teclas para extensiones donde se muestra un listado con sólo las que activan botones en la barra de extensiones del navegador, por ejemplo, la de Google Translate. Junto a cada una de ellas hay un pequeño cajón de texto en el que será posible insertar el atajo de teclado con el que se desea activarla consiguiendo así los mismo resultados que al pulsar cada botón en la barra; basta dar clic y luego pulsar la combinación en el teclado.
Vale tener en cuenta…
Es recomendable usar atajos de teclado que requieran de al menos tres teclas para evitar que coincidan con los atajos predeterminados de Google Chrome y se generen ambiguedades en las acciones. Por ejemplo, no sería buena idea asignar el atajo Ctrl + T a la extensión del traductor de Google pues ese atajo es el que se usa para abrir una nueva pestaña. En vez de eso podría usarse el atajo Ctrl + Shift + I -la «I» es para recordar que tiene que ver con cambiar el idioma-.
