Categoría: Office y gestión de proyectos

Aplicaciones office para móvil y desktop, opiniones y herramientas para trabajar con documentos Office. Herramientas para gestión de proyectos.

Nueva versión de Doo, para gestionar documentos locales y en la nube desde el mismo lugar

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por Juan Diego Polo

doo

Desde doo (doo.net), asistente personal que nos permite gestionar documentos guardados tanto en Internet como en local, nos anuncian su nueva versión.

Esta herramienta conecta nuestros documentos de carpetas locales y servicios como Dropbox, Google Drive o SkyDrive, así­ como emails y cuentas en Evernote, para poder acceder a todos ellos desde un único panel.

Podemos encontrar información (documentos) de forma sencilla con la ventaja que tiene la clasificación automática de la información, algo que consiguen gracias al reconocimiento de caracteres.

[…] etiquetas inteligentes generadas automáticamente, como empresas, tipos de documento, formatos de archivo, personas, lugares o etiquetas individuales. Escanéalos con OCR y autoetiquetado como archivos PDF en los que se pueden realizar búsquedas de texto, y guárdalos directamente en la ubicación de almacenamiento que prefieras.

En doo 2.0 renuevan sus aplicaciones móviles, lanzan su versión para Windows 8, renuevan su aplicación de Mac y anuncian versiones para otras versiones de Windows 9nada de linux, de momento).

En su blog destacan la nueva aplicación para iPhone y su caracterí­stica de reconocimiento de caracteres:

Sólo tiene que mantener el iPhone sobre cualquier documento, recibo, tarjeta de visita, etc, y el asistente de escaneo avanzado captura automáticamente la mejor imagen posible. La imagen se guarda como PDF (realiza automáticamente OCR y etiquetado automático) en Dropbox, Google Drive o cualquiera de los servicios de almacenamiento disponible, así­ como en la biblioteca doo.

Os dejamos con los enlaces:

– doo para Android en la Tienda de Google Play: https://goo.gl/GOSwcp
– doo para iPhone en la App Store de iOS: https://goo.gl/Nep9A7
– doo para OS X en la App Store de Mac: https://goo.gl/2N8HNo
– doo para Windows 8: https://goo.gl/MCyDTY

Fileee, para escanear documentos desde el móvil, ya llegó a Android

Publicado el

por Juan Diego Polo

fileee (fileee.com) se presenta como un asistente personal enfocado en la organización de documentos, permitiendo crear versiones digitales de todos los papeles que nos rodean constantemente. La aplicación reconoce los caracteres que escaneamos, usando su propio OCR, por lo que puede ser una buena alternativa a camscanner.net, uno de los lí­deres en esta categorí­a.

La idea es que al escanear una factura, por ejemplo, Fileee detecte la empresa, la dirección, la fecha y demás datos que servirán para clasificar automáticamente el documento, aunque siempre es posible especificar los detalles manualmente.

La aplicación puede usarse desde la web y desde móviles. En los dos casos (ya sea mediante upload o mediante fotografí­a del papel) se reconocerá el contenido. Aunque de momento solo esté disponible en inglés y alemán, hay textos sencillos de reconocer en cualquier idioma, por lo que no deberí­a ser un problema utilizarlo en nuestro idioma.

Todos los documentos disponibles en nuestra cuenta web pueden ser compartidos fácilmente, así­ como reorganizados y eliminados, en caso de que así­ lo deseemos. Podemos incluso enviarlos directamente por email o guardarlos en nuestra cuenta de Dropbox de forma automática, ayudando así­ a tener un backup «tradicional» de todo lo que escaneamos.

Una gran solución que por fin abre las puertas al mundo android.

Gracias a Pablo del Pozo por el enlace.

Dutyful, coordinando equipos de trabajo usando el email

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por Juan Diego Polo

dutyful

Cuando varias personas trabajan en un mismo proyecto tenemos que considerar una serie de variables adicionales para aumentar la productividad y evitar los errores de comunicación y las tareas duplicadas. Hay aplicaciones que ayudan a tener bajo control los trabajos en los que cada uno está concentrado, pero pocas usan el correo electrónico como protagonista para ese tipo de control.

Es ahí­ cuando entra Dutyful (dutyful.com), una herramienta que nos presentan hoy con un funcionamiento bastante original en el mundo de los sistemas de gestión de tareas:

Una vez das de alta a tu equipo, Dutyful manda un correo cada dí­a al terminar la jornada laboral, preguntando «¿Qué has hecho hoy?». Sólo tienes que responder al correo en unas pocas lí­neas y al dí­a siguiente, antes de que el equipo empiece a trabajar, Dutyful manda un correo a todos los miembros con un resumen de lo que se hizo el dí­a anterior.

La idea, como veis, es que todo el mundo pueda empezar a trabajar siendo consciente de en qué estado está el proyecto, evitar trabajo duplicado, echar una mano si algún compañero está atascado con algo, etc.

El concepto se basa en el «stand-up meeting», una reunión de equipo que se realiza cada dí­a antes de empezar a trabajar. Este tipo de reuniones forman parte de metodologí­as ágiles como Scrum, por lo que Dutyful va como anillo al dedo para equipos que utilizan esta clase de metodologí­as en sus proyectos.

Los emails que se enví­an generan un historial que mostrará el avance del equipo, con reportes y gráficas que ayudan a entender el desarrollo del proyecto. Cualquier usuario puede consultar esa información, aunque puede configurarse para que solo los administradores puedan leer las respuestas.

La herramienta no es gratuita, pero están ofreciendo un mes gratis a los usuarios con el código de promoción AWESOME_TRIAL.

Aplicaciones que ayudan a ahorrar tinta en la impresora

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por Juan Diego Polo

En la vida profesional he notado como en los últimos años se ha reducido bastante la cantidad de papel que hay encima de las meses de mis clientes. La mayorí­a de las veces gracias a la proliferación de las tabletas, otras veces gracias a los sistemas que permiten firmar documentos de forma digital, como SignNow, por poner un ejemplo (sin tener que imprimir, firmar y escanear).

Pero en la vida académica no ocurre lo mismo. Los niños siguen imprimiendo trabajos, ilustraciones y páginas web enteras, muchas veces con contenido que acaba siendo recortado, malgastando tinta que, como ya sabemos, es más cara que el petroleo.

Para evitar ese problema, os dejo con unos recursos que ayudan a seleccionar exactamente lo que deseamos imprimir, así­ como separar elementos de fotografí­as, para no tener que imprimir más de lo estrictamente necesario.

clippingmagic.com

clipping

Mi preferido. Una web en la que subimos una imagen y seleccionamos las partes que queremos eliminar y las que queremos mantener, obteniendo un archivo con formato PNG completamente limpio de «extras».

CleanPrint

clean

Una extensión para Chrome que nos ayuda a imprimir el contenido de las páginas web que previamente hemos seleccionado, evitando así­ imprimir banners y textos laterales que no serán aprovechados.

Printliminator

Añadimos un bookmarklet en nuestro navegador, abrimos la url que deseamos imprimir y vamos pulsando en las secciones que deseamos mantener. No necesita extensión, puede usarse directamente con el botón en la barra de favoritos.

printwhatyoulike.com


Solo tenemos que informar la dirección web de la página que queremos imprimir, obtener una copia de la misma y eliminar los elementos que sobran. El resultado podrá guardarse e imprimirse directamente.

Print Edit

Es una extensión de Firefox muy semejante a cleanPrint.

printfriendly.com

De la misma forma que con printwhatyoulike eliminamos manualmente lo que sobra, con esta opción dejamos que la selección sea automática. Generalmente el resultado es muy bueno.

Bunkr, para hacer presentaciones usando HTML5

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por Juan Diego Polo

bunkr

La idea de Bunkr (bunkr.me) es permitir la creación de presentaciones sin necesidad de bajar información a nuestro ordenador para incluirla en pesadas diapositivas (evitar el estilo de powerpoint). Bunkr nos permite seleccionar lo que queremos presentar usando un bookmarklet, añadiendo todo el contenido (textos, ví­deos, fotos, audio, etc.) dentro de nuestra cuenta, igual que lo harí­amos con Evernote. Una vez hemos construido nuestra base de datos de información, podemos comenzar a crear las dispositivas en un espacio online, obteniendo un resultado en HTML5 compatible con todos los dispositivos.

«Adios a PowerPoint«, así­ empieza la presentación oficial en el ví­deo que os dejamos abajo. En dicho ví­deo vemos como todo el contenido que hemos recopilado se guarda en formato Pinterest dentro de nuestra cuenta. Solo tenemos que arrastrar lo que deseamos presentar para que aparezca en cada presentación, siendo posible añadir diapositivas tradicionales con textos e imágenes personalizados. Continúa leyendo «Bunkr, para hacer presentaciones usando HTML5»

FidusWriter, la aplicación web para crear textos académicos, ya es de código libre

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por Juan Diego Polo

fidus

Os hablamos de FidusWriter (fiduswriter.org) hace ya un año, un proyecto que nos permite crear documentos directamente desde Internet, colaborar con otros usuarios, mantener un registro de cambios, comentar secciones, crear pies de página, registrar bibliografí­as y hacer referencias a documentos, páginas web, revistas y material de consulta en general, crear libros, exportar en varios formatos (ePub y HTML incluidos)… una enorme cantidad de funcionalidades pensadas para facilitar la creación de los trabajos que requieren un formato especí­fico, donde las referencias y fuentes ganan protagonismo.

Este excelente proyecto acaba de anunciar una excelente noticia: ha publicado su código con licencia AGPL al mismo tiempo que lanzan su versión 1.0, con traducción al español, búlgaro, alemán e inglés.

Podéis probar la aplicación directamente desde su servidor, recordando que se trata de una versión de pruebas y que la información puede desaparecer en cualquier momento. Si queréis tener una copia permanente para trabajar en vuestra institución (o para uso particular), podéis bajar solicitar el código aquí­ e instalarlo en vuestro servidor.

Aunque ya existen fantásticos editores de documentos en la web (Google Drive y Zoho, por poner dos ejemplos) y algunos generadores de bibliografí­as muy completos (como Mendeley), pocos están concentrados en la creación de documentos académicos y gestión de referencias al mismo tiempo.

6 de las mejores alternativas online gratuitas a PowerPoint

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por Juan David Quiñónez

Con las múltiples posibilidades que ofrecen las aplicaciones online como trabajar desde cualquier dispositivo, tener un almacenamiento casi ilimitado y los archivos siempre a la mano, contar con caracterí­sticas novedosas gracias a su continua actualización que responde a los requerimientos de los clientes, gratuidad y no depender de más de un navegador para manejar funciones avanzadas que se pensarí­an sólo en un programa de escritorio, resulta útil evaluar las posibilidades y elegir sabiamente sobre si hace falta seguir gastando el dinero en software de presentaciones que se instale en el PC. Continúa leyendo «6 de las mejores alternativas online gratuitas a PowerPoint»

emaze – Para hacer presentaciones en HTML5

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por Juan Diego Polo

emaze

Queriendo competir con PowerPoint y Prezi (de hecho hay una sección en la que comparan las funcionalidades de los tres sistemas), emaze.com se presenta como una interesante herramienta para crear presentaciones elegantes en pocos minutos.

Existen docenas de plantillas (en 2D y 3D) que podemos elegir para no empezar desde cero, siendo posible añadir textos, archivos multimedia y formas al mismo tiempo que alteramos colores y estructura de la información, siempre con la posibilidad de crear nuevas páginas y hasta secciones diferentes dentro de una misma presentación, algo en lo que se diferencia de la competencia, mucho más lineal en ese aspecto.

Además de usarlo como herramienta para crear y compartir presentaciones (podemos incluirlas en cualquier página web) es posible encontrar otras públicas realizadas por su comunidad de usuarios, existiendo una sección más «social» que quiere transformarse en red social de generadores de presentaciones en todo el mundo.

Al estar hecha en HTML5, la herramienta puede ejecutarse en ordenadores, tabletas y teléfonos móviles, con posibilidad de colaborar en el trabajo con otras personas, realizar traducciones automáticas usando Google y Bing, ejecutar el resultado sin necesidad de conexión a Internet, incluir enlaces y muchas más opciones disponibles en un panel de administración bastante sencillo e intuitivo.

El mundo de las presentaciones online sigue moviéndose. Ya en 2011 os presentamos varias opciones para hacer presentaciones con HTML5, hoy siguen naciendo soluciones en este sentido, como slid.es, de la que hablamos hace pocos meses. Herramientas que no dependen de ordenadores, que llegan a los dispositivos móviles, desde donde muchas veces se realizan las presentaciones actuales.

Gracias a Edmundo Pérez por el enlace.

Quaderno, un nuevo sistema web de facturación para autónomos y pequeñas empresas

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por Juan Diego Polo

facturas

El anteriormente conocido Endeve ha evolucionado cambiando el nombre y el núcleo de su sistema web de facturación.

Quaderno (getquaderno.es) es el resultado de una completa renovación de la herramienta que, además de ser más sencilla de usar, tiene algunos procesos optimizados, así­ como nuevas funcionalidades que simplifican la gestión de facturas, gastos y presupuestos de las empresas.

Podemos tener facturas asociadas a contactos, plantillas listas para ser rellenadas y enviadas, diferenciación entre facturas periódicas y puntuales, informes con balance de ingresos y gastos, opciones para exportar e importar datos, recordatorios de cobros pendientes y facturas programables, todo dentro de una plataforma que aumenta su precio en función del espacio que necesitemos y de la cantidad de usuarios que vayan a usar el programa.

Es posible probarlo durante 30 dí­as para ver si se adapta al movimiento de nuestra empresa, existiendo una opción de 12 euros al mes para los que tengan suficiente con 1 Giga de espacio de disco para almacenar las facturas generadas.

WatchDoc, una extensión que nos avisa cuando hay cambios en Google Docs

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por Juan Diego Polo

watchdoc

Si estamos acostumbrados a trabajar con Google Docs y queremos ser avisados cada vez que hay un cambio en uno de sus documentos, la extensión para Chrome WatchDoc puede ser muy útil.

Instalada ya por más de 5000 personas, nos mostrará una lista de los documentos que hemos compartido en Google Docs y que han sido actualizados después de haberlos consultado por última vez, teniendo así­ siempre bajo control los documentos que están siendo editados por otras personas en todo momento.

El icono que aparece en nuestro navegador mostrará el número de cambios que los documentos han sufrido (no el número de documentos alterados), teniendo siempre a vista la cantidad de actualizaciones que tendremos que revisar.

El sistema tiene su código abierto, disponible en Github, y sus responsables animan a entrar en contacto con ellos directamente para obtener más funcionalidades y solucionar posibles problemas que puedan ocurrir.