Categoría: Office y gestión de proyectos

Aplicaciones office para móvil y desktop, opiniones y herramientas para trabajar con documentos Office. Herramientas para gestión de proyectos.

Todoist lanza aplicación para transformar emails en tareas

Publicado el

por Juan Diego Polo

Y si hace unos dí­as os hablamos de las extensiones de teambox que permiten integrarse con gmail y outlook para transformar emails en tareas dentro de su plataforma, ahora nos presentan la solución de Todoist, herramienta de gestión que también os hemos comentando en varias ocasiones.

todoist

Se trata de una extensión que nos permite guardar emails como “to-dos” con fechas concretas para su realización. Solo es necesario un click para poder hacer un seguimiento de cada email recibido o enviado. Una vez realizada la transformación, podemos elegir ver la lista de tareas pendientes dentro de Gmail (se puede ver para hoy, para la semana o la lista completa) y establecer una prioridad de tareas dentro de Gmail para saber cuáles son en las que estamos más centrados.

El contenido es sincronizado constantemente en las plataformas en las que Todoist funciona (son 12 plataformas de momento), por lo que nuestra lista de tareas pendientes estará siempre actualizada.

Todoist incluye una versión gratuita limitada en funcionalidades, aunque la versión Pro solo cuesta 29 dólares al año, incluyendo opciones como Recordatorios de tareas, Seguimiento de productividad, Plantillas para proyectos, Sincronización del calendario, etc.

Aquí­ tenéis el ví­deo de presentación:
Continúa leyendo «Todoist lanza aplicación para transformar emails en tareas»

brevado, una nueva forma de mostrar el estado de los proyectos a nuestros clientes

Publicado el

por Juan Diego Polo

Volvemos al problema de los sistemas de gestión de proyectos disponibles en la nube. Las funcionalidades requeridas por los desarrolladores y analistas son diferentes que las solicitadas por los clientes, clientes que desean algo más sencillo de entender, sin muchos detalles, que permita especificar el estado de cada proyecto de un simple golpe de vista, con las principales metas y los protagonistas en cada fase.

brevado

Es ahí­ donde aparece brevado.com, plataforma que sale de su estado beta cerrada para ofrecerse al público como una solución para mostrar el estado de los proyectos en forma de linea de tiempo, semejante a lo que podéis ver en la captura superior.

Además de mostrar fechas y metas, podemos archivar plazos. Los plazos archivados están siempre disponibles en caso de tener que volver atrás y hacer referencia a la información de un proyecto, aunque el objetivo principal es que los clientes reciban actualizaciones automáticas del progreso de las tareas.

Podemos subir archivos (ví­deos, por ejemplo), publicar enlaces y definir plantillas personalizadas, siempre manteniendo el contenido de forma privada para que el equipo interno y los clientes sean los únicos que puedan analizar el contenido.

Brevado nace como una solución que puede contratarse por 24 dólares al mes, existiendo un plazo de 14 dí­as de prueba.

Teambox crea extensiones para transformar emails en tareas

Publicado el

por Juan Diego Polo

gmail

El email no es una herramienta de gestión de tareas. Aunque se han añadido varias funciones que pueden ayudarnos a trabajar con ellos como si de tareas se trataran (etiquetas, directorios, prioridades y banderitas), aún está lejos de ser una forma productiva para gestionar todo lo que tenemos pendiente (esperar información, plazos previstos y realizados, tareas delegadas, etc.)

Desde Teambox (teambox.com), conocida herramienta de gestión de proyectos y tareas, una plataforma de colaboración y comunicación que hemos comentado en varias ocasiones y que proporciona un único lugar para las tareas compartidas, discusiones, archivos y videoconferencias de alta definición, nos presentan ahora dos plugins que permiten a los usuarios convertir rápidamente correos electrónicos en tareas, permitiendo la colaboración dentro de la plataforma Teambox.

Se trata de una extensión para Outlook y otra para Gmail que añaden funciones para permitir a los usuarios convertir emails en tareas, consultarlas y crear nuevas, así­ como subir archivos adjuntos.

[…] los emails se pierden, pero las tareas tienen dueños y fechas de entrega, favorece la rendición de cuentas y la transparencia, y permite que el propietario de las tareas pueda realizar un mejor control de la actividad .

Podéis bajar las nuevas extensiones desde los enlaces siguientes: Plugin para gmail | Plugin para Outlook

PDFfetch, buscador de archivos en PDF, libros digitales y otras publicaciones

Publicado el

por Juan David Quiñónez

resultados PDFfetch

PDFfetch es un buscador que hace uso del poder de Yahoo! Search y Google, y las bases de datos de sitios especializados como Google Books, Issuu, Kobo, Scribd y Slideshare, para hacer posible buscar miles de archivos y documentos en PDF: ebooks, presentaciones, artí­culos, revistas, resúmenes, etc.

Es muy simple y muy veloz, y a pesar de estar enfocado al público estadounidense, no tiene mayores limitaciones en cuanto al idioma usado en las consultas y mucho menos en los resultados mostrados. Respecto a su interfaz, permite filtrar los resultados en una decena de espacios, entre buscadores y sitios especializados, a través de los enlaces de la parte lateral izquierda.

Siempre que es posible destaca también en los resultados de búsqueda una miniatura de la portada del archivo en PDF, su categorí­a, ISBN, etiquetas, fecha de publicación, número de páginas, descargas y algunos otros detalles técnicos. En fin, PDFfetch es un buscador muy interesante a la hora de tratar de buscar documentación de calidad y en múltiples redes simultáneamente.

Cómo buscar documentos en PDF mediante Google

Continúa leyendo «PDFfetch, buscador de archivos en PDF, libros digitales y otras publicaciones»

updatey, una forma diferente y atractiva de mostrar el desarrollo de un proyecto

Publicado el

por Juan Diego Polo

updatey

Cuando realizamos un proyecto para algún cliente, ya sea relacionado con programación, diseño, construcción o cualquier otra tarea que tenga un inicio, un final y una serie de metas que tienen que ser cumplidas, tenemos que ser lo más transparentes posibles.

Existen muchas herramientas que ayudan a mantener informados a otras personas, pero la mayorí­a de ellas son complejas, por lo que acabamos haciendo un resumen en un documento y enviando por email el estado de las tareas con la frecuencia previamente definida en el contrato.

Lo que pretende updatey es ofrecer una herramienta que apueste por la sencillez, que sea intuitiva y práctica, que muestre el estado del proyecto en una linea de tiempo fácil de entender, sin complejos menús ni más opciones de las estrictamente necesarias.

La plataforma, aún en modo beta privado, permite documentar cada meta alcanzada, con fotos y textos que ayuden a entender la evolución del proyecto como un todo, en una estética que recuerda a la linea de tiempo de Facebook.

updatey

Podremos configurarlo para recibir alertas, definir permisos para que solo algunas personas puedan ver el contenido, subir archivos, definir fechas… y todo en un entorno bastante atractivo.

Podéis pedir la invitación en updatey.com, aunque aquí­ estaremos atentos a su lanzamiento para contaros los detalles sobre su modelo de precio (esperemos que tenga una versión gratuita limitada en funcionalidades).

Probamos Slack, nuevo sistema web para trabajo en equipo

Publicado el

por Juan Diego Polo

No hay pocos sistemas de trabajo en equipo disponibles en la web. Los hay más orientados a la gestión de proyectos, otros ideales para mantener bajo control las listas de tareas, otros enfocados en la comunicación… slack quiere reservar su espacio en esta última categorí­a, con un sistema bastante intuitivo y práctico.

Para crear la cuenta es necesario definir un subdominio y registrar a los miembros del equipo que trabajarán con nosotros, siendo posible limitar por email de empresa, por ejemplo, para que solo los emails que terminan con el dominio mi_empresa.com puedan registrarse en el sistema.

Creamos el proyecto definiendo un nombre para el equipo y accedemos a nuestro nuevo panel de control, mostrado en la captura inferior.

slack

Se trata de un sistema de mensajerí­a para grupos que incluye versiones para Mac, PC, iPhone, iPad y Android. Archiva el contenido y lo organiza, mostrando alertas que pueden configurarse y sincronizando el contenido en todos los dispositivos.

slack

Podemos subir archivos para que formen parte de la conversación, comentarlos y marcarlos como favoritos. Pueden ser imágenes, archivos PDF, archivos de texto, zips, documentos en Google Drive… Slack se encargará de guardarlos en el sistema e indexarlos para que sea fácil encontrarlos ví­a buscador, disponible en la parte superior derecha. De hecho presentan el buscador como uno de sus puntos fuertes, ya que permite que la documentación del proyecto esté siempre disponible sin necesidad de romper el flujo natural de la comunicación-chat.

Es capaz de integrarse con varias plataformas office, de gestión de clientes, gestión de infraestructura y de microblog, como Google Docs, Twitter, Dropbox, GitHub, Twitter, Crashlytics, ZenDesk, Trello y muchos otros de diversas categorí­as. Es posible que en un futuro añadan la posibilidad de integrar sistemas de gestión de proyectos y tareas, aunque de momento quieren concentrarse en un sistema de mensajerí­a orientado al trabajo en equipo, y eso lo hacen bastante bien, tanto en la parte de creación de grups privados como en la posibilidad de agrupar las conversaciones en canales, siempre disponibles en el menú lateral.

Podéis pedir la invitación en slack.com.

Kaizena, para poner comentarios con voz en los textos de Google Drive

Publicado el

por Juan Diego Polo

kaizenaAunque admite realizar comentarios de texto, el punto fuerte de Kaizena (kaizena.com) es dar feedback en Google Drive usando la voz en los documentos.

Comentan en Freetechforteachers que anteriormente se llamaba 121 Writing, una herramienta que accede a nuestros documentos para crear notas por voz, con objetivo académico, ya que se presenta como una solución ideal para estudiantes y profesores.

Solo tenemos que seleccionar el párrafo donde queremos incrustar el comentario de voz y pulsar el botón de grabación para que podamos registrar nuestra observación. Podemos también crear minilecciones que estarán disponible bajo un enlace único, de forma que cuando varios alumnos tengan dudas sobre un mismo tema, podamos siempre enviarles a un único enlace, evitando así­ repetirnos constantemente con los mismos comentarios.

De momento solo se integran con Google Drive. En caso de que no tengáis cuenta en dicha plataforma solicitará vuestro email para avisaros de alguna posible nueva versión que no necesite esta herramienta de colaboración. Tampoco hay previsión para ampliarse a otras aplicación de office online, por lo que no hay como probarlo sin cuenta de Google disponible.

Allí­ divulgan también el ví­deo que aquí­ os dejamos, donde se muestra el funcionamiento del sistema:
Continúa leyendo «Kaizena, para poner comentarios con voz en los textos de Google Drive»

Cómo abrir documentos de OpenOffice y LibreOffice con Google Chrome

Publicado el

por Juan David Quiñónez

OpenDocument Reader

Sin duda muchos son los problemas de compatibilidad que se generan al querer trabajar con archivos de OpenOffice y LibreOffice porque todo el mundo se ha malacostumbrado a depender totalmente de los formatos de Microsoft Word haciendo de ese modo poco probable encontrarse con una suite ofimática libre instalada en el PC de un amigo, un familiar o en la empresa.

Pues bien, aparece como una extensión para Google Chrome una interesante herramienta llamada OpenDocument Reader que se integra a Google Drive y que permite visualizar documentos en formato ODT y ODS almacenados de forma online en el servicio. Claro, es posible con GDrive visualizar este tipo de archivos pero no sin antes convertirlos al formato de GDrive y afectar sus condiciones originales para hacerlo editable, algo que no hace OpenDocument Reader y le vuelve tan útil.

Luego de instalarla, lo único que hará falta será subir los documentos de Google Drive asegurándose de no marcar la opción Convertir documentos, presentaciones, hojas de cálculo y dibujos al formato correspondiente de Documentos de Google en el proceso de carga. Después, al tratar de abrir un archivo, aparecerá una nueva opción que dice «¡Oh, no! No hay vista previa, Abrir con…» y allí­ aparecerá un botón que dice «OpenDocument Reader» y permitirá leer el documento en su calidad original.

Y eso es todo, el problema se soluciona llevándolo a la nube. Por cierto, en la web del proyecto también resaltan la eficiencia de su aplicación para Android que se encuentra de forma gratuita en la Play Store.

Enlace: OpenDocument Reader en la Play Store | Ví­a: DesdeLinux

Nueva versión de Bunkr, la competencia de PowerPoint en Internet

Publicado el

por Juan Diego Polo

bunkr

Os hablamos de Bunkr en agosto y lo hicimos de nuevo en el artí­culo Para crear en HTML5 sin saber programar, una solución que nos permite crear presentaciones elegantes, profesionales y compatibles con cualquier dispositivo que las consulte.

Bunkr (bunkr.me) anuncia ahora una nueva versión en la que han apostado por mejorar el diseño y aumentar la velocidad de carga de los trabajos realizados.

Bunkr nos permite incluir imágenes de Google Image, ví­deos de youtube y demás contenido que vemos en Internet, solo tenemos que pulsar el bookmarklet correspondiente para añadir nuevo contenido en nuestra presentación. Podemos subir contenido desde nuestro ordenador y arrastrar y soltar para organizar el material directamente en nuestro navegador web.

Todas las presentaciones tienen una url única para que podamos divulgarla de forma sencilla, apostando siempre por el modelo de diapositivas, igual que Google Drive y Powerpoint, ya que su objetivo es alcanzar a los usuarios de la popular herramienta de Microsoft.

Comentan en Techcrunch que ya cuentan con 35.000 usuarios, aunque solo 500 de ellos han optado por el plan no gratuito. Personalmente creo que estamos frente a una de las mejores herramientas existentes para hacer presentaciones en linea, una buena competencia de Prezi y Google Docs, de hecho no me extrañarí­a que Google compre el talento existente detrás de Bunkr.

4 apps gratuitas para convertir documentos de Microsoft Office en archivos PDF desde Android

Publicado el

por Juan David Quiñónez

La ventaja de manejar archivos PDF se nota en mayor medida al trabajar desde móviles, por ejemplo, al querer recibir un archivo adjunto del email y no molestarse en probar decenas de suites ofimáticas para encontrar alguna que en sus procesos de visualización no descuadre los elementos dentro de los documentos. Así­ que para promover el uso del PDF como formato estándar tanto en PC como en móviles, en este caso Android, revisamos algunas buenas herramientas que permiten convertir a ese formato los documentos que descargamos o recibimos con formatos de Microsoft Office (doc, docx, xls, xlsx, ppt, etc.). Por cierto, varias han sido recomendadas en Hongkiat.com.

1. Excel to PDF Converter

excel to pdf Una eficiente herramienta para convertir documentos de Microsoft Excel en archivos PDF. Es compatible con los formatos xls, xlsb, xlsx, xlt, xlt, y csv -texto separado por comas-, tiene una buena velocidad de conversión, permite editar algunas metaetiquetas y requiere de una constante conexión a Internet para su funcionamiento.

2. Doc To PDF

doc to pdf Una buení­sima aplicación que convierte documentos de Word y Excel a PDF siendo compatible con sus más populares formatos: doc, docx, xls, xlsx, rtf y txt. La conversión y descarga depende de la velocidad de conexión, aunque en general el proceso es suficientemente veloz. Al terminar muestra un par de botones para compatir los resultados o visualizarlos con apps externas para leer PDFs. Continúa leyendo «4 apps gratuitas para convertir documentos de Microsoft Office en archivos PDF desde Android»