Mission Control HQ, aplicación de gestión de tareas para grupos de trabajo

mission control

Hay miles de aplicaciones de gestión de tareas, llenas de color y con montones de funcionalidades tan útiles como innovadoras. Sin embargo, así­ como son poderosas, no sorprende que su grado de complejidad obligue a dedicar bastante tiempo de aprendizaje y documentación para sacarle provecho, mejor dicho, aprender a manejar la herramienta de gestión de tareas se convierte en una tarea.

Para quienes no tienen tiempo ni disposición para acceder a ese trato pues apenas requieren algo sencillo, intuitivo, minimalista y que permita organizar las tareas propias e incluso las de un grupo de trabajo completo, el cofundador de WikiJob.co.uk ha desarrollado Mission Control HQ, una útil aplicación online con la que múltiples usarios podrán disponer de un sencillo panel de trabajo tipo GTD.

Al registrarse se creará un panel que generará una URL para facilitar su acceso (con el nombre de usuario y terminada en .missioncontrolhq.com). Lo siguiente será invitar usuarios, el resto del equipo de trabajo, e ir delegando tareas con notificaciones a través del email. Todos los usuarios tienen la posibilidad de reorganizar y asignar a otros usuarios, así­ como marcarlas como completadas con el cuadro de verificación correspondiente.

Por si fuera poco, cada tarea se puede detallar a través de un espacio de comentarios a modo de anotaciones (con la función de enviar adjuntos) las cuales van apareciendo en una timeline en la parte inferior. Finalmente, gracias a su integración con el correo electrónico, se pueden agregar comentarios desde la bandeja de entrada tan sólo respondiendo el respectivo mensaje de notificación.

Enlace: Mission Control

Opciones web para juntar archivos PDF en uno solo

Si tenéis varios documentos, o páginas sueltas, en formato PDF, y queréis juntarlas en un mismo documento para facilitar su distribución, no es necesario que uséis ningún editor complejo ni que instaléis nada especí­fico en vuestro ordenador. De los muchos editores de PDF existentes en la web hay algunos que permiten juntar este tipo de archivos, y aquí­ os dejamos algunas de las opciones:

pdfilovepdf.com: En su versión gratuita permite juntar hasta 10 documentos, con el lí­mite de 80 megas para el tamaño final. Este sitio también permite separar en páginas un documento especí­fico, el proceso inverso, algo que puede ser muy útil para divulgar una página especí­fica de un libro que tengamos en nuestro poder. Esta última función (separar páginas) también puede hacerse con sitios como splitpdf.com

Mergepdf: Permite juntar archivos con un lí­mite de 30 megas cada uno para quien no se identifique, 50 megas para quien se identifique y no pague, y 200 megas para los usuarios Pro. El lí­mite impuesto es menor que en la opción anterior, aunque el sitio contiene más publicidad.

pdfJoin: Incluye un applet de Java para eliminar el lí­mite de tamaños de archivos. Es de la misma compañí­a que el anteriormente comentado SplitPDF.

Dos interesantes gestores de tareas para móviles

Alimentando una categorí­a en constante crecimiento, os dejamos ahora con dos aplicaciones para móviles que nacen para ayudan a gestionar las tareas que tenemos pendientes en nuestro dí­a a dí­a.

taasky.com

tasky

Diseñada para iOS y con lanzamiento previsto para dentro de 1 semana, Taasky se presenta como un administrador de tareas, simple, elegante y sencillo, con un diseño moderno y un precio de 0,99 dólares.

Las listas pueden moverse de un lugar a otro, los colores nos ayudan a identificar las categorí­as y prioridades y los gestos son los responsables por indicar su estado, tal y como podéis ver en este ví­deo:

fetchnotes.com

fetchnotes

Se trata de un sistema bastante conocido en la gestión de tareas en Android y iOS, y ahora anuncian una nueva versión con notificaciones, integración de libreta de direcciones para compartir con los que no son usuarios del sistema y una función para archivar tareas realizadas. Es posible, de esta forma, colaborar con otras personas usando el email o SMS, sin necesidad de que tenga que instalar nada en sus móviles.

La aplicación no es tan atractiva como taasky, pero tiene más funciones, incluye una versión web para acceder al contenido, clasifica por etiquetas, etc.

Hay una gran batalla para ver quién se hace con el podium de esta categorí­a, muy disputada con soluciones como todoist, any.do y otros reyes de la gestión de tareas. Esperemos que Taasky asome al mundo Android dentro de poco, ya que en caso contrario estará perdiendo una gran oportunidad de hacerse con un buen espacio en un universo que puede ser muy lucrativo.

Todoist lanza aplicación para transformar emails en tareas

Y si hace unos dí­as os hablamos de las extensiones de teambox que permiten integrarse con gmail y outlook para transformar emails en tareas dentro de su plataforma, ahora nos presentan la solución de Todoist, herramienta de gestión que también os hemos comentando en varias ocasiones.

todoist

Se trata de una extensión que nos permite guardar emails como “to-dos” con fechas concretas para su realización. Solo es necesario un click para poder hacer un seguimiento de cada email recibido o enviado. Una vez realizada la transformación, podemos elegir ver la lista de tareas pendientes dentro de Gmail (se puede ver para hoy, para la semana o la lista completa) y establecer una prioridad de tareas dentro de Gmail para saber cuáles son en las que estamos más centrados.

El contenido es sincronizado constantemente en las plataformas en las que Todoist funciona (son 12 plataformas de momento), por lo que nuestra lista de tareas pendientes estará siempre actualizada.

Todoist incluye una versión gratuita limitada en funcionalidades, aunque la versión Pro solo cuesta 29 dólares al año, incluyendo opciones como Recordatorios de tareas, Seguimiento de productividad, Plantillas para proyectos, Sincronización del calendario, etc.

Aquí­ tenéis el ví­deo de presentación:
Continúa leyendo «Todoist lanza aplicación para transformar emails en tareas»

brevado, una nueva forma de mostrar el estado de los proyectos a nuestros clientes

Volvemos al problema de los sistemas de gestión de proyectos disponibles en la nube. Las funcionalidades requeridas por los desarrolladores y analistas son diferentes que las solicitadas por los clientes, clientes que desean algo más sencillo de entender, sin muchos detalles, que permita especificar el estado de cada proyecto de un simple golpe de vista, con las principales metas y los protagonistas en cada fase.

brevado

Es ahí­ donde aparece brevado.com, plataforma que sale de su estado beta cerrada para ofrecerse al público como una solución para mostrar el estado de los proyectos en forma de linea de tiempo, semejante a lo que podéis ver en la captura superior.

Además de mostrar fechas y metas, podemos archivar plazos. Los plazos archivados están siempre disponibles en caso de tener que volver atrás y hacer referencia a la información de un proyecto, aunque el objetivo principal es que los clientes reciban actualizaciones automáticas del progreso de las tareas.

Podemos subir archivos (ví­deos, por ejemplo), publicar enlaces y definir plantillas personalizadas, siempre manteniendo el contenido de forma privada para que el equipo interno y los clientes sean los únicos que puedan analizar el contenido.

Brevado nace como una solución que puede contratarse por 24 dólares al mes, existiendo un plazo de 14 dí­as de prueba.

Teambox crea extensiones para transformar emails en tareas

gmail

El email no es una herramienta de gestión de tareas. Aunque se han añadido varias funciones que pueden ayudarnos a trabajar con ellos como si de tareas se trataran (etiquetas, directorios, prioridades y banderitas), aún está lejos de ser una forma productiva para gestionar todo lo que tenemos pendiente (esperar información, plazos previstos y realizados, tareas delegadas, etc.)

Desde Teambox (teambox.com), conocida herramienta de gestión de proyectos y tareas, una plataforma de colaboración y comunicación que hemos comentado en varias ocasiones y que proporciona un único lugar para las tareas compartidas, discusiones, archivos y videoconferencias de alta definición, nos presentan ahora dos plugins que permiten a los usuarios convertir rápidamente correos electrónicos en tareas, permitiendo la colaboración dentro de la plataforma Teambox.

Se trata de una extensión para Outlook y otra para Gmail que añaden funciones para permitir a los usuarios convertir emails en tareas, consultarlas y crear nuevas, así­ como subir archivos adjuntos.

[…] los emails se pierden, pero las tareas tienen dueños y fechas de entrega, favorece la rendición de cuentas y la transparencia, y permite que el propietario de las tareas pueda realizar un mejor control de la actividad .

Podéis bajar las nuevas extensiones desde los enlaces siguientes: Plugin para gmail | Plugin para Outlook

PDFfetch, buscador de archivos en PDF, libros digitales y otras publicaciones

resultados PDFfetch

PDFfetch es un buscador que hace uso del poder de Yahoo! Search y Google, y las bases de datos de sitios especializados como Google Books, Issuu, Kobo, Scribd y Slideshare, para hacer posible buscar miles de archivos y documentos en PDF: ebooks, presentaciones, artí­culos, revistas, resúmenes, etc.

Es muy simple y muy veloz, y a pesar de estar enfocado al público estadounidense, no tiene mayores limitaciones en cuanto al idioma usado en las consultas y mucho menos en los resultados mostrados. Respecto a su interfaz, permite filtrar los resultados en una decena de espacios, entre buscadores y sitios especializados, a través de los enlaces de la parte lateral izquierda.

Siempre que es posible destaca también en los resultados de búsqueda una miniatura de la portada del archivo en PDF, su categorí­a, ISBN, etiquetas, fecha de publicación, número de páginas, descargas y algunos otros detalles técnicos. En fin, PDFfetch es un buscador muy interesante a la hora de tratar de buscar documentación de calidad y en múltiples redes simultáneamente.

Cómo buscar documentos en PDF mediante Google

Continúa leyendo «PDFfetch, buscador de archivos en PDF, libros digitales y otras publicaciones»

updatey, una forma diferente y atractiva de mostrar el desarrollo de un proyecto

updatey

Cuando realizamos un proyecto para algún cliente, ya sea relacionado con programación, diseño, construcción o cualquier otra tarea que tenga un inicio, un final y una serie de metas que tienen que ser cumplidas, tenemos que ser lo más transparentes posibles.

Existen muchas herramientas que ayudan a mantener informados a otras personas, pero la mayorí­a de ellas son complejas, por lo que acabamos haciendo un resumen en un documento y enviando por email el estado de las tareas con la frecuencia previamente definida en el contrato.

Lo que pretende updatey es ofrecer una herramienta que apueste por la sencillez, que sea intuitiva y práctica, que muestre el estado del proyecto en una linea de tiempo fácil de entender, sin complejos menús ni más opciones de las estrictamente necesarias.

La plataforma, aún en modo beta privado, permite documentar cada meta alcanzada, con fotos y textos que ayuden a entender la evolución del proyecto como un todo, en una estética que recuerda a la linea de tiempo de Facebook.

updatey

Podremos configurarlo para recibir alertas, definir permisos para que solo algunas personas puedan ver el contenido, subir archivos, definir fechas… y todo en un entorno bastante atractivo.

Podéis pedir la invitación en updatey.com, aunque aquí­ estaremos atentos a su lanzamiento para contaros los detalles sobre su modelo de precio (esperemos que tenga una versión gratuita limitada en funcionalidades).

Probamos Slack, nuevo sistema web para trabajo en equipo

No hay pocos sistemas de trabajo en equipo disponibles en la web. Los hay más orientados a la gestión de proyectos, otros ideales para mantener bajo control las listas de tareas, otros enfocados en la comunicación… slack quiere reservar su espacio en esta última categorí­a, con un sistema bastante intuitivo y práctico.

Para crear la cuenta es necesario definir un subdominio y registrar a los miembros del equipo que trabajarán con nosotros, siendo posible limitar por email de empresa, por ejemplo, para que solo los emails que terminan con el dominio mi_empresa.com puedan registrarse en el sistema.

Creamos el proyecto definiendo un nombre para el equipo y accedemos a nuestro nuevo panel de control, mostrado en la captura inferior.

slack

Se trata de un sistema de mensajerí­a para grupos que incluye versiones para Mac, PC, iPhone, iPad y Android. Archiva el contenido y lo organiza, mostrando alertas que pueden configurarse y sincronizando el contenido en todos los dispositivos.

slack

Podemos subir archivos para que formen parte de la conversación, comentarlos y marcarlos como favoritos. Pueden ser imágenes, archivos PDF, archivos de texto, zips, documentos en Google Drive… Slack se encargará de guardarlos en el sistema e indexarlos para que sea fácil encontrarlos ví­a buscador, disponible en la parte superior derecha. De hecho presentan el buscador como uno de sus puntos fuertes, ya que permite que la documentación del proyecto esté siempre disponible sin necesidad de romper el flujo natural de la comunicación-chat.

Es capaz de integrarse con varias plataformas office, de gestión de clientes, gestión de infraestructura y de microblog, como Google Docs, Twitter, Dropbox, GitHub, Twitter, Crashlytics, ZenDesk, Trello y muchos otros de diversas categorí­as. Es posible que en un futuro añadan la posibilidad de integrar sistemas de gestión de proyectos y tareas, aunque de momento quieren concentrarse en un sistema de mensajerí­a orientado al trabajo en equipo, y eso lo hacen bastante bien, tanto en la parte de creación de grups privados como en la posibilidad de agrupar las conversaciones en canales, siempre disponibles en el menú lateral.

Podéis pedir la invitación en slack.com.

Kaizena, para poner comentarios con voz en los textos de Google Drive

kaizenaAunque admite realizar comentarios de texto, el punto fuerte de Kaizena (kaizena.com) es dar feedback en Google Drive usando la voz en los documentos.

Comentan en Freetechforteachers que anteriormente se llamaba 121 Writing, una herramienta que accede a nuestros documentos para crear notas por voz, con objetivo académico, ya que se presenta como una solución ideal para estudiantes y profesores.

Solo tenemos que seleccionar el párrafo donde queremos incrustar el comentario de voz y pulsar el botón de grabación para que podamos registrar nuestra observación. Podemos también crear minilecciones que estarán disponible bajo un enlace único, de forma que cuando varios alumnos tengan dudas sobre un mismo tema, podamos siempre enviarles a un único enlace, evitando así­ repetirnos constantemente con los mismos comentarios.

De momento solo se integran con Google Drive. En caso de que no tengáis cuenta en dicha plataforma solicitará vuestro email para avisaros de alguna posible nueva versión que no necesite esta herramienta de colaboración. Tampoco hay previsión para ampliarse a otras aplicación de office online, por lo que no hay como probarlo sin cuenta de Google disponible.

Allí­ divulgan también el ví­deo que aquí­ os dejamos, donde se muestra el funcionamiento del sistema:
Continúa leyendo «Kaizena, para poner comentarios con voz en los textos de Google Drive»