Categoría: Office y gestión de proyectos

Aplicaciones office para móvil y desktop, opiniones y herramientas para trabajar con documentos Office. Herramientas para gestión de proyectos.

Zoho ShowTime, la herramienta para hacer presentaciones e interaccionar con la audiencia

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por Juan Diego Polo

Muchos años han pasado desde que hablamos de Zoho por primera vez, desde que hicimos una entrevista a su fundador, en 2007, y analizamos en aquellos dí­as algunas de las plataformas disponibles en su suite.

Hoy Zoho es un gigante dentro del mundo office, con recursos de todo tipo que ayudan a realizar tareas variadas desde web y móviles, y hoy os vamos a hablar con detalle de una de ellas: hacer presentaciones de forma interactiva con Zoho ShowTime.

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Se trata de una aplicación web, disponible en showtime.zoho.com, que podemos usar para cargar nuestras presentaciones, así­ como para crearla desde cero en caso de que no la tengamos en PDF o ppt. Como veis en la captura superior, solo tenemos que subir el archivo usando la opción existente en el menú superior.

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Lucidchart, una excelente opción para crear diagramas de flujo

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por Publipost

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Usamos diagramas de flujo para una enorme cantidad de tareas: definición de funciones en un software, procesos que deben seguirse en la fabricación de una pieza, creación de mapas mentales… los diagramas son la solución perfecta para definir conceptos en poco espacio, para indicar el orden en el que deben realizarse las tareas o dejar claras las posibilidades que tenemos durante un trabajo especí­fico.

Dentro de esta categorí­a tenemos una aplicación web que puede ayudarnos bastante: Lucidchart.

Se trata de una plataforma de trabajo en equipo en la que es posible diseñar diagramas de varios tipos, un software con opción gratuita que permite la creación de diagramas en linea con varias funciones bastante atractivas:

– Podemos arrastrar y soltar los componentes directamente en el panel de trabajo, ayudando así­ a crear diagramas de forma intuitiva.
– Está basado en HTML5, evitando el flash para que sea compatible con cualquier dispositivo, incluyendo móviles.
– Incluye un historial de revisiones para que podamos ver la evolución en la creación de un nuevo documento, informando siempre quién modificó el archivo, cuándo lo hizo y qué alteraciones realizó. En cualquier momento podemos volver a una versión previa.
– Podemos dejar comentarios en los documentos, así­ como comunicarnos con otras personas del equipo usando un chat.
– Es posible incrustar el diagrama creado en cualquier página web, viendo cómo se actualiza a medida que seguimos trabajando en él.

Los cambios se realizan de forma automática, y todos los datos se transfieren a los servidores de Lucidchart utilizando Secure Socket Layer (SSL) con cifrado AES-256 bits, por lo que la seguridad está garantizada.

Una excelente alternativa a Microsoft Visio que vale la pena probar.

Google Drive añade recursos para encontrar archivos

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por Juan Diego Polo

Google Drive

Desde el blog de Google Drive llegan novedades para esta famosa plataforma de almacenamiento y gestión de archivos.
El objetivo de las actualizaciones presentadas es permitir encontrar lo que allí­ guardamos de forma más rápida y sencilla, y para ello incluyen cuatro opciones nuevas:

– Filtrar la búsqueda de un fichero según su tipo dentro del buscador, tanto en android, iOS o web.
– El buscador avanzado puede abrirse de forma instantánea dentro de la caja de búsqueda (hay un gif animado en la nota indicando como se hace).
– Podemos acceder a los archivos recientes o buscar en Google Drive desde la página de inicio de iOS usando 3D Touch.
– Es posible encontrar archivos directamente desde la barra de búsqueda de iOS, sin abrir la app de Google Drive.

Además, se han realizado cambios internos para mejorar los resultados de las búsquedas, permitiendo resultados más especí­ficos (buscar por archivos que hayan sido compartidos por alguien en particular).

Estos cambios los veremos en Google Drive durante las próximas semanas, por lo que estad atentos.

cardsmith, una aplicación web para registrar y organizar ideas

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por Juan Diego Polo

En WWWhatsnew tenemos una categorí­a dedicada a los mapas mentales. Allí­ incluimos herramientas que ayudan a crear diagramas con ideas de todo tipo, tanto de forma individual como en grupo, generando esquemas y diseños que permiten exportarse para las sesiones de Brainstorming.

Hoy os presentamos una nueva herramienta en este sentido: CardSmith.

Ejemplo de tablero en cardsmith
Ejemplo de tablero en cardsmith

Se trata de una opción que nos permite registrar notas como si de tarjetas se tratara, «post-its» virtuales en una pizarra en la que pueden colaborar varias personas. Una vez realizado el registro de las ideas, podemos organizarlas por columnas, generando una estructura que sea más sencilla de leer.
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teamwave, una nueva plataforma para gestionar contactos, clientes y proyectos

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por Juan Diego Polo

TeamWave

Teamwave se presenta como una nueva solución, gratuita, que agrupa tres funciones bastante usadas en la gestión de pequeñas y medias empresas: control de tareas, de clientes y de contactos.

Para comenzar es necesario informar nuestro email de trabajo, recibiendo así­ el link a partir del cual podremos realizar el registro. Una vez dentro de la plataforma tendremos ya acceso al panel de información desde donde es posible ver las tareas que nos han asignado, así­ como los proyectos en los que estamos trabajando.

En el menú lateral tenemos acceso también a la sección de CRM, un registro de las oportunidades de negocio que tenemos abiertas con los clientes, así­ como una área de contactos para no perder de vista a los profesionales con los que conversamos en nuestro dí­a a dí­a.
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Solución para hacer presentaciones y sincronizar el contenido en los móviles del público

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por Juan Diego Polo

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Desde beam.expert nos presentan una práctica solución que podemos usar para hacer presentaciones y permitir que el público vea el contenido sincronizado desde su propio ordenador, móvil o tableta, ideal para los que están sentados lejos de la pantalla o los que tienen problemas para leer el contenido a cierta distancia.

El sitio permite que subamos un archivo PDF arrastrándolo en su página principal. Una vez hecho eso, tardará unos minutos en subirlo y procesarlo, hasta que nos genere un número único que deberemos divulgar entre nuestro público. Cuando los asistentes entren en beam.expert e informen el número en cuestión, verán exactamente la misma presentación que nosotros, la del archivo PDF que hemos subido, y cada vez que cambiemos de página, todos los asistentes verán como la página también cambia desde su dispositivo, sin necesidad de que ellos realicen ninguna acción.
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cronforce, para gestionar el tiempo invertido en tu empresa

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por Juan Diego Polo

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Desde que tengo memoria, en las empresas se ha gestionado el tiempo invertido por los empleados usando primitivas hojas de cálculo.

Es muy difí­cil encontrar una compañí­a que invierta en una propuesta sofisticada de gestión de horas, y las opciones no dejan de crecer, por lo que va siendo hora de abandonar el excel.

La que os presentamos hoy es bastante completa, aunque no está disponible en español. Se trata de cronforce, y se presenta como solución para gestión de tiempo, de coste de proyectos y de vacaciones.
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10 aplicaciones para editar, unir, separar, transformar y firmar PDFs

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por Juan Diego Polo

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Los documentos PDFs circulan por la web constantemente. Podemos abrirlos desde prácticamente cualquier dispositivo, es muy difí­cil editarlos sin dejar rastro y garantizan que lo que habí­a en el documento original se muestra sin cambios en el destino, algo que no suele ocurrir cuando trabajamos con odt, doc y demás «formatos editables».

Esta popularidad hace que sea necesario conocer herramientas que ayuden a trabajar con este formato, ya sea para separar las páginas en documentos independientes, para firmarlos, para crearlos o para realizar pequeñas ediciones.

Aquí­ os dejamos con nuestra selección:

– pdfmerge.com y pdfjoin.com: Para unir varios PDFs en uno solo.
– pdfprotect.net: Para añadir contraseña en nuestro PDF.
– formswift.com: Ayuda a crear, editar y firmar electrónicamente documentos en PDF.
– cudasign.com: Excelente opción para firmar documentos PDF y mantener un registro de todo lo ya firmado.
– pdfescape.com: Permite realizar pequeñas ediciones en documentos PDF
– smallpdf.com y ilovepdf.com: Comprime PDFs, los cambia de formato (realiza reconocimiento de contenido), elimina contraseñas, permite unir varios PDFs en uno solo y separa PDFs en archivos independientes (separando las páginas). Son dos todoterreno en su categorí­a
– icecreamapps.com: Convierte PDFs en otros formatos y ayuda a juntar y separar páginas. En este caso no es una aplicación web, se debe instalar en Windows o Mac.
– pdfsam.org: Solución con código abierto para unir y separar archivos PDF
– freepdfconvert.com: Para transformar un archivo PDF en varias imágenes, cada imagen representando una página.

Es solamente un pequeño subconjunto de la enorme cantidad de aplicaciones existentes en esta categorí­a, pero prácticamente abarca todo lo que puede hacerse con este tipo de archivo.

Classeur, un elegante editor de texto con Markdown como protagonista

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por Juan Diego Polo

Markdown, que nació con la esperanza de transformarse en una alternativa a HTML, pero que cambió su concepto para permitir, simplemente, darle formato a texto sin necesidad de saber nada sobre cómo programar para web, nos permite escribir a alta velocidad sin necesidad de tener que parar constantemente para poner negritas, cursivas y otros detalles necesarios estéticamente hablando.

Usando dos asteriscos para poner una palabra en negrita, uno para cursiva, # para encabezamientos y muchos otros «trucos» más, ofrece la posibilidad de ir dando formato sin necesidad de tocar el ratón, lo que para muchos es una gran ventaja.

Editores que usan Markdown hay muchos, pero hoy os presentamos uno especialmente atractivo: classeur.io

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Se trata de un proyecto que nos ayuda a escribir en un editor web usando tanto markdown como un editor «de ratón» situado en la parte superior de nuestro texto. La idea es que pueda adaptarse para los dos tipos de público, siempre con la opción de ver el resultado en tiempo real para verificar que estamos dando el formato adecuado.

Classeur permite la edición entre varias personas dentro del mismo texto (aunque solo en el plan no gratuito), y es capaz de exportar el resultado en varias plataformas de blog, por lo que podemos usarlo para escribir en los mismos sitios donde escribimos actualmente.

Es rápido, sencillo y bastante minimalista, ideal también para los que están aprendiendo a escribir usando esta técnica a la hora de dar formato al contenido.

elegantt, una extensión para generar diagramas de Gantt usando los datos de Trello

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por Juan Diego Polo

Si tenéis vuestros proyectos gestionados con Trello, echad un vistazo en esta extensión que hoy os presentamos.

Se trata de Elegantt for trello, plugin que permite visualizar los datos de forma realmente intuitiva, extensión que ya está siendo programada para que pueda implantarse en otras plataformas, como salesforce, zendesk, google apps, etc.

Su punto fuerte en la integración con trello es la generación de barras de progreso al estilo diagramas de Gantt, datos que se obtienen directamente de nuestra base de datos, por lo que no es necesario incluir ninguna información adicional. Gracias al registro que hacemos a diario del progreso de nuestros proyectos, podemos ver las fechas y las responsabilidades en formato horizontal, teniendo así­ una visión global de todas las tareas que deben ejecutarse.

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No copian los datos de nuestro trello en sus servidores por lo que nuestra información está segura, simplemente añaden una capa nueva de información, con un código de colores que ayuda a entender el estado de cada tarea:
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