Trabajar con Excel, o con hojas de cálculo en general, puede ser una tarea realmente compleja. He visto, en mi vida profesional, archivos de excel de cientos de megas con una complejidad tan grande que no hay nadie en toda la empresa capaz de explicar su funcionamiento interno al 100%. Hojas de excel con fórmulas como parches que han ido creciendo hasta transformarse en verdaderos monstruos, en pilares de los que dependen departamentos clave en la compañía
Cambiar esas hojas por programas ordenados requiere una inversión y un tiempo que muchos no pueden entregar, pero sí es posible conocer como la automatización puede ayudar en el crecimiento y la eficiencia.
En este artículo os comentaré como podemos automatizar algunos procesos. Primero importando el excel a Google Sheet para después integrar Google Sheets con Zapier. A continuación, desglosaré estrategias efectivas de automatización que cualquier negocio, independientemente de su tamaño o sector, puede implementar para mejorar su organización y productividad.
Solo tenéis que acceder a Zapier o a IFTTT y buscar por «Google Sheet para encontrar las automatizaciones adecuadas.
Notificaciones automáticas
Una de las funcionalidades más valoradas de Google Sheets es su capacidad para fomentar la colaboración en tiempo real. Sin embargo, cuando se trabaja en equipo, mantenerse al tanto de cada cambio o actualización puede ser un desafío. Personalmente, encuentro extremadamente útil configurar notificaciones automáticas que me informan sobre nuevas filas o actualizaciones mediante aplicaciones de mensajería como Slack o a través de SMS. Esta automatización garantiza que nunca me pierda de un dato importante, mejorando la coordinación entre colegas.
En la imagen tenéis algunas de las integraciones que podéis realizar usando Zapier. En IFTTT también tenéis algunas semejantes.
Gestión de proyectos y tareas
La planificación y gestión de proyectos es otro ámbito donde Google Sheets, en combinación con herramientas de gestión de proyectos como Asana, Trello o monday.com, puede simplificar enormemente los procesos. Al automatizar la creación de tareas a partir de nuevas filas en Google Sheets, se elimina la necesidad de ingresar datos manualmente, ahorrando tiempo valioso y reduciendo errores. Mi experiencia me dice que esta integración es fundamental para asegurar una transición fluida de la planificación a la ejecución de tareas.
Es importante porque mucha gente usa hojas de cálculo para planificar proyectos, de forma que si automatizamos la integración, podemos enviar los registros de excel a Asana, Trello y otros.
Captura y gestión de leads
Ya sabemos todos que las redes sociales representan una fuente rica de leads. Integrar Google Sheets con Facebook Lead Ads o LinkedIn Lead Gen permite una gestión eficaz de estos contactos. Personalmente, considero que esta automatización no solo facilita la captura de datos sino que también asegura que toda la información importante se centralice y esté accesible para su análisis y seguimiento, optimizando las estrategias de marketing.
Análisis de encuestas y formularios
La recopilación de feedback a través de encuestas es vital para entender las necesidades de clientes o empleados. La automatización entre Google Sheets y herramientas de encuestas como Typeform o Gravity Forms transforma este proceso en uno más dinámico y eficiente. En mi caso, poder analizar las respuestas de las encuestas en tiempo real dentro de Google Sheets ha sido un cambio de juego para tomar decisiones basadas en datos con rapidez.
Gestión de eCommerce
Para quienes gestionan tiendas en línea, la integración de plataformas como Shopify, WooCommerce o Stripe con Google Sheets significa poder tener un control detallado de cada venta, pedido o transacción de manera automática. Esta sinergia permite un seguimiento en tiempo real del desempeño del negocio, facilitando la toma de decisiones estratégicas sobre inventario, marketing y finanzas.
Seguimiento de asistentes a eventos
La organización de eventos requiere de una gestión eficaz de los participantes. Usar Google Sheets para consolidar la información de registro a través de Eventbrite o WebinarGeek simplifica enormemente este proceso. Desde mi perspectiva, esta automatización ahorra tiempo y mejora la experiencia tanto del organizador como del participante, permitiendo un seguimiento preciso y una comunicación efectiva.
Como veis, opciones hay muchas, y en las recetas de cada plataforma, encontraréis más, tanto para Google Sheets como para Office online.