Os dejamos hoy con tres trucos que podéis realizar si vuestra cuenta de Gmail está a punto de llegar a su límite, o si os preocupa la velocidad con la que crece el espacio ocupado.
1 – Buscar los emails que ocupan mucho espacio y que son antiguos. Muchas veces los contactos nos envían imágenes y documentos extremadamente grandes, no lo hacen con un link en Google Drive, ni un enlace a Dropbox, ni por Wetransfer… lo hacen con archivo adjunto, y eso ocupa un espacio que acabamos pagando. Aunque borrar el contenido de emails recientes no suele ser una buena idea, hacerlo con correos de hace algunos años no suele tener ningún efecto en nuestro día a día. Continúa leyendo «Tres consejos para ahorrar espacio en Gmail»
Una de las más solicitadas funcionalidades por parte de los usuarios de las aplicaciones de Google, o mejor, de la Google Suite (antes Google Apps), es la posibilidad de buscar contenidos en dichas herramientas de forma integrada, esto es, aprovechando que todas esas apps incluyen un cajón de búsqueda, ocupar una simple consulta para tener como resultado lo correspondiente a todos los servicios en simultáneo.
En otras palabras y como ejemplo, que al buscar en Gmail se desplieguen tanto resultados de archivos de Drive, eventos de Calendar y publicaciones de Google Grupos, así como que sea posible encontrar mensajes de correo, datos de próximas citas y posts de Google Groups desde el buscador de Google Drive. Continúa leyendo «Ahora es posible buscar correos de Gmail en Drive y archivos de Drive en Gmail»
Su funcionamiento es sencillo, ya que abre, después de la integración con nuestra cuenta de Google, tres paneles en la misma pantalla: emails, tareas y agenda. Podemos arrastrar los emails al panel de tareas para clasificarlos según el estado, ayudando así a distinguir lo que debe hacerse en cada uno de los emails. Es posible, por ejemplo, agrupar varios emails para que representen una misma tarea, así como enviarlos al panel de calendario para transformarlo en un compromiso con fecha de inicio. Continúa leyendo «Moo.do evoluciona para transformar Gmail en un sistema de gestión de tareas»
No es fácil usar Gmail para gestionar clientes, pedidos, proyectos… al fin y al cabo se trata de un cliente de correo electrónico, no de un CRM, por lo que es importante tener en cuenta sus límites y buscar soluciones que se adapten mejor a lo que buscamos.
En varias ocasiones hemos comentado que Gmail sería una solución perfecta si permitiera agrupar los mensajes de forma flexible, ayudando así a transfomar uno o varios emails en una tarea con su propia linea de tiempo, cronograma, estado, etc.
Yanado está aquí para ayudarnos con el tema. Se trata de una extensión para Chrome que muestra el contenido de Gmail como si fueran tareas, en un estilo que recuerda bastante al de trello.
Junto a las importantes alertas de seguridad que protegen la navegación dentro de Chrome (Google Safe Browsing) al momento de intentar acceder a sitios maliciosos o marcados como no seguros, dan aviso hoy en el blog de actualizaciones de Google Apps de un nuevo par de herramientas de seguridad que se incorporarán en Gmail a lo largo de la semana.
La primera tiene que ver con la versión web de Gmail y su aplicación móvil para Android pues la bandeja de entrada, quien destaca en la cabecera de los mensajes la imagen de perfil, logo o inicial de la persona o entidad quien envía un mensaje, ahora reemplazará dicho espacio con un signo de interrogación para aquellos remitentes que el sistema no logre autenticar.
Gmail ocupa un Marco de directivas de remitente (SPF) y el estándar DKIM como herramientas de comprobación para garantizar que se trata de un remitente de confianza, así que ahora permitirá identificar más fácilmente a aquellos que no pasan dicha revisión o autenticación. Claro, si no es suficiente para mantenerse lejos o alerta frente a dichos mensajes, se habla de un segundo nivel de protección.
Este último tiene que ver con mensajes que incluyen links a sitios sospechosos, por ejemplo, webs con malware o sitios suplantados (phishing), con lo que Gmail revisará automáticamente dichos enlaces para lanzar alertas directamente dentro de los mensajes dando aviso de lo potencialmente peligroso de abrirlos o responder a ellos. Puede haber falsos positivos, pero en todo caso se mostrará una página de diagnóstico con los problemas detectados.
¿Sabes cómo poner una firma en Gmail? ¿Recuperar un email borrado? ¿Generar etiquetas anidadas para el correo? ¿Ponerle caducidad a un archivo compartido en Drive?… En fin, si quizá no conoces o no recuerdas alguna configuración de alguno de los servicios populares de Google que uses (Gmail, Drive -incluyendo hojas de cálculo, documentos y presentaciones-, Calendar, Classroom,…), la nueva extensión Capacitación de Google Apps te resultará de gran ayuda.
Se trata de una herramienta que a través de guías interactivas paso a paso y hasta con voz, disponible en múltiples idiomas (entre ellos, el español), enseña a usar desde cero dichos servicios, pero además, permite recurrir a trucos y configuraciones de enorme utilidad que quizá no son tan visibles o intuitivas. Por supuesto, funciona tanto para usuarios de Google Apps institucional como para el resto del público. Continúa leyendo «Extensión de Google con guías interactivas paso a paso para usar Gmail, Drive, Calendar,…»
Muchos profesionales usan Gmail para gestionar peticiones, ventas, compras y demás asuntos relacionados con la gestión de un negocio, y hasta ahora Google no ha ayudado mucho en ese tema.
Es necesario poder agrupar emails en carpetas dentro de nuestra caja de entrada, tener acceso rápido a emails relacionados, poder tener una vista por columnas para ver rápidamente la acción necesaria en cada email… es necesario poder transformar Gmail en «algo más», no solo en una caja de entrada de mensajes que, sí, pueden clasificarse por etiquetas y encontrarse con un buscador, pero no es suficiente, queremos más. Continúa leyendo «NetHunt CRM, otro intento para transformar Gmail en un buen CRM»
