La inteligencia artificial (IA) está transformando muchas herramientas de uso cotidiano, y Google NotebookLM, una aplicación reciente que ha captado mucha atención, es el ejemplo perfecto de este cambio. Imagina tener toda la información de tu negocio, reuniones, correos y archivos históricos disponibles para consultas rápidas sin depender de la estructura rígida de un CRM tradicional. NotebookLM, basado en modelos de lenguaje como Google Gemini, ofrece la posibilidad de gestionar datos de forma dinámica y menos estructurada, creando nuevas posibilidades para aquellos que buscan una alternativa a los sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM).
¿Qué es Google NotebookLM y cómo funciona?
NotebookLM es una aplicación de IA que permite a los usuarios cargar y consultar datos sin una estructura estricta, ofreciendo respuestas personalizadas basadas en la información proporcionada. En lugar de limitarse a una lista de contactos o correos, este sistema permite cargar archivos completos (como correos de años pasados) y luego hacer preguntas para extraer información específica de esa base de datos sin esfuerzo. Por ejemplo, si una empresa tiene un historial de correos de proyectos importantes, los ejecutivos pueden cargar todo en NotebookLM y hacer preguntas sobre detalles específicos de esos proyectos, obteniendo respuestas directas sin necesidad de navegar por todos los correos.
Ventajas de NotebookLM frente a los CRM tradicionales
Los CRM tradicionales, como Salesforce o Microsoft Dynamics, están diseñados para gestionar relaciones con clientes de forma estructurada y detallada, lo cual es excelente para ciertos tipos de empresas y usuarios. Sin embargo, esta estructura requiere que los empleados mantengan los datos al día, registren interacciones y clasifiquen información en campos específicos. Aquí es donde NotebookLM destaca: elimina la necesidad de esta entrada manual de datos, haciendo que el proceso sea mucho más natural y orgánico.
Ejemplo real: Sam Lessin y el uso de NotebookLM
Sam Lessin, socio general en Slow Ventures y ex vicepresidente de producto en Facebook, compartió una experiencia interesante sobre el uso de NotebookLM en su firma de inversión. Durante años, su equipo acumuló una rica base de correos semanales sobre proyectos y empresas de su cartera. Con NotebookLM, lograron importar estos correos y convertir esta historia en una base de datos interactiva sin necesidad de estructurarla formalmente como un CRM. Esto permite que Lessin y su equipo puedan hacer preguntas como «¿Qué inversores participaron en X proyecto?» o «¿Qué decisiones clave se tomaron en tal reunión?», obteniendo respuestas instantáneas sin necesidad de buscar manualmente en cada correo.
Este tipo de caso de uso muestra cómo NotebookLM, al permitir consultas rápidas y contextuales, ofrece una experiencia mucho más intuitiva. Cargar años de correos en un CRM tradicional para obtener esta funcionalidad sería un proceso complejo y largo, mientras que con NotebookLM, se trata simplemente de subir un archivo y realizar consultas.
¿Es NotebookLM una amenaza para los CRM?
Algunos expertos, como el mismo Lessin, creen que herramientas como NotebookLM representan una amenaza para los CRM tradicionales. Con NotebookLM, no es necesario que los usuarios ingresen manualmente datos en campos específicos o estructuren sus relaciones con clientes y proyectos. En su lugar, los usuarios pueden enfocarse en capturar información valiosa y simplemente dejar que la IA haga el resto. Esto resulta especialmente atractivo para pequeñas empresas y startups que buscan ahorrar en costos de suscripción, ya que NotebookLM es gratuito para cuentas de Google.
Desde una perspectiva económica, este cambio es significativo. Según datos de la industria, las empresas gastan en promedio el 12% de sus ingresos en tecnología de información, lo cual incluye software de suscripción como los CRM. Si herramientas como NotebookLM pueden realizar las funciones básicas de un CRM de manera más sencilla, muchas empresas podrían inclinarse por este sistema, dejando de lado los CRM tradicionales.
En WWWhatsnew.com ya hemos visto cómo las grandes empresas de CRM han implementado funcionalidades de IA para mantenerse competitivas. Pero con NotebookLM, Google parece haber dado un paso adelante al ofrecer una solución de gestión de información que no necesita la rigidez estructural de un CRM, y esto podría ser un cambio de juego para la industria.
Características destacadas de NotebookLM
Además de ofrecer consultas textuales sobre datos cargados, NotebookLM se destaca por su capacidad de generar contenido de audio. Esto significa que, además de extraer información de documentos, NotebookLM puede generar podcasts o audios personalizados donde una voz sintética comenta sobre el tema que el usuario necesita repasar. Esta funcionalidad, conocida como “salidas de audio”, permite que los usuarios escuchen resúmenes de información sin necesidad de leer largas cadenas de correos o documentos.
Ejemplo de uso de la función de audio
Supón que un gerente de proyecto ha cargado todos los reportes semanales de un equipo en NotebookLM. Con la opción de salida de audio, el gerente podría pedir un resumen de los avances en el último trimestre y escuchar el reporte en formato de podcast mientras se traslada al trabajo. Esto no solo ahorra tiempo sino que ofrece una experiencia inmersiva, haciendo que la información sea más accesible.
¿Cuál es el futuro de NotebookLM en el ámbito empresarial?
Google ha anunciado recientemente que está trabajando en una versión empresarial llamada NotebookLM Business, que probablemente incluirá funciones adicionales y adaptadas para el entorno corporativo. Esta versión podría permitir integraciones con herramientas empresariales, algo que los CRM tradicionales ya ofrecen. Sin embargo, el enfoque “sin estructura” que caracteriza a NotebookLM plantea una gran interrogante sobre la necesidad de estos sistemas formales en el futuro.
Mientras tanto, grandes empresas de CRM como Salesforce y Microsoft están desarrollando sus propios agentes de IA para optimizar la experiencia de usuario. Estos agentes, al igual que NotebookLM, también buscan simplificar la experiencia y hacer que la actualización y gestión de datos sea menos tediosa. Pero, ¿será suficiente? Para empresas que ya están acostumbradas a sistemas más rígidos, la flexibilidad de NotebookLM puede ser una propuesta muy atractiva.
¿Deberían los CRM tradicionales preocuparse?
La realidad es que el impacto de NotebookLM depende de la naturaleza de cada organización. Aquellas que necesitan un control minucioso y detallado de sus relaciones y datos tal vez encuentren que NotebookLM no reemplaza del todo a un CRM estructurado. Sin embargo, empresas y equipos pequeños, startups y freelancers podrían preferir la simplicidad y flexibilidad de esta herramienta.
Además, la adopción de NotebookLM abre una conversación sobre cómo las organizaciones valoran la accesibilidad y la inmediatez sobre la precisión estructurada de los CRM. ¿Estás en una empresa donde cargar información en campos específicos ya no es prioridad? Entonces, Google NotebookLM puede ser la alternativa ideal para tu equipo.