10 útiles características de las nuevas hojas de cálculo de Google Drive

Por en Productividad

08/01/2014



Hace unas semanas Google lanzó la nueva versión de su “excel”, Google Sheets, disponible en Google Drive y activable en g.co/newsheets. Varias fueron las novedades mostradas en su video promocional pero como fueron mostradas a todas velocidad, aprovechamos para explicarlas más despacio, una a una, para conseguir sacarles el mayor provecho. Igualmente, destacamos algunas otras características no mencionadas -unas no son nuevas, al menos para algunos- pero que son de gran utilidad.

1. Vistas de filtros (Filter views)

vistas de filtro

Ya lo comentó Juan Diego y está explicado en detalle en el foro de Google Drive:

El objetivo de las vistas de filtro es poder crear, nombrar y guardar filtros que podemos utilizar sin cambiar el modo en que otros ven la hoja de cálculo, ayudando así a trabajar de forma independiente viendo lo que más nos interesa, sin afectar al resto de personas que usen la misma hoja.

2. Puedes trabajar sin conexión

Más protección aún con una posible solución al peor problema de trabajar con aplicaciones en la nube: el quedarse varado cuando no hay conexión a Internet. Para que funcione hace falta instalar la webapp de Google Drive para Chrome, ejecutarla y habilitar los documentos sin conexión (en la parte izquierda de Google Drive pulsar en Más >> Sin conexión >> Habilitar el acceso sin conexión).

documentos sin conexion

3. Las fechas se pueden editar con ayuda del calendario

Será suficiente un doble clic sobre una celda que contenga una fecha para que junto a ella se despliegue un calendario miniatura que servirá como asistente en caso de que haga falta editarla.

fechas calendario drive

4. Ingresar funciones ahora es mucho más fácil

Aunque siguen en inglés -un inconveniente para muchos que nos hemos iniciado en el mundo de las hojas de cálculo con las decenas de funciones en español de MS Excel-, ahora es más fácil saber como usar la gran cantidad de funciones de Google Sheets gracias a su sistema de autocompletado que irá sugiriendo funciones relacionadas, explicando para qué funcionan y dando ejemplos de su uso.

nuevas funciones google drive

Por cierto, se han añadido más de 20 nuevas funciones (entre ellas, averageif, sumifs, countifs, weeknum, isemail, clean, workday.intl y clean) al catálogo completo de funciones.

5. Se pueden incrustar gráficos de entre decenas posibles

El asistente para gráficos de Google Drive es magnífico por lo fácil de usar y porque cuenta con decenas de tipos de gráficos interactivos (para series de tiempo son una maravilla), habilita sólo los disponibles según el conjunto de datos seleccionado, explica detalladamente como usar los demás y da ejemplos de su uso a través de plantillas que se pueden copiar un clic, por ejemplo, esta plantilla con una docena de gráficos de tendencia que incluye los de movimiento y los de mapas.

grafico mapa

6. Las hojas son más grandes y veloces

Era incómodo no poder crear tablas con más de un centenar de filas porque por defecto estaban limitadas por la capacidad de Google Drive, de esta manera, hacía falta ir agregando grupos de filas manualmente. Es entendible por la cantidad de recursos que ocupan los millones de usuarios de todo el mundo pero gracias a los más recientes cambios en la plataforma ya no habrá problema: tanto la capacidad como la velocidad de cálculos de Google Drive, han sido mejoradas.

miles de celdas

7. El menú contextual de la opción Pegar ha cambiado

Puede ser una trivialidad para muchos ya que podía solucionarse con la función TRANSPOSE, pero desde ahora también es posible, al igual que en MS Excel, contar en el menú de pegado especial con la opción Pegar la transposición y usarle así con un par de clics.

pegar transposición

Otro detalle sencillo es que cuando el texto incluido en una celda es de gran longitud, se ampliará su espacio a las celdas del lado derecho sin necesidad de hacer más anchas las columnas y/o filas.

texto extenso celda

8. Puedes descargar tus creaciones en formato XLSX, PDF, CSV, TXT, HTML y pronto ODS también

Esos son algunos de los formatos de descarga útiles, además de algunos más específicos como el TSV, para exportar el contenido a otros servicios online y Microsoft Excel aplicaciones de escritorio. La novedad es que la compatibilidad sigue siendo mejorada.

exportar formatos

9. Cuentas con decenas de atajos de teclado

Esta no es una novedad pero vale resaltarla por su gran utilidad y porque algunos apenas la conocen: las hojas de cálculo de Google Drive cuentan con más de una veintena de atajos de teclado. Para ver la lista completa basta con ir al menú Ayuda >> Accesos directos del teclado.

atajos de teclado google drive

10. Cuentas con un completo historial de revisiones

No te preocupes por las copias de seguridad, no importará si se ha ido la luz, estás en otro PC o has cometido un significativo error que ni siquiera encuentras pero ha afectado gran parte de la hoja, gracias al historial de revisiones (Archivo >> Ver historial de revisión) puedes disponer de versiones previas de tu archivo, restaurarlas o utilizarlas para visualizar los cambios que has realizado en cada versión.

historial de revisiones

Extra: La galería de secuencias de comandos ya no aparece

La noticia está destacada en el foro de Google Apps Script junto a otros pequeños problemas presentes en la nueva versión de Google Sheets y que apenas están teniendo solución, así que confiemos en que es algo apenas temporal. Para tenerla de vuelta basta con ir a la versión antigua, pulsar en el menú Herramientas y dar clic en la opción correspondiente.

galeria de secuencias

Para los que no lo saben, la galería de secuencias de comandos es un espacio donde cualquier desarrollador puede compartir sus funciones especializadas (algo así como las Macros en Excel) permitiendo que los demás las usen. Lo interesante es que gracias a JavaScript y la omnipotencia de los servicios de Google, se han lanzado herramientas tan brillantes como Gmail Meter.


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Comentarios (2)

  1. Gonzalo enero 8, 2014

    Es muy útil cuando se trabaja en un computador sin alguna aplicación ofimática, saca de mucho apuro

  2. Victor Corniel febrero 23, 2014

    Excelente

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