Si eres usuario habitual de Google Drive y Gmail, es probable que en algún momento hayas enviado por email un enlace a un archivo almacenado en tu Google Drive y tiempo después lo hayas eliminado, provocando que la persona a la que enviaste el enlace en su momento deje de tener acceso al documento para siempre. Gracias a la última modificación de Google Drive, no habrá que volver a preocuparse de este tipo de cosas.
La razón es que la compañía ha añadido la posibilidad de enviar desde Gmail cualquiera de nuestros documentos almacenados en Google Drive a nuestros contactos no solo como enlace (como era posible hasta ahora) sino también como fichero adjunto. De este modo, a pesar de que de forma posterior eliminemos el fichero de nuestra cuenta de Google Drive, nuestro contacto seguirá teniendo acceso al mismo. Para ello, únicamente hay que hacer clic en «Insertar como adjunto» a la hora de añadir al correo que estemos redactando el archivo almacenado en Google Drive, un procedimiento es de lo más sencillo. Eso si, hay que tener en cuenta que los archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google no podrán compartirse mediante un enlace.
Sin duda, se trata de una medida que los usuarios más habituales de los servicios de Google recibirán con los brazos abiertos.
Nuevas características se integran en Drive y editores de Documentos que nos simplifican el proceso al momento de realizar trabajo en equipo.
Ahora cuando escojamos la opción de compartir un archivo e introduzcamos la dirección de correo electrónico, veremos la foto del perfil de la persona. Esto nos ayudará a no cometer errores al escribir el correo incorrecto o a no confundirnos de contacto.
Y otra de las ayudas que tendremos, es que nos irá sugiriendo contactos que podríamos desear invitar a colaborar en nuestro trabajo. Estas sugerencias están basadas en colaboraciones anteriores o teniendo en cuenta las personas que más contactamos mediante nuestro correo electrónico.
Es una actualización pequeña pero que nos ayudará a evitar confusiones, ahorrarnos un par de clics, y enfocar toda nuestra atención a nuestro trabajo en lugar de perder tiempo solucionando errores.
Pocas pero considerables novedades aparecen en Google Drive tanto para su app de presentaciones como para la que nos permite la creación de documentos. Las presentan en su perfil oficial en Google+ y ya están disponibles para todos:
Se han enriquecido las opciones de tablas en los documentos de Drive con lo que ya ni siquiera hará falta recurrir a las hojas de cálculo para importar un tabla de calidad. La usual acción de insertar tablas (menú Insertar, Tabla) ahora generará tablas más funcionales, en particular, con opciones para combinar sus celdas por doquier (clic derecho >> Combinar celdas luego de seleccionar las correspondientes).
La segunda opción, aún más llamativa, es la de los filtros para imágenes que ya como Instagram y otras apps similares nos han acostumbrado, facilitarán el cambiar la apariencia de una fotografía, con escalas de colores predeterminadas, en instantes. Para darle uso, selecciona una imagen dentro del contenido del documento, pulsa en Opciones de imagen… en la parte superior derecha, y disfruta de lo ofrecido en la nueva barra lateral que se despliega. Por si fuera poco, se mostrarán barras de ajuste rápido que con un desliz modificarán su transparencia, brillo y contraste. Eso sí, quedan faltando las vistas previas para los filtros.
Finalmente, las diapositivas en Google Drive han recibido una pequeña característica que al menos hará pensar a la audiencia que la presentación cuenta con un final (?): Ahora será posible, con solo ir al menú Insertar y luego a Números de diapositiva…, activar en la parte inferior de cada diapositiva el número que le corresponde según el orden general que hemos definido.
Esto es lo que podemos leer en un post publicado en la cuenta oficial de «Google for Work» en Google +, donde el gigante buscador ha anunciado esta mejora en las videollamadas de Hangouts. Gracias a esta nueva integración de Google Drive y Hangouts, será posible compartir archivos almacenados en tu cuenta de Google Drive sin necesidad de abandonar la ventana de la videollamada, como había que hacer hasta el momento.
Para ello, tan solo tendremos que pulsar el botón de Google Drive situado en la esquina inferior derecha de la videollamada y posteriormente, seleccionar el archivo que queramos compartir con nuestro interlocutor. Una vez hecho, se mostrará una vista previa del contenido del fichero en la ventana de chat de la conversación, de forma que se pueda echar un vistazo rápido al contenido para comprobar de qué se trata sin, como decíamos, tener que abandonar la videollamada. Con esta medida, enfocada en ofrecer funciones de interés para aumentar el uso de Hangouts en el ámbito laboral, en Google esperan facilitar el trabajo colaborativo de los usuarios de ambas herramientas. Tal y como Google ha indicado, la incorporación de esta nueva función se irá propagando de forma gradual durante las próximas horas entre todos los usuarios de Hangouts.
Recientemente revisamos algunos de los mejores complementos de Google Docs para estudiantes y profesores e incluso recopilamos otras opciones geniales para extender las funcionalidades de las hojas de cálculo de Drive. Pues bien, hoy dedicamos el espacio a las útiles recomendaciones de Apps4Gapps, portal especializado en ayuda sobre las Google Apps, quienes han creado un decálogo con los mejores complementos de Drive, tanto para Docs como para Spreadsheets, en el trabajo empresarial. Aquí revisamos algunos de los más interesantes:
Imprescindible para la protección de documentos en Drive con firmas digitales generadas y gestionadas a través de un sencillo panel donde podrá controlarse hasta la cantidad de personas que pueden adjuntar sus rúbricas. Luego de ejecutar el proceso de firmado, los documentos resultantes pueden ser enviados vía email, en formato PDF, directamente desde la barra lateral que mantiene las opciones de HelloSign. Por cierto, para los que aún se valen del fax en sus comunicaciones, los desarrolladores de HelloSign también han trabajado en un complemento llamado HelloFax con características especiales para el control y envío por dicho medio.
Aunque en estos tiempos lo más sensato para trabajar con documentos de Drive en tiempo real y con otras personas comunicándose con ellas cara a cara es el valerse de Hangouts, UberConference es una opción a considerar para establecer conferencias de audio en segundos y sin abandonar el archivo en edición, una opción más cómoda para quienes no quieren matarse la cabeza con algunas limitaciones del software avanzado de videochat.
Ya le dedicamos un artículo completo a Social Drop por su brillante esencia, el agregar una barra lateral al editor de documentos de Drive permitiendo desde ella el publicar tweets, en particular, relacionados al contenido del texto creado y la URL de su ubicación. De paso, habilita el registro de retweets para revisar su popularidad.
Para disponer de elegantes diagramas con decenas de formatos para escoger (mapas mentales, diagramas de flujo, mockups, etc.) y la posibilidad de su integración dentro de los documentos con apenas un clic. Es compatible con móviles y web, cuenta con exportación vectorial, importación de archivos con formatos populares y manejo intutivo arrastrando y soltando elementos, entre otras cosas.
Para un manejo más personalizado y avanzado de los datos de Analytics a través de las posibilidades que brindan las fórmulas en las hojas de cálculo, en este caso, las de Google Drive. Los reportes de diferentes cuentas y perfiles pueden ser gestionados desde allí, pero uno de los más interesantes ítems que sobresale de sus capacidades es la facilidad para trabajar de forma colaborativa.
Para mezclar las capacidades de las hojas de cálculo con el correo electrónico. Con Yet Another Mail Merge es posible, luego de crear un mensaje y dejarlo como borrador en Gmail, utilizarlo como template y así gestionar productivamente, dentro de las celdas, los pocos datos que cambian entre uno y otro destinatario; Claro, desde allí se puede ejecutar el envío. Resulta perfecto para los que no desean sumergirse en el HTML o en servicios avanzados para la generación de plantillas.
Gracias a esta característica, tanto los usuarios de un iPhone 5S como de un iPhone 6 o 6 Plus, podrán acceder a Google Drive sin necesidad de escribir en ningún momento su contraseña, necesitando únicamente su huella dactilar. Sin duda, se trata de una medida de seguridad interesante para los más recelosos de su privacidad. Además de esta nueva característica, la actualización trae consigo mejoras adicionales como la posibilidad de abrir archivos y guardarlos en Google Drive desde otras aplicaciones. También se ha añadido la opción de descargar los vídeos que tengas almacenados en tu cuenta de Google Drive a tu dispositivo gracias al nuevo botón «Guardar vídeo» (algo que hasta el momento, no era posible), una función que estará disponible independientemente de la versión de iOS que utilices. Además, como suele ser habitual con cada actualización, se han corregido errores y mejorado el rendimiento en general de la aplicación.
Sin duda, se trata de una actualización obligatoria para todos los usuarios de la app. Podéis descargar Google Drive de forma gratuita desde la App Store.
Leemos en el blog oficial de Google Drive que en Google han actualizado la aplicación Google Drive para Android con el objetivo de adaptarla al nuevo Material Design, además de añadir nuevas y útiles características.
Estas mejoras se centran en la mejora del sistema de búsquedas de la aplicación, que a partir de ahora se actualizará en tiempo real mientras escribamos, mostrando los posibles resultados de búsqueda antes de que terminemos la frase, tal y como podemos ver en la imagen que acompaña este artículo, una medida que puede ayudarnos a ahorrar bastante tiempo si somos usuarios habituales de Google Drive. La siguiente nueva característica es que al compartir un archivo desde la aplicación, ahora tendremos la posibilidad de enviar un mensaje al receptor un breve mensaje explicando los motivos por los que estamos compartiendo un archivo con él. Además, podremos activar el uso compartido del archivo, permitiendo que el enlace del mismo sea público para que cualquier persona que lo reciba pueda ver, comentar o editar el documento. Si sueles trabajar con documentos en PDF, gracias al visor de PDFs incoporado en la actualización ahora podrás seleccionar y copiar el texto de los mismos sin necesidad de abrir otra aplicación, como teníamos que hacer hasta ahora.
Por el momento, estas nuevas características estarán disponibles únicamente en la versión para Android. Podéis descargar la aplicación desde Google Play.
A partir de hoy tendremos nuevas opciones disponibles al momento de trabajar con las Presentaciones de Google, que permitirán que las imágenes que integremos queden a la perfección.
Estas nuevas opciones las veremos al escoger “Opciones de imágenes” utilizando el menú contextual. Se abrirá un menú lateral que nos permitirá ajustar la transparencia, brillo y contraste de la imagen.
Buenas opciones que nos ayudarán a darle el efecto deseado, para que corresponda con el estilo de nuestra presentación. También encontraremos al abrir la pestaña que dice “Sin coloración”, 19 filtros para darle diferentes efectos tomando ciertos colores.
Podemos probar estas opciones tantas veces como deseemos y si no nos gusta el resultado simplemente podemos regresar a la imagen original. Todo esto sumado a las opciones que nos permiten recortar e integrar bordes, nos permiten contar con un suite interesante de herramientas para darle el aspecto apropiado a nuestras presentaciones.
El equipo de Google anunció que a partir de hoy se estará lanzando una actualización de la versión web móvil de Google Drive.
Así que si necesitamos recurrir a algún archivo de nuestra cuenta de Drive desde el móvil y no tenemos las aplicaciones correspondientes instaladas, podremos contar con una mejor experiencia al acceder desde el navegador.
Aunque no se dan detalles, podemos ver en la imagen que se ha compartido que la diferencia en la interfaz es enorme, presentando características de Material Design. Se dejan de lado los colores azulados y la incomoda organización de la carpetas, acercándose más a la experiencia ofrecida en su versión web y a la aplicación.
Ahora sí la versión web móvil se presenta como una opción a tener en cuenta en casos especiales como acceder de dispositivos de terceros, sin aburrirnos en el proceso o complicarnos con demasiados clics.
Solo resta esperar para observar los cambios al acceder desde el navegador de nuestro móvil a https://drive.google.com.
Atendiendo a los recientes anuncios en Google I/O 2014 sobre las mejoras que llegarían a Google Drive en cuanto a su compatibilidad con Microsoft Office, la suite de documentos en línea de Google ahora le facilitará el trabajo a muchos usuarios -especialmente profesionales- que deben trabajar con comentarios, revisiones y otros detalles de control de cambios que pueden causar problemas a la hora de abrir los ficheros en una u otra plataforma de documentos.
La actualización tiene que ver con la reciente incorporación de las «Sugerencias de edición (Suggested edits)» en Google Drive, una funcionalidad que equivale a la evolución de los comentarios convencionales para sugerir modificaciones en determinado documento. Pues bien, ahora si se descarga un archivo de Drive en formato .docx las sugerencias se mantendrán en los globos de comentarios del «Control de cambios (Track changes)» presente en las últimas versiones de Microsoft Word.
Y viceversa, si en la suite de Microsoft se utiliza esta funcionalidad para registrar sugerencias y cambios en los documentos, al subirlos a Google Drive y marcar la casilla de verificación correspondiente para que sean convertidos al formato de documentos de Google, todos los globos de texto se mantendrán y aparecerán en la barra lateral de sugerencias de Google Drive la cual se invoca desde la parte superior derecha (sobre el botón «Comentarios» o desde «Edición»).
En fin, un interesante cambio que probablemente no será de utilidad para todos pero para quienes aún prescinden de probar Google Drive por temor a perder muchas funcionalidades dispuestas en Microsoft Word, será una razón más para convencerse de que la brecha cada vez es menor y la primera sigue evolucionando para ser tan buena como la suite de escritorio de Microsoft.
