Dos formas de firmar documentos por Internet y exportar en PDF

Cada vez es más común firmar documentos digitales y enviarlos ví­a PDF por Internet, aunque en muchos paí­ses continúa siendo necesaria la firma en papel y el enví­o de los documentos por mensajero.

Las opciones existentes para firmar documentos de todo tipo son muy variadas, y hoy os comentamos dos de las más populares: Cudasign y DocHub.

CudaSign

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Anteriormente llamada Signnow, es una de las más sencillas en su uso. solo tenemos que subir el documento a su plataforma e incluir los campos de texto o firmas previamente registradas (pueden ser dibujadas en la aplicación móvil o en la web, así­ como subirse en forma de imagen desde el ordenador). El resultado puede exportarse en PDF o enviarse a otras personas para que realicen su firma correspondiente. Precisamente la existencia de apps para móviles lo transforman en una excelente opción para firmar documentos en cualquier lugar.

Por desgracia, si ponemos acentos en los campos de texto, el PDF no los reconocerá correctamente y los mostrará como cuadrados.

Todos los documentos firmados quedan registrados en nuestra cuenta para posterior consulta.

dochub

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Fantástica opción que, con un año de vida, se ha subido rápidamente al pódium. Permite editar PDFs, firmarlos, importar contenido de google Drive o Dropbox, abrir documentos office en varios formatos, instalar una extensión para chrome… por desgracia no tiene aplicaciones móviles, por lo que pierde en ese sentido para Cudasign.

Y vosotros, ¿qué opciones usáis?

signaturit, para firmar documentos por Internet

En varias ocasiones os he hablado de Signow, aplicación muy conocida que podamos usar para firmar documentos por Internet, y ahora nos presentan una solución que, desde mi punto de vista, supera a Signow en muchos aspectos.

Se trata de signaturit.com, solución creada en España que permite que subamos documentos (PDF) e indiquemos las regiones del mismo que pueden ser editadas (región para firma, para incluir texto, etc.). Cuando enviemos el documento a otra persona, esta tendrá que rellenar los campos indicados, firmando desde la web para devolver el documento al origen, generando un documento de actividad como el que veis abajo:

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Signaturit permite solicitar y realizar firmas electrónicas con plena validez legal desde cualquier servicio de correo electrónico (Outlook, Gmail…). Cuentan con alrededor de 1.200 clientes en más de 100 paí­ses, a pesar de que lanzaron su solución apenas hace un año.

Lo que me ha llamado la atención es, no solo la validez legal y el registro de actividad, sino la posibilidad de enviar los documentos sin entrar en la plataforma, usando nuestro cliente habitual:

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Incluyen APi para integrarse en el software de diferentes empresas y ofrecen un servicio gratuito limitado en el número de documentos enviados por mes.

Como punto en contra: no podemos usarlo para firmar documentos propios, está indicado para enviar documentos a otras personas (aunque siempre podemos enviarlo a nosotros mismos, claro). Tampoco permite subir archivos DOC, o JPEG, aunque hay muchas herramientas que permiten transformar ese tipo de ficheros en PDF.

PandaDoc, nueva solución para firmar documentos de forma digital

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Muchos de los que acostumbramos a firmar documentos con cierta frecuencia solemos usar SignNow para hacerlo desde dispositivos móviles, aunque no es la única forma que tenemos para este tipo de tarea.

PandaDoc (pandadoc.com) es una excelente solución web que permite, como podéis ver en el ví­deo inferior, enviar documentos y solicitar su firma a cualquier persona. Solo tenemos que subir el archivo y especificar el lugar donde debe firmarse, el destinatario recibirá la solicitación y será enviado a la aplicación, que permitirá incluir la versión digital de nuestra firma (previamente subida) en el lugar deseado.

Es posible colaborar en el documento comentando las partes que consideremos necesaria (eso no lo hace Signow), lo que transforma PandaDoc en una excelente solución para discutir contratos antes de firmarlos, por ejemplo.

PandaDocs dispone también de un módulo de estadí­sticas que nos permite saber quién y cuando ha abierto el documento, así­ como crear documentos directamente desde Internet o importarlos desde Google Drive o Dropbox, sin necesidad de subir ningún archivo previamente creado.

Aún están en una versión muy inicial del proyecto, por lo que de momento todas sus funcionalidades son gratuitas en esta fase beta, sin modelo de negocio aún definido.

Por cierto, el nombre de Panda viene de la preocupación por cuidar dicha especia: firmando más documentos digitalmente se gastará menos papel, por lo que habrá maÅ› árboles para que especies como el Panda puedan sobrevivir. Y parte de las ganancias se invertirán en cuidar a dichos ositos.

Os dejamos con el ví­deo de presentación:

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HelloSign presenta extensión para Chrome para firmar documentos en Gmail

A menudo recibo documentos que tengo que firmar y enviar de vuelta en poco tiempo. Esta operación, hace unos meses, la hací­a como muchos la hacen actualmente: Imprimir, firmar, escanear, y enviar archivo de vuelta, algo que dejé de hacer después de conocer la aplicación SignNow para móviles.

Tardo menos, claro, pero tengo que abrir el documento desde el móvil para firmarlo, algo que no siempre puedo hacer de forma urgente.

Ahora la tarea se hace más sencilla aún con la presentación de HelloSign para Gmail, una extensión para Google Chrome que nos permite firmar documentos de todo tipo sin salir de Gmail.

Una vez instalada veremos un enlace nuevo en los adjuntos del email: «Sign«:

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Al pulsarlo se abrirá un popup con la aplicación que nos permitirá, sin necesidad de registro (nuestro login será nuestro email), incluir nuestra firma y adjuntar el resultado en el email.

firma desde gmail

Para incluir la rúbrica podemos hacerlo de varias formas: dibujando con el mouse, capturando la firma con el móvil y enviarlo a una cuenta de email única para que se asocie a nuestro perfil, subiendo una imagen con la firma guardada en el ordenador… opciones no faltan.

Cada vez que recibamos un documento, podremos seleccionar una de las firmas registradas en nuestra cuenta de HelloSign, ayudando así­ a ahorrar tiempo en el obligatorio trabajo de firmar todo lo oficial que nos llegue.

Podéis instalar esta maravilla desde la Chrome Store