Categoría: Office y gestión de proyectos

Aplicaciones office para móvil y desktop, opiniones y herramientas para trabajar con documentos Office. Herramientas para gestión de proyectos.

Ya podemos añadir audio en las presentaciones Prezi

Publicado el

por Juan Diego Polo

prezi

En Prezi acaban de presentar su nueva función: Incluir audio en nuestras animaciones.

Pasando la marca de 20 millones de usuarios, y siendo sin lugar a dudas una de las formas más atractivas e intuitivas a la hora de realizar presentaciones de cualquier tipo, lo celebran con una función que puede ser fundamental para muchos profesionales: sonido.

Solo tenemos que seleccionar el punto donde incluiremos el archivo, previamente guardado en nuestro ordenador, para que suene al llegar en el momento adecuado durante la presentación.

Por supuesto podemos usar esta funcionalidad para narrar sobre cualquier presentación creada previamente y dejarlas disponibles en la web para que cualquiera pueda disfrutarlas sin necesidad de tener al autor explicando su contenido, algo que puede ser fantástico para cursos online, por ejemplo.

En TC recuerdan que estamos hablando de una aplicación realizada en Flash, aunque dispone de apps para móviles que permiten tanto visualizar como editar gran parte del contenido.

droptask, creando y gestionando tareas de forma gráfica

Publicado el

por Juan Diego Polo

droptask

Herramientas de gestión de tareas hay muchas, algunas más complejas, creadas para la administración de proyectos completos, otras más sencillas, como una lista de cosas que tenemos que realizar y otra de cosas ya realizadas, pero pocas son tan originales como droptask (www.droptask.com), una aplicación que usa diagramas para representar obligaciones y responsables.

Podemos agrupar los cí­rculos (tareas) en cí­rculos mayores, siendo posible ver rápidamente las obligaciones de cada departamento, por ejemplo, o filtrar por etiquetas o fechas las responsabilidades ya registradas. Cada cí­rculo incluye también la informacion de la fecha, siendo posible incluir archivos adjuntos y ver la foto de las personas que están trabajando en cada tema.

Desde la aplicación se han preocupado bastante en mostrar constantemente la actividad de cada tarea, presentando un «activiy feed» para saber quién está haciendo qué en cada momento. Podemos también activar alertas por email y establecer prioridades en las notificaciones.

El trabajo en equipo es otro fuerte de Droptask, permitiendo registrar diferentes miembros en cada proyecto para que peudan editar los diagramas y el log de actividades de cada uno.

La aplicación puede usarse desde dispositivos móviles, aunque de mometno no existe ninguna aplicación especí­fica para ningún sistema operativo móvil.

Screenhero, creando colaboración en una misma pantalla

Publicado el

por Rebeca Polo

screenhero

Profesores, estudiantes, profesionales, hoy casi cualquier sector utiliza herramientas colaborativas para proyectos comunes y los servicios que nos facilitan hacer el trabajo entre varias personas abundan, como es el caso de Screenhero.

En este caso compartiremos un documento en pantalla, sea el que sea, y tanto el que comparte como el que recibe la solicitud tendrán la posibilidad de editar el documento desde la misma pantalla, de forma colaborativa y por igual, con sus nombres indicados en el cursor que controlan. Por ejemplo, en caso de que un estudiante esté realizando un trabajo y quiera que un compañero complete otra sección o rellene una hoja de excel a la par, podrá invitar a otro usuario para realizar el trabajo a dúo.

Disponemos de todas estas funcionalidades de menara gratuita (con limitación para invitar a un usuario por trabajo y proyecto), aunque si buscamos algo más y deseamos tener soporte premium así­ como la versión del programa para empresas podremos adquirir la versión Pro por 5 y 49€ al mes, respectivamente. Os dejamos con un ví­deo para que veáis como funciona la colaboración con Screenhero: Continúa leyendo «Screenhero, creando colaboración en una misma pantalla»

Crea nubes de palabras con ABCya!

Publicado el

por Juan Diego Polo

palabras

Si estáis acostumbrados a crear montajes con las palabras de un texto, ideal para ilustrar artí­culos o analizar las veces que se repiten ciertas palabras en algunos textos, seguramente conocéis Wordle, uno de los lí­deres en esta categorí­a, o tagul.com. Las aplicaciones son buenas, pero no son las únicas existentes.

En abcya.com, portal de juegos educativos infantiles que ya comentamos aquí­, en WWWhatsnew, tienen una herramienta ideal para crear nubes de palabras atractivas, permitiendo cambiar el color y el formato del resultado, así­ como de eliminar algunos componentes finales (artí­culos, conjunciones, preposiciones, etc.).

Es posible configurar el número de palabras que queremos en la nube, cambiar los colores y el tipo de letra, dejando listo el resultado personalizado para que posamos guardarlo en formato de imagen.

slid.us, el nuevo sistema para realizar presentaciones

Publicado el

por Juan Diego Polo

Los hay que usan PowerPoint, otros prefieren Prezi, muchos votan por la herramienta de presentaciones de Google, o por la de Zoho… alternativas hay muchas, y slid.us promete sentarse junto a los grandes protagonistas.

Después de recibida la invitación podemos navegar entre presentaciones realizadas por otros usuarios, donde destacan las diapositivas con formatos variados capaces de ser consultadas desde cualquier dispositivo.

slideus

Podemos crear una presentación pública o privada, teniendo un menú izquierdo para alterar el fondo de cada página, el tamaño de letra, los colores, las transiciones, el tipo de párrafo… las opciones tí­picas en cualquier sistema de creación de presentaciones decente, existiendo una herramienta llamada «Expert» que abre un editor de código HTML para quien quiera personalizar más el resultado.

En la derecha tenemos varias plantillas que podemos elegir para nuestra página, con opciones de varias columnas, tí­tulos, espacio para contenido multimedia, listas y un largo etcétera.

Al tratarse de una red social de creadores de presentaciones, podemos ver los comentarios, el número de visitas, los «likes» y otras informaciones relacionadas con las acciones de la comunidad de usuarios, datos que solo aparecerán si nuestra presentación es pública.

Es posible navegar por trabajos de todo tipo (existen etiquetas para clasificar el contenido), algo que ayuda a obtener inspiración para nuestro próximo trabajo.

presentaciones

De momento existen 14 temas, más de 200 presentaciones y 509 autores. Es un proyecto muy joven que aún no ha establecido los precios del servicio, aunque informan que en la fase beta podemos tener hasta dos presentaciones con un número ilimitado de temas.

23Robots, para gestionar las vacaciones de nuestros empleados

Publicado el

por Juan Diego Polo

vacaciones

Nos presentan 23Robots (23robots.com) como una excelente solución, gratuita para empresas con menos de 50 empleados, para gestionar las vacaciones de los trabajadores.

Cuando no se tiene un sistema de ERP que incluya esa funcionalidad (algo que suele ocurrir en las pequeñas y medianas empresas) las vacaciones suelen controlarse con una hoja de cálculo administrada por algún empleado (un administrativo o incluso el financiero) que, además de sus tareas normales, tendrá que registrar estos datos de forma periódica.

El servicio online de 23Robots es una alternativa a los emails y el Excel dondo todo el proceso de vacaciones se puede gestionar desde la web.

– Los empleados solicitan vacaciones especificando dí­a de comienzo y duración. La aplicación avisa a la persona encargada de autorizarlas mediante un email.
– Las autorizaciones de las solicitudes también se hacen por web, y la aplicación avisa automáticamente al solicitante del resultado (autorizado o denegado).
– Los administradores pueden ajustar los dí­as de vacaciones de los empleados de forma individual, por ejemplo para añadir dí­as como compensación por horas extra.
– El calendario de vacaciones está siempre disponible, tanto ví­a web como integrado en las agendas de los empleados.
– Los administradores no tienen que preocuparse de llevar al dí­a los balances de dí­as usados y sin usar de los empleados, están disponibles en la web.

Un buen recurso para permitir tener mayor control de un tema al que no se dedica suficiente atención en la web en español.

Dos opciones para transformar tu letra en una tipografí­a para usar en el ordenador

Publicado el

por Juan Diego Polo

Hay miles de tipos de letra disponibles en la web, fuentes que podemos instalar fácilmente en nuestro ordenador para personalizar nuestros documentos. En las páginas web habí­a muchos lí­mites hasta hace poco tiempo, lí­mites que se han ampliado considerablemente con la aparición de proyectos como Google Web Fonts.

Pero si lo que deseáis es tener vuestra propia letra plasmada en los documentos digitales, hay dos opciones que os pueden ayudar con la tarea.

Una de ellas es myscriptfont.com, aplicación que ofrece un PDF en forma de plantilla para que escribamos a mano cada una de las letras que allí­ aparecen. Al terminar tendremos que subir dicho documento para obtener el archivo TTF, OTF o fuente SVG, listo para ser instalado en el ordenador.

Sus responsables también han creado extractpdf.com, una herramienta que ayuda a extraer textos e imágenes de archivos PDF.

tipografí­a

La segunda opción tiene un funcionamiento parecido. Se trata de YourFonts, aplicación que comentamos aquí­, en WWwhatsnew.com, en 2009 y que no ha evolucionado mucho desde entonces. En este caso podemos crear fuentes de hasta 200 caracteres y permite incluir nuestra firma, siendo ideal para sellar documentos digitales.

YourFonts, al contrario que myscriptfont, no es una aplicación gratuita, teniendo un coste de 9,95 dólares para obtener nuestra tipografí­a personalizada.

paperkit, configura plantillas de papel y bájalas en PDF

Publicado el

por Juan Diego Polo

paperkit

Papel cuadriculado, con lineas y con puntos de todos los formatos posibles, eso es lo que nos ofrece Paperkit.net, proyecto que permite definir las variables necesarias para poder personalizar el tipo de hoja que necesitemos y bajar el resultado en formato PDF para poder imprimirlo.

Sin necesidad de registro solo tenemos que elegir el tamaño de la hoja, el grosor de la linea, el tamaño de la cuadrí­cula y el color de del resultado, así­ como el margen existente en la plantilla.

A menudo tenemos que realizar alguna tarea que requiere un papel especí­fico, algo que puede traer muchos dolores de cabeza yendo de papelerí­a en papelerí­a o intentando crear una hoja de ese tipo en nuestro editor de imágenes preferido. La idea de Paperkit es simple, pero a veces es eso precisamente lo que necesitamos: algo sencillo y práctico para resolver un problema determinado.

Presentation.io, para que otras personas vean nuestra presentación en tiempo real

Publicado el

por Juan Diego Polo

presentación

Poder ver la presentación que alguien está realizando sin necesidad de realizar una videoconferencia es algo extremadamente solicitado en el mundo académico y profesional. Presentation.io es una de las propuestas existentes para realizar esta acción, siendo necesario tener únicamente un navegador web para visualizar la presentación deseada.

La solución es utilizada por instituciones de gran prestigio, como MIT, Stanford o Yale, teniendo una opción gratuita que puede ampliarse por 14 dólares al mes que permite guardar la presentación en Internet durante más de 48 horas (lí­mite de la opción gratis).

El responsable por la presentación solo tiene que subir el archivo (admite hasta 20 formatos diferentes) y empezar a transmitirla a todos los seguidores que tenga, que verán las acciones realizadas en tiempo real. Para ver una presentación solo hay que tener el enlace de la misma, sin ser necesario un registro en el sistema.

También podemos ver la presentación desde los móviles, aunque comentan en TNW que el «tiempo real» en este caso no es tan … «real», existiendo un pequeño desfase de tiempo desde que el presentador cambia de diapositiva hasta que el receptor percibe el cambio.

Una excelente opción para transmitir conocimiento y sincronizar acciones entre grupos de trabajo.

Google Drive ya permite la vista previa de más de 30 tipos de archivos

Publicado el

por Juan Diego Polo

drive

En el blog del antiguo Google Docs, hoy Google Drive, anuncian una nueva funcionalidad que muchos recibiremos con brazos abiertos.

Se trata de la vista previa de más de 30 tipos de archivos, permitiendo cambiar entre los ficheros hasta encontrar el deseado.

Fotos, documentos y ví­deos mostrarán ahora su contenido al pulsar en «Vista previa». Una vez que la nueva ventana está abierta, podemos ir navegando entre archivos usando las flechas laterales para consultar el contenido de otros del mismo directorio. Dentro de la vista previa es posible ver ví­deos y movernos por archivos de varias páginas, copiar texto, usar botones de zoom, usar funciones para compartir, descargar, imprimir o abrir el archivo para editarlo.

Durante los próximos dí­as tendremos la función disponible en todas las cuentas de los usuarios de Gmail.