Categoría: Office y gestión de proyectos

Aplicaciones office para móvil y desktop, opiniones y herramientas para trabajar con documentos Office. Herramientas para gestión de proyectos.

whiteboard, una interesante forma de organizar las tareas en casa y en el trabajo

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por Juan Diego Polo

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Aunque ya han una cantidad enorme de sistemas de gestión de proyectos y tareas tanto para web como móviles, siempre es interesante conocer más opciones, y hoy os presentamos una especialmente atractiva: whiteboard.co.

Disponible para android, ipad, iphone y con versión web, ofrece un panel que diferencia claramente las tareas que tenemos que realizar para organizar nuestro dí­a a dí­a en casa y las que son necesarias en el trabajo, siempre con la posibilidad de verlas todas juntas para poder tener una visión global de la situación.

Cada tarea puede ser marcada como realizada, así­ como aplazada para incluirla otro dí­a, semejante a como lo hacemos con todoist, wunderlist y demás protagonistas de esta categorí­a. Por supuesto podemos establecer fechas lí­mites, así­ como asignar obligaciones a otra persona.

Con opción de adjuntar archivos en cada una, y de colaborar con otras personas para que se realicen las mismas tareas (ideal para el trabajo en grupo), basa su funcionamiento en paneles de trabajo, paneles que pueden ser divulgados para compartirlos con otros.

El lanzamiento público ha sido realizado hoy, aunque llevan varios meses con una versión beta privada. Ahora lo muestran al público como una de las soluciones más limpias e intuitivas, basando su funcionamiento en el «desliza el dedo para terminar tu tarea», algo muy práctico en el mundo móvil.

Tiene grandes competidores, pero parece que han empezado con buen pié: gratis para todos en su versión web.

zenhub, plataforma de gestión de proyectos integrada en Github, ahora gratis para estudiantes

Publicado el

por Juan Diego Polo

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ZenHub es una plataforma de gestión de proyectos que hace algo más que integrarse en github: funciona como una aplicación nativa en su interfaz.

Desde allí­ podemos controlar nuestros proyectos usando paneles de trabajo bastante intuitivos, así­ como conectar con varios repositorios en el panel de tareas y ver todos los temas abiertos que requieren de la atención de nuestro equipo de programadores.

Como veis en la captura superior, podemos tener las tareas clasificadas en lo que hay que hacer, lo que está en revisión, lo que debe probarse, lo que se está haciendo, lo ya cerrado… una filosofí­a que recuerda mucho a las clásicas plataformas de bugtracking, como Mantis.

Con informes estadí­sticos, posibilidad de subir archivos para centralizar la información, sistemas de votos y comentarios para obtener feedback inmediato y una gran cantidad de clientes a sus espaldas, es gratuito ahora tanto para estudiantes como para los que contribuyen con proyectos de código abierto, con un precio de 5 dólares por mes y usuario para el resto de público.

Desde hace pocas semanas es capaz de integrarse también con Slack, avisando cada vez que hay una actualización importante en nuestros proyectos. Zenhub nació en 2014 y en junio de este año lanzaron la versión 2.0, ofreciendo, además de una nueva estética, varias funciones que podéis ver en esta publicación.

Llegó Office 2016, aquí­ tenéis las novedades

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por Juan Diego Polo

Desde el blog de Microsoft anuncian finalmente la llegada de su nuevo Office 2016, una evolución necesaria disponible ya tanto en Windows como en OS X para los usuarios de 365, siendo posible su compra sin suscripción.

Son muchas las novedades, pero aquí­ os dejamos las más destacadas para que podáis entender mejor los puntos clave de esta nueva versión:

– Tareas colaborativas: Podemos compartir cualquier documento en cualquier momento con otras personas, permitiendo así­ la edición en equipo. Esta co-autorí­a es la función más repetida por Microsoft en sus presentaciones.
– Integración con Skype, al compartir un documento podemos ver la ficha del colaborador, y comunicarnos con él gracias a un mini-skype integrado en la plataforma, tal y como se puede ver en la captura:

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– Office 365 Planner : Sistema de gestión de tareas integrado, siendo así­ posible asignar obligaciones, poner fechas lí­mite, crear notificaciones, actualizar estados, etc. La versión final saldrá dentro de unos meses.
– Office 365 Groups es parte ahora de Outlook 2016 y estará en una nueva aplicación para iOS, android y Windows Phone, permitiendo a los usuarios crear grupos privados o públicos. Cada grupo incluye un directorio compartido de emails, un calendario, espacio de almacenamiento para archivos de grupo y notas compartidas en OneNote.
– Productos diseñados para su uso en móviles, siendo esta una de las principales estrategias de Microsoft en los últimos meses.
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sheetsu, para crear una API a partir de una hoja de cálculo de Google

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por Juan Diego Polo

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Usando Google Spreadsheet podemos crear hojas de cálculo de todo tipo, pero de ahí­ a considerarlo una base de datos hay un paso importante.

Los que habéis trabajado con Microsoft Office seguramente sabréis bien la diferencia entre Excel y Access, mientras el primero es una hoja de cálculo, el segundo es una base de datos, aunque eso no impide que muchí­simas empresas usen Excel para guardar y clasificar miles de datos de todo tipo.

Con Google Spreadsheet ocurre algo parecido: podemos guardar, clasificar y filtrar miles de datos en su solución web, por lo que sustituye a una base de datos en muchas ocasiones.

Lo que pretende sheetsu.com es ofrecer una solución para que podamos crear una API a partir de una hoja de cálculo de Google, de forma que, usando GET y POST, cualquier persona pueda extraer información de la hoja de cálculo que queramos.

Solo tenemos que informar la URL de nuestra hoja en Google Spreadsheet y ver los ejemplos para que se construyan las órdenes necesarias que permitirí­an a los usuarios acceder a los diferentes valores allí­ guardados, como si de una base de datos se tratara.

En su página principal tienen ya algunos ejemplos de hojas y de urls que extraen datos de allí­, al mismo tiempo que indican que puede ser una buena solución para su uso en formularios, por ejemplo, mostrando una u otra información en función de los datos informados por los usuarios.

formswift, para editar y crear PDFs de forma gratuita sin instalar nada

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por Juan Diego Polo

Siempre hemos prestado atención a las herramientas que nos permiten separar páginas de un PDF, o unir varios archivos en uno solo, o editarlos, o crearlos… opciones hay muchas, y hoy nos presentan una especialmente interesante: formswift.com

Se trata de una herramienta web que nos permite realizar tres operaciones diferentes: crear documentos PDF rellenando campos e incluyendo texto directamente desde la web, abrir un documento PDF ya existente en nuestro ordenador y editarlo, y firmar cualquier documento que indiquemos.

El editor es realmente sencillo, solo tenemos que subir el documento y usar las herramientas de edición disponibles en el menú superior, tal y como muestra la imagen inferior:

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Como veis, es posible incluir nuevos textos, borrar contenido, incluir la firma en cualquier lugar, añadir imágenes y exportar el resultado como un nuevo documento.

La sección de firmas es semejante a la del conocido signnow (ahora cudasign), siendo posible solicitar que otra persona firme el documento que tenemos abierto.

Para crear un documento nos ofrece varias plantillas y un buscador, con la posibilidad de elegir el tipo que deseamos y ver como el formulario de datos se abre directamente.

Incluyen también un recurso que ayuda a pasar de PDF a Word, disponible en formswift.com/convert-pdf-to-word para que sea posible realizar el trabajo directamente.

Outlook para iOS ya permite abrir y editar archivos adjuntos en Word, Excel y PowerPoint

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por Sergio Asenjo

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Recientemente, Microsoft ha actualizado Outlook y la suite de Office para dispositivos iOS con el objetivo de permitir a los usuarios abrir y editar archivos adjuntos recibidos por correo electrónico en Word, Excel y PowerPoint de una forma mucho más sencilla.

De esta forma, los usuarios que tengan instalada las versiones más recientes de estas apps podrán abrir y editar los documentos de Office que reciban como archivos adjuntos en Outlook directamente en sus respectivas aplicaciones. Además, en caso de no tener instalada la app necesaria, Outlook permitirá descargarla a través de la App Store. Una de las caracterí­sticas más interesantes de esta integración entre aplicaciones es la posibilidad de volver al mensaje de correo electrónico pulsando un botón tan pronto hayamos terminado de editar el documento. Además, el documento actualizado con los cambios realizados se adjuntará automática al correo electrónico, listo para enviar. Por último, en caso de estar trabajando en un documento desde las aplicaciones de Word, Excel o PowerPoint, también tendremos la opción de «Enviar con Outlook» en el menú compartir de estas aplicaciones, facilitando así­ el enví­o de nuestros documentos por correo electrónico.

A pesar de que por el momento esta nueva caracterí­stica únicamente está disponible para usuarios de iOS, desde Microsoft han aprovechado la ocasión para confirmar que estará disponible en Android en los próximos meses.

Fuente e imagen: Office.

Lavagna – Gestión de proyectos de código libre

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por Juan Diego Polo

No faltan las herramientas web que ayudan a gestionar proyectos. Desde el omnipresente trello al clásico Mantis (este último más orientado a la gestión de tareas y errores), los hay de todos los tamaños y colores, y hoy os presentamos a uno que nunca pasó por aquí­: Lavagna.

Programado en JAVA, está pensado para la gestión de pequeños proyectos, prometiendo tanto facilidad en su uso como en su instalación (compatible con todas las plataformas, claro).

Con un panel de control de las actividades, permite visualizar las tareas con el estilo de cuadros que veis en la imagen, ayudando a tener una visión completa de todo el desarrollo del proyecto.

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Además de estadí­sticas y monitorización de metas, Lavagna incluye un buscador bastante potente que ayuda a encontrar cualquier tarea de cualquier proyecto, independientemente de su estado, permitiendo también la clasificación con etiquetas y la identificación usando cuentas de google, persona, twitter y github (no, nada de facebook).

Por supuesto, también tiene gestión de permisos de usuario, añadiendo la posibilidad de crear un perfil para el cliente final, quien solo visualizará la información actualizada en tiempo real.

La versión 1.0 nació hace 10 dí­as, aunque ayer mismo lanzaron la 1.0.2 corrigiendo algunos errores.

por supuesto, también es posible seguirle los pasos en github

Microsoft actualiza OneDrive para ser más útil en el trabajo en equipo

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por Juan Diego Polo

En el blog de onedrive anuncian algunas novedades que pueden ayudar bastante a los grupos que trabajan con sus documentos.

Por un lado han añadido la posibilidad de incluir en nuestro OneDrive los directorios compartidos, por lo que se podrán sincronizar con nuestro ordenador de la misma manera que se hace con los documentos propios. Esta función aparece con un enlace llamado «Add to my OneDrive»

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De esta forma, varias personas pueden trabajar en un mismo documento desde su PC (usando Office, claro), y es ahí­ donde llega la utilidad de la segunda novedad: avisan cuando alguien ha empezado a editar un documento, y se puede recibir la notificación tanto en las apps móviles como en el Apple Watch.

También se enviará un email con el resumen de todas las alteraciones que nuestros documentos han recibido, permitiendo así­ tener más control sobre nuestro trabajo.

La tercera de las actualizaciones está relacionado con el buscador, ya que podremos encontrar tanto documentos office como PDFs usando palabras que estén dentro de ellos, búsqueda que puede realizarse en documentos propios y en compartidos.

Microsoft tiene que correr para ponerse a la altura de la plataforma de Office de Google, pero parece que los pasos que están dando están bien orientados. Por desgracia los usuarios de LibreOffice seguimos abandonados en el mundo del trabajo colaborativo… pero bueno, tiempo al tiempo.

zeetings, una nueva y fantástica forma de hacer presentaciones online

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por Juan Diego Polo

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Sistema para hacer presentaciones en la web, hay muchos, pero no por eso dejan de seguir creando, innovando en busca de transformarse en el nuevo PowerPoint Online.

Nos presentan ahora zeetings.com, una solución que nos permite enviar nuestras presentaciones a Internet y mostrarlas al mundo en una url única, algo que no es en absoluto innovador. Lo que cambia son algunos detalles que transforman la plataforma en una solución realmente interesante:

– Cuando quien presenta cambia de transparencia, los visitantes ven el cambio al mismo tiempo, independientemente del dispositivo que estén usando.
– Es posible realizar encuestas en un zeeting, y cuando los participantes respondan, se verán los cambios en tiempo real.
– Podemos crear preguntas y dejar que la audiencia las responda o que enví­e comentarios sobre un contenido especí­fico.
– En todo momento es posible ver quién está conectado a nuestra presentación, y podremos enviar mensajes privados a cualquiera de ellos.
– Al terminar la presentación veremos estadí­sticas relacionadas con el tiempo, la aprobación, los visitantes… algo semejante a lo que veis en la siguiente captura:
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Google lanza plugin de Google Drive para Microsoft Office en Windows

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por Fco. José Hidalgo

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Google nos sorprende hoy con el lanzamiento de un nuevo plugin que permitirá a los usuarios de Microsoft Office en Windows acceder, editar y guardar los cambios sobre aquellos documentos que tengan disponibles dentro de Google Drive. Esto significa además que si han comenzado a crear nuevos documentos en sus equipos de escritorio, los mismos también los podrán guardar dentro de Google Drive, entendiéndose a Google Drive con el lugar donde «mantener todos sus archivos importantes», según indica la compañí­a en su comunicado, en el que añade que este nuevo lanzamiento forma parte de su enfoque abierto.

De este modo, aquellos usuarios de Office para Windows que se descarguen e instalen el plugin, ahora podrán hacer uso de Google Drive para acceder, editar y guardar sus archivos importantes, dando a los usuarios una mayor libertad de elección a la hora de decidir sobre qué aplicaciones y dispositivos desean acceder y editar sus documentos. A esto se une a que en el pasado mes de noviembre, Google lanzó una extensión para su navegador Chrome que posibilitaba la apertura de documentos alojados en Google Drive directamente a través de las aplicaciones de escritorio.

Sin duda, se trata de un lanzamiento llamativo pero que otorga a los usuarios la libertad de elección incluso mediante el uso de herramientas y dispositivos de compañí­as rivales, interoperando con las mismas más allá del propio ecosistema de Google.

El plugin se encuentra disponible de manera gratuita a través de la página habilitada para ello, en el que los usuarios tan sólo deberán presionar el botón Descargar, además de leer y aceptar los términos del acuerdo.