Digitalizar una Pyme no es renovar ordenadores

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Todo parece indicar que en breve varios países europeos podrán disfrutar de grandes cantidades de dinero para ayudar en la digitalización de varios sectores, por lo que ahora se trata de pensar, hacer cuentas y verificar en qué puede invertirse ese dinero para que pueda considerarse, efectivamente, una inversión, y no un gasto sin sentido.

Es un tema que debatimos ayer en el 46º Afterwork online entre CIOs, CTOs y CISOs con 120 profesionales IT, y que seguirá debatiéndose durante mucho tiempo mientras existan personas que piensan que digitalizar pymes y administraciones públicas es comprar ordenadores nuevos y renovar los móviles de los empleados.

Veamos lo que es digitalizar y lo que no es digitalizar una empresa:

Digitalizar NO es renovar dispositivos. Recibir millones y usarlos para cambiar los ordenadores es, en la mayoría de las ocasiones, una bonita forma de tirar el dinero. Es cierto que en algunas contadas ocasiones sí es necesario comprar nuevas máquinas, tanto PCs como servidores, pero en la gran mayoría de casos un ordenador de hace 10 años puede seguir funcionando perfectamente para un gran abanico de tareas. Antes de cambiar un ordenador hay que preguntar si es realmente necesario, porque cambiarlo solo porque «es antiguo» no tiene ningún sentido. En caso de que la política de empresa sea «renovar ordenadores cada 5 años», el dinero se gastará donde no toca y no quedará suficiente para realizar un verdadero trabajo de digitalización.

Digitalizar NO es migrar todo para Google, Amazon o Dropbox.

Digitalizar NO es cambiar las cuentas de email de la empresa para usar las de Microsoft en la nube sin pensar antes el motivo por el que eso es una buena idea.

Digitalizar NO es quitar el hosting del sótano para cambiar a DigitalOcean o AWS.

Digitalizar ES conocer el flujo de información de una empresa y entender cómo la tecnología puede ayudar a agilizar los procesos. Es pensar en backups y en seguridad, es evitar trabajos monótonos y aprovechar la mano de obra calificada para hacer algo más que copiar y pegar datos de excel durante horas, es entender cómo pueden ayudar las soluciones en la nube para aumentar la productividad de la empresa y agilizar los procesos de comunicación.

Para poder hacer un proyecto de digitalización en una empresa es necesario crear un proyecto juntando a equipos diversos de los departamentos, escuchar sus problemas, entender el día a día de cada zona clave dentro de la compañía. Hay que conocer los riesgos y evitar que si tenemos un ataque tengamos que recurrir a archive.org para recuperar lo que publicamos en la web hace 5 años.

Una vez realizado el proyecto, que puede durar meses, es posible que aparezcan soluciones, justificadas, para cambiar ordenadores, migrar hostings o cambiar cuentas de email, pero todo ello debe venir acompañado con un proceso de formación que también cuesta dinero. Hasta las empresas más robustas digitalmente hablando pueden ser atacadas si una persona abre un email e instala un programa que no debía de haberse instalado (ningún antivirus es infalible), o pueden ser susceptibles al hacking social, dando datos por teléfono a algún supuesto empleado de Microsoft que «quiere hacer una manutención».

Miedo me da cuando oigo que miles de pymes e instituciones públicas recibirán millones para «digitalizarse» sin que nadie antes les explique lo que eso significa. Si se hace mal, dentro de 10 años seguiremos pidiendo dinero porque los ordenadores, de nuevo, se han quedado «viejos».