Más del 50 % de las sociedades en todo el mundo tropiezan con dificultades al pasar a la transformación digital debido a que las tecnologías que se usan en las mismas ya han caducado. En Rusia ya durante 2017–2018 a este camino pasaron el 63 % de las sociedades. En la industria es particularmente difícil: la introducción como tal de IT-productos complejos en las empresas del sector minero representa uno de los procesos más afánosos, ya que el sector es conservativo. Tres secretos ayudarán a un directivo a realizar exitosamente un proyecto tomando como ejemplo la introducción e incremento de la productividad en una de las empresas rusas.
El trabajo competente con los cuadros
Existen varios grupos con fines especiales o partes interesadas de la transformación digital: accionistas (ordenante), alto directivo, otros empleados de la empresa. Cada grupo tiene sus intereses y objetivos que no coinciden. A los accionistas es necesario mostrar el producto en función, al alto directivo es necesario demostrarle su eficiencia, y a los empleados es necesario enseñarles a usar dicho producto. A su vez las opiniones sobre el grado de la actividad digital «entre los superiores» también se diferencian: en el año 2018 como tal, el 40 % de los dirigentes estaban seguros que todo estaba en orden, y un 35 % de los altos directivos tenía dudas sobre esto.
El directivo que se dedica a introducir IT-productos debe trabajar intensamente con los superiores inmediatos y sus subordinados, y no con la dirección de la sociedad. Es importante enseñar al personal a utilizar las posibilidades del producto y recopilar la cantidad máxima de sugerencia sobre su funcionamiento. Para eso se requiere cambiar la actitud laboral de los especialistas. Cada miembro del colectivo debe tener conocimiento total de su funcionalidad.
Aquí el interactuar solamente con los altos funcionarios y los accionistas representa un error frecuente. La gran parte de los directivos que introducen IT-productos trabajan con los jefes grandes, satisfaciendo los requerimientos de los mismos. Esto conlleva al fracaso del proyecto, y en perspectiva a largo plazo a que se compre el IT-producto de un concurrente. En el sector minero, un alto directivo no tiene las competencias suficientes para llevar el producto hasta el servicio industrial.
De esta manera, al introducirse productos de la sociedad Zyfra, nuestro equipo en cada empresa hace un apresentación ante todos los empleados sobre la transformación digital del negocio, sobre los algoritmos internos de funcionamiento de nuestro programa informático. En primera, nosotros ayudamos a analizar la información operativa, que permite tomar decisiones durante la producción en el régimen de tiempo real, a su vez involucrando en el trabajo con el PI (Progaram Informático) nuevo a todos los empleados de la empresa. El sentido de la participación de la persona en algo nuevo eleva el grado de responsabilidad de los empleados. Este proceso en promedio ocupa varios meses. Los especialistas que trabajan en la empresa pueden estar lejanos de la automatización y de las tecnologías digitales, por eso que es importante seleccionar términos y palabras comprensibles.
El directivo debe cambiar el enfoque de trabajo que fue elaborado durante muchos años en el sector completo. Es necesario hacer llegar al personal el valor que tiene el PI nuevo y la necesidad de su uso en la empresa, la importancia que tiene para el trabajo la automatización de los procesos. Así por ejemplo, los sistemas de monitoreo de circuitos de regulación (SMCR) en la producción ahorran recursos energéticos en un 10 %, reducen los gastos de mantenimiento técnico hasta un 10 %, incrementan la productividad laboral en un 5 %.
El incremento de la cualificación del personal
Cada directivo que se dedica a introducir IT-productos debe enseñar a las personas a usarlos para incrementar la efectividad del trabajo. Adiestrar al usuario, sumergirlo en los detalles y las posibilidades del producto, y mejor que todo, utilizarlo junto con el mismo durante el transcurso de cierto tiempo. De hecho, crear un mercado de profesionales con conocimiento del producto de su sociedad, puesto que la insuficiencia de cuadros cualificados representa uno de los factores claves, que detienen el desarrollo digital según la opinión del 33 % de los encuestados por Deloitte. Y según los datos de una encuesta de Veeam Software el 44 % de los respondientes consideran que la ausencia de habilidades representa la barrera principal en el camino hacia la digitilización.
El error principal consiste en dejar de adiestrar a los especialistas en el uso de un IT-producto nuevo, o abordar el adiestramiento máximamente formal. La mayoría de las personas no reconocen que no saben utilizar algo nuevo, pues esto puede traer consecuencias administrativas o al despido. Y eso a pesar de que en la esfera de extracción de materia prima el miedo a perder el trabajo es mínimo, como comunica HeadHunter. El índice de estabilidad que oscila de -1 a 1, aquí constituye 0,43.
Sin embargo, solamente en casos excepcionales la gente está dispuesta a estudiar las posibilidades del producto y acudir por aclaraciones al soporte técnico. Esto trae como consecuencia que sea imposible utilizar efectivamente las posibilidades del producto y el riesgo de conllevar a que los usuarios vayan a negarse al mismo, ya que el mismo no satisface sus demandas.
En una de las empresas donde fue introducido exitosamente el producto de la sociedad Zyfra, casi dentro de un año se supo que los empleados utilizaban sus posibilidades solamente en un 25 %, y la mayor parte continuaban acurriendo a los instrumentos viejos. De 100 informes analíticos e instrumentos de trabajo operativo, se encontraban trabajando constantemente solo 5. Naturalmente que esto creaba una experiencia negativa para los usuarios y los dirigentes de la empresa. Después de llevar a cabo un adiestramiento repetido, entrenando totalmente a algunos especialistas claves tomados por separado, nosotros transferimos todos los departamentos de producción a trabajar con nuestro producto, con lo cual incrementamos la productividad de la empresa en un 10 % tan solo en un mes.
El trabajo constante sobre el producto
La recopilación de datos teóricos y prácticos en el transcurso de todo el tiempo de interacción con el producto representa la etapa más larga e importante de su introducción. Y aquí el error consiste en dejar de superar las dificultades, no corregir los problemas de su IT-producto, dejarlo así como lo inventaron los desarrolladores. No convencer a los programadores y a la dirección de su sociedad en la necesidad de llevar a cabo cambios y mejoramientos.
Los directivos que introducen un IT-producto no conocen los procesos tecnológicos y no pueden ser expertos en dicho sector. Si todas las tareas planteadas son solucionadas, los trabajadores mismos ofrecerán una información detallada sobre las insuficiencias del producto con la cual después podrán trabajar los programadores. Y de la «elaboración definitiva» del IT-producto depende que los empleados deseen interactuar con el mismo. Esto se ve en el ejemplo de introducción de CRM en la sociedad Sibur: en enero del 2019 se efectuaron 347 entradas al sistema, y en mayo del 2020 después de su «elaboración definitiva para sí» – 1819.
En uno de nuestros proyectos que se introdujo dos años, resultó que las posibilidades del sistema se utilizaban solamente en un 15 %, con el mismo interactúaban solamente los despachadores. Nadie cumplía con las disposiciones internas sobre el nombramiento de los responsables por diferentes módulos del producto. En la empresa no había un usuario clave del sistema ni un usuario final, que pudiese familiarizarse con su funcionalidad y aceptarla en su trabajo, o hacer observaciones objetivas. Faltaba la comunicación entre el departamento de planificación y de producción, los empleados de la empresa no sabían cual de ellos respondía por rellenar los manuales del producto. Lo importante era que el alto directivo rendía cuenta a los accionistas de que el sistema se usaba al 100 %, que no era cierto.
El servicio del sistema, control con el cumplimiento de las disposiciones internas fue asumido por nuestro equipo, que en asociación con los usuarios finales preparó para el sistema los requerimientos necesarios para la producción y los envió al departamento de invención. Nosotros participamos en todas las reuniones de producción, seguimos la vida de la empresa, efectuamos reuniones de trabajo y experimentamos con la funcionalidad de nuestro producto, involucrando a los responsables de producción. Como resultado el cliente recibió no solamente un producto, sino también un sistema nuevo operacional que resultó rentable en un año, y el ordenante se vió obligado a introducir en servicio industrial el producto.
Independientemente de la cualificación de los empleados y el grado de su conservatismo, se pueden introducir productos nuevos complejos, realizar exitosamente la transformación digital. Lo fundamental es establecer relaciones a largo plazo. Los cambios de la filosofía de trabajo son un proceso largo, que requiere de esfuerzos considerables.
La lista de comprobación para introducir un IT-producto es:
- Definir en que está orientada la transformación digital, para quién está creado el producto y quién es su usuario.
- Comunicar al personal su valor de la forma más clara posible.
- Incrementar continuamente la cualificación de los empleados para llevar a cabo el adiestramiento de nuevas posibilidades.
- Poner a prueba el producto, experimentar la funcionalidad y cuestionar todos los problemas.