Gestionar todo lo relativos a los trabajadores de una empresa es una carga extra de tareas que los departamentos de Recursos Humanos o los empresarios deben asumir en el total de sus ocupaciones diarias.
Afortunadamente, la evolución de las herramientas informáticas se traduce, en el caso de las pymes, en la existencia de Software de Recursos Humanos que facilitan esta tarea automatizando algunas acciones.
¿Cómo lo hacen? Manteniendo toda la información relativa a los trabajadores en una base de datos y, además, poniendo a disposición de los directivos otras herramientas para optimizar todo los relativo a los recursos humanos y mejorar así los resultados de al empresa.
¿Por qué contratar un Software de Recursos Humanos?
Contar con un Software para la gestión de todo lo relativo a los recursos humanos de una pequeña o mediana empresa es necesario. Sin embargo, un cúmulo de pequeñas tareas relacionadas con esto se puede convertir en un volumen de trabajo que obligue al empresario a dejar de lado otras ocupaciones.
Además, mantener toda la gestión de los recursos humanos de la compañía en hojas de Excel, como se ha hecho tradicionalmente, o más delicado incluso, en papel, no solo es un riesgo, sino que complica todavía más el trabajo.
Sobre todo en los casos en los que la empresa está en crecimiento, momento en el que hay que actualizar y ampliar datos continuamente y trabajar cada vez con más volumen de información o si, como están haciendo muchas firmas en la actualidad, se está implementando el teletrabajo.
Un software que cubra tus necesidades:
Lo importante a la hora de elegir un buen Software de Recursos Humanos es que cumpla con todo lo que la dirección de la empresa le puede requerir al programa para cumplir con las funciones del departamento de RRHH ¿Qué es lo más importante a tener en cuenta?
Core RR.HH.
Otorgar y retirar permisos a los trabajadores, gestionar los contratos, las horas extra o las nóminas es, sin duda, lo más relevante en estos software y una de las herramientas a las que más partido se le va a sacar.
Reclutamiento
A la hora de publicar una oferta de empleo, conviene contar con dispositivos que permitan anunciar el proceso de selección en distintas plataformas como redes sociales o portales de búsqueda de empleo.
También es importante que el software de Recursos Humanos cuente con el sistema ATS (Applicant Tracking System), que permite planificar las entrevistas, realizar un seguimiento a los candidatos, y facilitar, en resumen, el proceso de contratación.
Gestión de competencias y talento
Este apartado del software está especialmente dedicado a gestionar las competencias de los miembros de la plantilla: ¿quién cuenta con el diploma que le capacita para realizar una tarea? ¿Cómo organizar los próximos cursos de formación? Esta herramienta ofrece una visión completa y clara de todo lo relativo a conocimientos, formación y competencias.
Analítica de RRHH
Permite realizar encuestas de satisfacción entre los trabajadores, así como recoger todos los datos relacionados con la actividad de RRHH para poder establecer una estrategia cada vez más afinada y que logre mejores resultados.
Nómina
Otro de los puntos de mayor interés está en la gestión de las nóminas. Generalmente, y debido a la complejidad e inversión de tiempo que supone este trabajo, la gestión de las nóminas se deja en manos de un agente externo.
No obstante, las pymes deben mantener todos los datos para procesar las nóminas en sus software de RRHH, de modo que cualquier acuerdo con el trabajador relativo a nóminas quede reflejado y se pueda tener en cuenta a la hora de realizar el pago mensual.
Integrar las nóminas en el software es la mejor decisión para que todo el trabajo del servicio externo sea óptimo y se eviten todos los fallos posibles.
Que sea en la nube
Algo a tener muy en cuenta es que los datos del software de Recursos Humanos no esté instalado en los servidores de la propia empresa, sino en un centro de datos externo.
Esto es ideal para liberar la carga de trabajo de las máquinas de la propia empresa, además de que se puede acceder desde cualquier punto con conexión a Internet.
De hecho, la mayor parte de sistemas de recursos humanos se ofrecen directamente en la nube, y las empresas solo pagan el derecho de usuario, una cuota mensual por acceder al servidor.
Que tenga soporte en tu país y en tu idioma
Ante cualquier problema con el uso de esta herramienta se activan todas las alarmas: el software de Recursos Humanos guarda información importante y de carácter privado que la empresa debe manejar y a la que tiene que poder acceder en cualquier momento.
En ese sentido, es necesario que la empresa que ofrece el software tenga soporte en el país en el que está la empresa y ofrecer la ayuda en el idioma original.
De este modo, ante cualquier problema, duda o incidencia, se podrá contactar con el servicio de soporte para encontrar una solución óptima en muy pocos minutos.
Todos estos detalles son imprescindibles para el buen funcionamiento del departamento de recursos humanos de la empresa. Gracias a este tipo de software de Recursos Humanos las pymes consiguen optimizar y mejorar todo su trabajo en este área de la empresa.