Cuando un equipo funciona bien a distancia o en trabajo híbrido, suele apoyarse en tres pilares que se complementan como una buena cocina: una despensa compartida para el trabajo diario (documentos compartidos), una encimera grande para pensar sin límites (pizarras online) y una mesa donde hablar y decidir (reuniones online con chat y canales). Si uno falla, el equipo termina improvisando con capturas de pantalla, mensajes sueltos y archivos “versión final FINAL 3”.
Lo interesante es que no existe una combinación única para todos. La clave está en elegir herramientas que reduzcan fricción, respeten cómo trabaja vuestra gente y se integren entre sí para que la información no se pierda por el camino.
Documentos compartidos: donde vive el trabajo cotidiano
El día a día de un equipo se mide en propuestas, presupuestos, presentaciones, notas de reuniones y hojas de cálculo. Aquí lo que importa no es solo “editar”, sino hacerlo con colaboración en tiempo real, comentarios claros, historial de cambios y acceso sencillo para que nadie se quede fuera.
Google Workspace: rapidez y colaboración inmediata
Si vuestro trabajo sucede mucho en el navegador y os interesa que varias personas escriban a la vez sin complicaciones, Google Workspace suele encajar como un guante. Docs, Sheets y Slides se sienten ágiles para coeditar, comentar y revisar cambios, con un control de versiones que permite volver atrás cuando algo se rompe o cuando alguien pregunta “¿quién tocó esto?”. La adopción suele ser rápida, sobre todo en equipos distribuidos, porque no exige instalar nada y funciona bien en casi cualquier equipo.
Un ejemplo cotidiano: es como tener una pizarra de corcho comunitaria en la cocina de la oficina, pero digital, donde cualquiera puede pegar una nota, corregir una cifra o dejar un comentario sin pedir permiso ni esperar a que “se libere” el archivo.
Fuentes como Google suelen destacar esta orientación a la colaboración desde el navegador y la integración con su ecosistema (calendario, correo y almacenamiento), que a nivel práctico se traduce en menos saltos entre aplicaciones y menos “¿dónde está el archivo?”.
Microsoft 365: potencia de escritorio y músculo para hojas de cálculo
Si vuestro equipo vive en el entorno Office, necesitáis funciones avanzadas o dependéis de hojas de cálculo complejas, Microsoft 365 suele dar una ventaja clara. Word, Excel y PowerPoint brillan en escenarios donde se requiere profundidad, especialmente Excel cuando entran en juego modelos, fórmulas avanzadas, flujos de datos o archivos grandes. La combinación con OneDrive para compartir y con Teams para conversar y reunir al equipo ofrece un paquete muy completo para empresas que ya trabajan con Windows o tienen procesos montados alrededor de Office.
Pensad en ello como una caja de herramientas profesional: quizá no la usas completa todos los días, pero cuando hay que hacer una reparación seria, agradeces que esté ahí. Microsoft suele subrayar precisamente esa mezcla entre potencia de aplicaciones de escritorio y colaboración conectada a la nube.
Notion: el “hub” de conocimiento del equipo
Notion no compite de forma directa con una suite ofimática clásica en todas las situaciones, pero se ha ganado un lugar como centro de operaciones para equipos que necesitan ordenar conocimiento, procesos y proyectos. Funciona muy bien como wiki viva, base de datos flexible y espacio donde conviven notas, tareas y documentación interna, todo con colaboración en tiempo real.
En términos cotidianos, es como pasar de una habitación llena de carpetas desordenadas a un mueble con cajones etiquetados: “onboarding”, “políticas”, “briefs”, “roadmap”, “reuniones”. Aporta claridad cuando el equipo crece o cuando hay rotación, porque el conocimiento deja de depender de “pregúntale a Ana” y pasa a estar accesible y actualizado.
Pizarras online: pensar con las manos (aunque estéis lejos)
Hay decisiones que no nacen en un documento lineal. Para idear un flujo, mapear un viaje de usuario o hacer una retrospectiva, una pizarra online se parece más a una mesa llena de post-its que a un procesador de texto. Lo valioso es el espacio para explorar, mover piezas, agrupar ideas y ver el conjunto sin que nadie se pierda.
Miro: el taller visual con lienzo infinito
Miro destaca por ser una pizarra muy completa: lienzo infinito, plantillas para dinámicas de producto y negocio, mapas de experiencia, retrospectivas, diagramas y sesiones de discovery. Su punto fuerte es que admite desde lo sencillo (un brainstorming rápido) hasta lo estructurado (un workshop con tiempos, grupos y resultados accionables). En equipos mixtos —producto, negocio, operaciones— suele funcionar como un terreno neutral donde todos entienden lo que está pasando, aunque no hablen “idioma diseño”.
En la práctica, Miro se siente como ese rollo de papel continuo que extiendes en una pared para planificar una reforma: puedes dibujar, tachar, recolocar y mantener la vista general sin quedarte sin espacio.
FigJam: ligereza para equipos que ya diseñan en Figma
Para equipos UI/UX que trabajan a diario en Figma, FigJam encaja por cercanía: es una pizarra ligera, rápida y muy integrada con el flujo de diseño. Sirve para pasar de una idea a un prototipo con menos pasos, porque lo conceptual vive al lado de lo visual. Su valor está en la simplicidad: menos opciones, menos fricción, más velocidad para colaborar.
Si Miro es un taller completo, FigJam se parece a una libreta de bocetos compartida: no pretende sustituirlo todo, sino facilitar la conversación creativa donde ya ocurre el trabajo.
Alternativas como Mural, Conceptboard o Canva Whiteboards
Herramientas como Mural, Conceptboard o Canva Whiteboards suelen aparecer como opciones sólidas cuando buscáis plantillas, facilitación y un enfoque claro para talleres. Muchas organizaciones las valoran por su estructura para dinámicas guiadas y por integraciones con plataformas de comunicación. En la elección, lo importante suele ser el equilibrio entre facilidad de uso, plantillas útiles para vuestro tipo de trabajo y cómo encaja con el resto del ecosistema.
Reuniones, chat y canales: la capa de comunicación que lo conecta todo
La colaboración no es solo crear contenido, también es coordinarse. Las reuniones online, el chat y los canales son el pasillo por el que circula la información, con el riesgo de que se pierda si no hay orden. La buena noticia: cuando estas plataformas se integran con documentos y pizarras, el equipo gana continuidad.
Microsoft Teams: reuniones y canales en el universo Microsoft
Microsoft Teams suele ser una elección natural en organizaciones que ya usan Microsoft 365. Reúne videollamadas, chat, canales y archivos en un mismo espacio, lo que reduce la dispersión. En entornos corporativos, también pesa la gestión, la administración y la integración nativa con Office, algo que Microsoft suele presentar como una ventaja para escalar en empresas grandes.
Google Meet y Chat: sencillez si ya vivís en Google
Si vuestro día a día está en Google, Google Meet con Google Chat (y espacios por temas) suele cubrir lo esencial con una experiencia bastante directa, muy conectada con Calendar y con los documentos del ecosistema. Para muchos equipos, esa coherencia es lo que marca la diferencia: menos herramientas, menos aprendizaje, menos puntos de fallo.
Zoom y Slack: especialistas que encajan en muchas pilas
Zoom mantiene una posición fuerte como herramienta de videollamadas, sobre todo cuando la prioridad es calidad, fiabilidad y formatos como webinars. Slack, por su parte, brilla como capa de comunicación por canales, con integraciones potentes y una cultura de trabajo asíncrono donde las conversaciones quedan organizadas por temas. En muchos equipos, Slack actúa como “centralita” y conecta con Miro, Google Workspace y Notion para que los enlaces, notificaciones y decisiones vivan donde el equipo conversa.
Integraciones: el pegamento que evita el “copiar y pegar”
La diferencia entre una stack cómoda y una caótica suele estar en las integraciones. Cuando una pizarra se puede abrir desde el canal del proyecto, cuando un documento se comparte con permisos correctos sin pedirlos por mensaje, cuando una nota de reunión se guarda en el lugar adecuado automáticamente, el equipo deja de hacer trabajo invisible.
Aquí conviene pensar en recorridos reales: qué pasa antes, durante y después de una reunión; dónde se aterrizan decisiones; cómo se convierten ideas en tareas; quién necesita ver qué, sin saturar a todo el mundo.
Combinaciones que suelen funcionar según el tipo de equipo
Para un equipo centrado en Google, Google Workspace con Google Meet y una pizarra como Miro suele dar un flujo simple y potente: documentos para ejecutar, reuniones para coordinar, pizarra para idear.
En un ecosistema Microsoft, Microsoft 365 con Teams ofrece un “todo integrado” que muchas empresas agradecen, con la opción de sumar Miro o Mural dentro de Teams para sesiones visuales.
En producto y startups, es frecuente ver Notion como hub de conocimiento, acompañado de Google Workspace o Microsoft 365 para documentos más formales, y Miro o FigJam para workshops, descubrimiento y diseño.
Gestión de proyectos: dónde encaja Trello sin complicarlo todo
Cuando la colaboración ya está cubierta con documentos, pizarras y comunicación, llega la pregunta inevitable: “¿dónde gestionamos tareas?”. Trello encaja bien como tablero visual para equipos que quieren claridad con poco peso. Funciona como una pared de tarjetas: lo pendiente, lo que está en curso, lo terminado. Su mejor uso aparece cuando se integra con el resto: tarjetas que enlazan a documentos, checklists que nacen de acuerdos de reunión, tableros por proyecto con reglas simples. Si se intenta convertirlo en un ERP, suele perder su gracia.