Todos buscamos formas de ser más productivos y organizados, es inútil negarlo, porque, cuanto más productivo seamos, más tiempo libre tendremos para leer, pasear, jugar con la familia al Catán y ver películas.
Es aquí donde una herramienta tan sencilla como la lista de tareas se revela imprescindible. Pero, ¿cómo podemos sacarle el máximo provecho? A través de mi experiencia y con algunos consejos que se divulgan a diario por Linkedin, quiero compartir cómo una bien estructurada lista de tareas puede ser una aliada en el logro de nuestros objetivos diarios y a largo plazo.
La priorización es clave
Al enfrentarnos a la incesante marea de obligaciones, identificar cuáles son las más importantes es el primer paso para no ahogarnos. Personalmente, me he dado cuenta de que limitar mi enfoque a 3-5 tareas cruciales por día no solo es liberador, sino también tremendamente efectivo. Esta práctica de priorización asegura que mi energía esté dirigida a lo que realmente importa, evitando el desgaste en actividades de menor impacto.
La magia de los plazos
Incluir plazos específicos para cada tarea transforma una lista pasiva en un plan de acción dinámico. Esta estrategia me ha ayudado a combatir la procrastinación y a mantenerme en el camino hacia mis metas. Ya sea mediante el uso de una aplicación digital o el tradicional papel, establecer un límite de tiempo para cada ítem proporciona un sentido de urgencia y estructura que es fundamental para el avance.
Lo difícil es ser realista con los plazos, tener buena puntería con las fechas, pero eso es algo que se va mejorando a medida que se crece.
Organización por categorías
Dividir la lista en sub-listas por tipo de tarea es otro truco que ha simplificado mi vida. Esta segmentación permite una mejor gestión del tiempo y recursos, agrupando actividades similares para realizarlas de manera más eficiente. Por ejemplo, diferenciar entre tareas laborales, recados personales y compras, me ha permitido enfocar mi atención de manera más efectiva, maximizando la productividad.
Dentro del ambiente laboral, tareas que requieren escribir están en una subcategoría diferente que tareas que requieren moverme o grabar vídeo. Puede parecer lógico, pero lo de escribir un artículo, grabar un tiktok, escribir otro artículo, salir a una reunión y volver a grabar un youtube, no es muy productivo.
El seguimiento de progreso
No todas las tareas no completadas son fracasos; a menudo, simplemente necesitan ser replanificadas o delegadas. Usar símbolos para indicar el estado de cada tarea (deferida, delegada, eliminada, en espera) me ofrece una visión clara de mi progreso y los ajustes necesarios. Esta táctica me ha permitido mantener un control más fino sobre mis proyectos y responsabilidades.
En gmail uso los colores de cada email, que si estrellitas, que si admiraciones… ayudan mucho. Allí también uso automatizaciones diversas.
Tiempo dedicado a la planificación
Reservar momentos específicos del día para revisar y planificar mi lista de tareas ha sido fundamental. Este hábito me asegura de que estoy constantemente alineado con mis objetivos, permitiéndome ajustar mi enfoque según sea necesario. Es una práctica que recomiendo fervientemente para mantener la claridad y la dirección en nuestras jornadas a menudo caóticas.
Todos los días, entre 9 y 10, dedico 15 minutos a organizar la lista de tareas (ahora en formato semi-kanban).
La planificación a largo plazo
Finalmente, integrar tareas rutinarias que contribuyen a mis objetivos a largo plazo en mi calendario me ha permitido avanzar de manera constante hacia mis aspiraciones más grandes. Esta aproximación al planeamiento me ayuda a no perder de vista el panorama general y a asegurarme de que estoy dedicando tiempo a lo que verdaderamente importa.
Tengo una lista de cosas a largo plazo separada, solo para no perderla de vista.
Como veis, una lista de tareas bien pensada y ejecutada puede ser mucho más que un simple recordatorio de nuestras obligaciones diarias. Con las estrategias adecuadas, puede convertirse en un poderoso instrumento de gestión del tiempo y productividad. Espero que estos consejos te sean útiles y te invito a experimentar con ellos para encontrar lo que mejor se adapte a tu estilo de vida y tus necesidades.