Las empresas cada vez son más globales y conectadas, para sobrevivir y prosperar no puedes postergar la modernización y digitalización de tu negocio. Necesitas estar adaptado al medio móvil, tener presencia online, utilizar herramientas de marketing online y redes sociales. Si tú no lo haces otros lo harán y se quedarán con tus clientes. No pierdas tiempo y ponte al día. Por suerte, hoy traemos para ti una de las mejores soluciones de código abierto para las empresas, Odoo.
Hasta ahora los elevados costes de licencias de este tipo de software estaban sólo al alcance de las grandes empresas. ¡Buenas noticias! con Odoo podrás realizar tu contabilidad, gestionar los recursos humanos, controlar tu inventario en tiempo real, y generar informes muy visuales. Dirigir tu empresa será mucho más ágil y eficaz. Las soluciones de software libre han reducido los costes de manera drástica sin disminuir las funcionalidades.
¿Qué es Odoo y para qué sirve?
Odoo es un sistema de software empresarial de código abierto que cubre las necesidades de empresas de cualquier tamaño y sector.
Versiones de Odoo ¿Es Gratuito?
Odoo nació como software de código abierto, y a partir de 2015 conviven 2 ediciones, la versión Odoo Community perfectamente funcional, y la versión Enterprise con servicios de valor añadido que tiene coste. Ya sea Community o Enterprise, Odoo se ha posicionado como un el líder de código abierto para las empresas destacando por sus elevadas funcionalidades, su facilidad de uso y todo ello siendo gratuito (Community) o con unos costes muy reducidos (Enterprise). ¿Dónde está escrito que un software potente ha de ser complicado de utilizar?
Consideraciones Generales
La primera consideración importante es que Odoo es perfectamente funcional en ambas versiones y que tanto si decides implementar una u otra versión no vas a tener ningún problema en realizar los flujos de trabajo de tu empresa. Enterprise añade más azúcar a las ya espectaculares funciones de Odoo Community.
Las primeras diferencias, las vemos en el soporte por parte de Odoo como fabricante; la versión community está soportada y actualizada por la comunidad, de la cual forma parte Odoo también de manera activa. Mientras que la versión Enterprise está mantenida y soportada directamente por Odoo. Esto implica que el acceso a nuevas versiones y el soporte sea más rápido en Enterprise, además Odoo ofrece el hosting en sus servidores en este caso, y no en el community.
La App móvil de Odoo está incluida en la versión Enterprise, pero siempre tienes la opción de entrar a tu Odoo Community por el navegador, y la usabilidad es bastante buena.
TIP: Si no te importa no estar a la última, no necesitas aplicación móvil y eres capaz de gestionar tus servidores, puedes optar por Odoo Community.
En sus últimas versiones Odoo ha puesto mucho énfasis en la integración de la parte Web con el resto de aplicaciones de la empresa (facturación, contabilidad, inventario etc). La versión Community contiene todas las funcionalidades más importantes de Odoo, incluyendo la nueva plataforma de e-learning para cursos Online. Las integraciones con E-bay y Amazon para automatizar las ventas en estos sitios, sólo están disponibles en la versión Enterprise.
TIP: Utiliza Community si no piensas vender en Amazon o Ebay, de lo contrario utiliza Enterprise.
Todas las funcionalidades básicas de ventas y facturación están incluidas en la versión Community así como el CRM. Odoo ha decidido incluir en la versión Enterprise ciertas funcionalidades premium que incrementarán tu productividad, por ejemplo integrar VOZ IP en tu CRM, la funcionalidad de firmas, suscripciones, y alquileres.
TIP: Elige community si eres una empresa que no firma demasiados contratos (Abogados y similares abstenerse), tu negocio no está basado ni en suscripciones periódicas ni en alquileres de bienes o inmuebles.
Tal vez aquí es donde reside la mayor diferencia. La contabilidad no está incluida en la versión Community, aunque sí que lo está la facturación. Odoo detectó que las pequeñas empresas no utilizaban la contabilidad interna de Odoo ya que sus asesores la llevaban de manera externa. Además las normas contables son diferentes en cada país con lo que dificulta mucho el mantenimiento de una versión Community Global. Debido a esto se hizo un esfuerzo importante en el desarrollo de uno de los mejores software de contabilidad disponibles en la actualidad, y se trabajó con los partners locales para sacar las localizaciones más importantes.
Aunque la versión Community no venga con el módulo de contabilidad de base, existen desarrollos realizados por la comunidad de Odoo específicos por país que permiten llevar la contabilidad completa también en versión Community, pero sin el soporte de Odoo.
Por otro lado, la versión community no tiene acceso a algunas de las aplicaciones más complejas de Odoo que son el PLM y parte del MRP, ambas relacionadas con el proceso de fabricación (Si no sabes lo que es, probablemente es porque no lo necesitas ;-))
TIP: Elige community si tu asesor te lleva la contabilidad y las declaraciones. Facturación tanto de compras como de ventas lo puedes usar en community. Si eres una empresa de Fabricación recomendamos la versión Enterprise.
Las tareas básicas de recursos humanos las vas a poder realizar con la versión community. Por ejemplo, podrás gestionar los datos de tu plantilla, abrir procesos de selección, gestionar vacaciones, y gastos. En la versión Enterprise se han añadido funcionalidades que mejoran la productividad, pero que no alteran el funcionamiento básico. Por ejemplo, en la versión Enterprise se pueden digitalizar los gastos con un sistema de OCR, mientras que en community se tienen que meter a mano. La versión Community tampoco tiene la funcionalidad de encuestas y evaluaciones a los empleados, ni las nóminas.
TIP: Elige community si tu empresa no dispone de un departamento de recursos humanos que desee realizar encuestas o evaluaciones periódicas de los empleados y las nóminas las hace un asesor externo.
En cuanto a sistemas de productividad, la mayor diferencia está en la integración de horas de trabajo, y planificación de tareas. La comunicación interna en Community es menos potente que en Enterprise, pero bastante más avanzada que muchos softwares propietarios del mercado. En community podrás Chatear, Discutir, establecer un Calendario y crear Notas. Sin embargo, no dispondrás de la App para añadir horas de trabajo a un proyecto, muy útil para servicios profesionales, planificación avanzada de actividades por equipos y empleados.
TIP: Elige Community si tu empresa no tiene muchos empleados que coordinar en un proyecto y no facturas por horas a tus clientes.
La versión Community tiene acceso a las funcionalidades de E-mail marketing, envío de SMS y encuestas. Las funcionalidades de Automatización del Marketing, y la gestión de redes sociales sólo están disponibles en Enterprise.
TIP: Elige Community si tu empresa no es extremadamente activa en Marketing.
A modo resumen, podemos ver que la mayoría de las empresas pequeñas Españolas pueden acceder a uno de los softwares empresariales más potentes del mercado sin pagar licencias. Una herramienta que estaría valorada en decenas de miles de euros hace unos años y que gracias a la comunidad es completamente gratuita. Si tu empresa adquiere mayor complejidad, la versión Enterprise es una magnífica opción que por una pequeña licencia por usuario (10€/usuario y mes ) y un contenido pago por aplicaciones instaladas (Entre 6€ – 48€ por aplicación para toda la empresa y mes) te da acceso a todo el potencial. Además Odoo ofrece hosting gratuito para Enterprise, teniendo en cuenta que con la versión Community deberás gestionar el hosting por tu parte, a poco que necesites las funcionalidades adicionales te podría interesar pedir un presupuesto Enterprise a alguno de los partners de Odoo.
Escrito porVíctor Peris para WWWhatsnew.com
Socio-Consultor en InDAWS
www.indaws.es, expertos en implantación Odoo.