Cuando varias personas trabajan en un mismo proyecto tenemos que considerar una serie de variables adicionales para aumentar la productividad y evitar los errores de comunicación y las tareas duplicadas. Hay aplicaciones que ayudan a tener bajo control los trabajos en los que cada uno está concentrado, pero pocas usan el correo electrónico como protagonista para ese tipo de control.
Es ahí cuando entra Dutyful (dutyful.com), una herramienta que nos presentan hoy con un funcionamiento bastante original en el mundo de los sistemas de gestión de tareas:
Una vez das de alta a tu equipo, Dutyful manda un correo cada día al terminar la jornada laboral, preguntando «¿Qué has hecho hoy?». Sólo tienes que responder al correo en unas pocas líneas y al día siguiente, antes de que el equipo empiece a trabajar, Dutyful manda un correo a todos los miembros con un resumen de lo que se hizo el día anterior.
La idea, como veis, es que todo el mundo pueda empezar a trabajar siendo consciente de en qué estado está el proyecto, evitar trabajo duplicado, echar una mano si algún compañero está atascado con algo, etc.
El concepto se basa en el «stand-up meeting», una reunión de equipo que se realiza cada día antes de empezar a trabajar. Este tipo de reuniones forman parte de metodologías ágiles como Scrum, por lo que Dutyful va como anillo al dedo para equipos que utilizan esta clase de metodologías en sus proyectos.
Los emails que se envían generan un historial que mostrará el avance del equipo, con reportes y gráficas que ayudan a entender el desarrollo del proyecto. Cualquier usuario puede consultar esa información, aunque puede configurarse para que solo los administradores puedan leer las respuestas.
La herramienta no es gratuita, pero están ofreciendo un mes gratis a los usuarios con el código de promoción AWESOME_TRIAL.