¿Alguna vez has sentido que el día no tiene suficientes horas para todo lo que debes hacer? La mayoría de los profesionales ocupados lidian con esta sensación todos los días. Entre reuniones, correos electrónicos, informes y alguna otra cosa que surja de repente, es como si las tareas se multiplicaran. Pero, ¡alto ahí! Hay una solución y, sorprendentemente, está al alcance de tu mano. Vamos a platicar sobre cómo automatizar tus tareas diarias utilizando algunas aplicaciones de productividad.
¿Por Qué Automatizar?
Primero que nada, ¿has pensado en cuánto tiempo gastas en tareas repetitivas? Me refiero a esas pequeñas cosas como responder correos electrónicos, actualizar tu calendario o incluso ordenar archivos. Cosas que parecen insignificantes cuando las consideras individualmente, pero que juntas pueden consumir una gran parte de tu día. La automatización es como tener un asistente personal que se encarga de esas tareas por ti, permitiéndote concentrarte en lo realmente importante.
Herramientas Básicas y Eficientes
Vamos a imaginar juntos una situación: llegas a la oficina y antes de darte cuenta ya tienes tu bandeja de entrada llena de correos electrónicos. Aquí entra en juego una herramienta maravillosa llamada Zapier. ¿La has usado? Zapier permite conectar distintas aplicaciones que usas diariamente y configurar «Zaps» para crear flujos de trabajo automáticos. Por ejemplo, puedes configurar Zapier para que cada vez que recibas un correo con un archivo adjunto en Gmail, se guarde automáticamente en tu cuenta de Google Drive. Genial, ¿no?
Otra herramienta muy práctica es IFTTT (If This Then That), que, al igual que Zapier, te permite crear automatizaciones entre tus aplicaciones favoritas. Imagina que tienes una reunión importante y cada vez que se acerque la fecha, IFTTT te envíe automáticamente un recordatorio a tu teléfono. Puedes configurar IFTTT para que realice cientos de combinaciones dependiendo de tus necesidades.
Gestión del Tiempo y Tareas
Hablemos un poco sobre la gestión del tiempo. La aplicación Todoist es un salvavidas absoluto en este aspecto. Yo, por ejemplo, la utilizo para organizar mis tareas diarias y prioridades. No obstante, lo mejor de Todoist es que también puedes automatizar. Integra Todoist con Zapier y configúralo para que tareas recurrentes se añadan automáticamente cada semana. De esta manera, nunca olvidarás lo que debes hacer.
Y, si hablamos de órdenes en el caos, ¿has probado Microsoft Power Automate? Aunque suene complejo, Microsoft Power Automate es bastante intuitivo y te permite crear flujos de trabajo que automatizan procesos dentro de las aplicaciones de Microsoft 365. Puedes hacer que cualquier correo electrónico con una palabra clave específica se marque como importante o programar para que tus documentos se ordenen en carpetas automáticamente.
Automatización Personalizada
Seguro te preguntarás: «Pero ¿no hay algo más especializado para mi situación particular?». Claro, la personalización es clave y aquí entran en juego aplicaciones como Trello. Si eres fan de los tableros Kanban, Trello y su poder de integración con otras apps te sorprenderá. Mediante herramientas como Butler, puedes establecer reglas dentro de Trello para que las tarjetas se muevan automáticamente al cambiar su estado, notificando a tu equipo cuando algo importante se complete.
Esto no es todo. En WWWhatsnew.com encuentras artículos que detallan muchísimas herramientas y consejos. Es uno de esos recursos que debes tener en tus favoritos si estás interesado en optimizar tu tiempo.
Manteniendo el Control
Finalmente, algo que siempre me preguntan es: «¿No perderé el control de mis tareas?». La respuesta corta es no. De hecho, automatizarlo te dará más control porque tendrás la tranquilidad de saber que esas tareas recurrentes que no requieren de tu intervención estarán completadas cuando lo necesites. Y para mantener un monitoreo efectivo, aplicaciones como Slack pueden integrarse con tus automatizaciones, mantenerte informado y permitirte realizar ajustes cuando sea necesario.
Así que ahí lo tienes. Con estas herramientas, puedes transformar tu caos diario en algo manejable y eficiente. Date la oportunidad de experimentar con ellas y encuentra cuáles se adaptan mejor a tus necesidades y estilo de trabajo.