Si queréis crear un formulario en la web para que los datos de las personas que lo rellenen vayan directamente al excel online de Google, prestad atención a la solución que nos acaban de presentar.
Se trata de Form with Sheet, una plataforma con opción gratuita limitada a 300 entradas al mes, suficiente para la mayoría de los formularios de contacto de los sitios web.
Qué ventajas tiene integrar un formulario con un Excel Online
Cuando ponemos un formulario que guarda información en base de datos propia, tenemos que exportar la información para entregarla a quien nos la pida. Si somos responsables por la web de un cliente, por ejemplo, y el mismo nos pide un informe con todas las entradas, tendremos que acceder a la base de datos y extraer los registros para darle forma.
Muchos formularios envían un email cada vez que hay una entrada, pero tener decenas de contactos por email muchas veces no es la mejor solución. Otros CRM tienen extensiones que generan informes, pero tendríamos que dar acceso al cliente a nuestro CRM para que acceda a los mismos.
Cuando ponemos los datos en un Excel Online, como Google Sheet, por ejemplo, podemos dar permiso de lectura a cualquier persona para que acceda a la información y genere los informes que considere necesarios.
Qué ofrece Form with Sheet
Disponible en formwithsheet.com, solo tenemos que crear una cuenta y enlazarla a una hoja de Google Sheet específica. Iremos definiendo los campos del formulario, que se corresponderán con las columnas de la hoja de Sheets. Cada vez que algui8en rellene el formulario, aparecerá un registro nuevo con la información separada por columnas.
La integración es sencilla, ya que solo tenemos que poner los campos del formulario con el mismo nombre que tienen las columnas, y añadir como acción la url de formwithsheet que se encarga de enviar los datos a la hoja de cálculo adecuada.
En este vídeo explican el proceso.
Cuánto cuesta Form with Sheet
Como veis en la imagen, hay una opción gratis que permite incluso poner formularios con opción de subir archivos, con un límite de 1GB de espacio. También ofrecen un plan de 199 dólares de por vida, aunque limitado solo a 20 clientes.
Conclusión
No es la primera vez que veo una opción así, mirad en este otro enlace, pero esta es bastante sencilla de configurar. El único problema que veo en estas soluciones es el control de la información, pero si somos responsables con los permisos que damos a la hoja de cálculo generada, no deberíamos tener problemas en ese sentido.