Os dejamos hoy con tres trucos que podéis realizar si vuestra cuenta de Gmail está a punto de llegar a su límite, o si os preocupa la velocidad con la que crece el espacio ocupado.
1 – Buscar los emails que ocupan mucho espacio y que son antiguos. Muchas veces los contactos nos envían imágenes y documentos extremadamente grandes, no lo hacen con un link en Google Drive, ni un enlace a Dropbox, ni por Wetransfer… lo hacen con archivo adjunto, y eso ocupa un espacio que acabamos pagando. Aunque borrar el contenido de emails recientes no suele ser una buena idea, hacerlo con correos de hace algunos años no suele tener ningún efecto en nuestro día a día.
Para buscar los emails anteriores al 1 de enero de 2013, por ejemplo, solo tenemos que poner en el buscador de Gmail: Before:2013/01/01, si deseamos encontrar los emails anteriores al 5 de agosto de 2010: Before:2010/08/05… para encontrar emails con más de un mega, solo hay que escribir size:1m, o size:20m, para encontrar los mayores a 20 megas. También podemos usar el comando older_than:1y para ver los que tienen más de 1 año o older_than:5y size:3m para encontrar emails con más de 5 años y más de 3 megas.
2 – Crear filtros: Si entramos en la carpeta de spam veremos miles de emails que ocupan espacio. Aunque cada mes se vacían los correos antiguos en spam, los presentes ocupan muchos megas, y a veces es un espacio que necesitamos. Es importante verificar si entre los remitentes de los emails spam hay algunos que siempre aparecen (cuentas que envían spam cada día, por ejemplo), y en caso positivo, identificarlos y crear reglas de filtros que indiquen que, cada vez que se reciba un email de dicho remitente, se borre automáticamente, de esa forma la cantidad de emails en spam disminuirá bastante.
3 – Nunca enviar adjuntos grandes. Existe la posibilidad de usar Google Drive para que los archivos adjuntos no estén dentro del email, así como opciones para hacer algo semejante con Dropbox. Si tenéis que enviar archivos grandes, usad wetransfer.com, Google Drive, Dropbox o cualquier otra opción de almacenamiento online, pero evitad incluir el material dentro del email, os haréis un favor a vosotros (no habrá espacio en la carpeta de enviados) y al remitente.
Recordad que el uso inteligente de Gmail ampliará su tiempo de vida (por lo menos el de la versión gratuita, ya que siempre es posible comprar espacio adicional).