Herramientas para gestionar tareas hay muchas y muy variadas en la red.
Podéis usar el gestor de Gmail, sin posibilidad de compartirlas pero muy fácil de usar y de integrarse con el corre electrónico.
Podéis usar el conocido gubb.net, un clásico con posibilidad de actualizar por email y compartir con otras personas cada lista.
Podéis instalar mantis en vuestro servidor, aunque sea un bugtracking podéis usarlo para gestionar tareas guardando la documentación y los estados de cada una.
O podéis usar el nuevo Doris, que permite distribuir las tareas por grupos y filtrarlas antes de cambiarlas de estado.
Son sólo unos pocos ejemplos, la gestión de proyectos es un arte que debe ser apreciado con experiencia y paciencia, eligiendo, siempre, la herramienta que se adapte a la empresa donde está siendo utilizada.
Aporto https://www.rememberthemilk.com/, que me parece bastante mas completa que estas que nombras en el artículo.