Muchos usamos Google Calendar para gestionar nuestro día a día, para registrar nuestras tareas y reuniones y poder así organizar mejor nuestro tiempo.
Es una gran herramienta, pero es inútil si queremos usarla para gestionar el calendario de muchas personas al mismo tiempo.
Si tenemos una compañía de limpieza o fitness, por ejemplo, con decenas de empleados, no podríamos usar Google Calendar de forma efectiva, y para ello aparece una solución que sí nos permite algo así: TeamCal.
TeamCal proporciona una vista horizontal que recuerda a un diagrama de Gantt, donde cada registro coincide con el calendario de una persona, siendo así posible ver sus tareas en orden cronológico de forma sencilla.
Usa los datos de Google Calendar directamente para mostrar el calendario, no hay que copiar y pegar la información que ya tenemos en nuestra cuenta, de forma que cada usuario, cada uno de nuestros empleados, podrá seguir usando el calendario como lo ha hecho siempre, lo único que cambia es nuestra visión como administrador.
En la imagen superior es posible ver la transformación: de un calendario lleno de colores a un diagrama con calendarios horizontales donde cada registro corresponde a las tareas de una persona.
Para usarlo solo tenemos que identificarnos con nuestra cuenta de Google para que pueda obtener la información del calendario. Una vez hecho, debemos agregar los calendarios que deseemos. Haremos clic en «Agregar un calendario» y escribiremos el nombre del calendario en cuestión. Como alternativa, podemos agregar calendarios de otras personas utilizando su dirección de correo electrónico (ellos tendrán que dar su permiso, claro).
El objetivo es ver las citas agregadas por los empleados en tiempo real y usarlas directamente en su programación, siendo posible arrastrar y soltar las células de información de la misma forma que hacemos en el Calendar original. Podemos programar eventos directamente dentro de TeamCal. No es necesario volver a Google Calendar para administrar los eventos del calendario.
TeamCal ofrece múltiples modos. Podemos tener una vista más compacta o detallada de cada horario, cambiando la «Escala de vista» para cambiar entre un día, una semana de trabajo y una pantalla mensual.
El resultado puede incrustarse en nuestra web, mostrarse en otra pantalla o incluso exportarse en PDF, definiendo siempre variables que personalizan la experiencia, como horarios de trabajo, zona horaria, modo de visualización nocturno y más. Es posible compartir un horario con la funcionalidad de compartir de TeamCal, y usar un programa compartido para dar acceso a los clientes o mostrarlo en la pantalla de un televisor de la empresa.
La solución es gratuita durante 30 días, y hay planes que permiten la gestión de hasta 15 calendarios por menos de 30 dólares mensuales, con precios que van subiendo en función de la cantidad de calendarios que queramos administrar desde su plataforma.
