Google Docs tiene una nueva herramienta que te facilitará trabajar con diferentes tipos de documentos y formularios.
Y si eres de los que usan plantilla para mejorar la productividad a la hora de crear documentos, verás que la nueva dinámica te ahorrará algunos dolores de cabeza.
Chips inteligentes para trabajar con plantillas en Google Docs
Google Docs tiene muchas funciones que facilitan trabajar con diferentes tipos de documentos. Así que con unos simples clis podemos crear y personalizar un documento para usarlo en diferentes contextos.
También existe la posibilidad de trabajar con plantillas, ya que nos ahorra tener que dar formato continuamente a un documento. Por ejemplo, si trabajamos en un formulario de pedidos, un contrato, una solicitud de empleo, una ficha de libros, etc.
Sin embargo, cuando nos acostumbramos a trabajar con plantillas puede que nos confiemos demasiado y olvidemos cambiar los datos para que coincida con el nuevo documento. Un error accidental que nos puede costar varios dolores de cabeza.
Para que esto deje de ser un problema, el equipo de Google está implementando una solución en Docs: chips inteligentes variables para usarlos como marcadores de posición:
Simplemente predefina e inserte marcadores de posición, como un nombre de cliente, un número de contrato o una dirección, y luego actualícelos en todo el documento editando el valor en un solo lugar.
Gracias a esta dinámica, cuando editas el valor de una variable en la plantilla (por ejemplo, número de formulario, dirección, etc), se cambia en todo el documento. Esto evita que el documento tenga datos que no concuerden, si es que hemos olvidado borrar o cambiar los datos del trabajo anterior.
Y por otro lado, te ahorra tener que escribir los mismos datos una y otra vez en diferentes lugares del documento. Y por supuesto, también puedes combinar esta nueva opción con el resto de las funciones de Google, como los bloques personalizables, para simplificar aún más el proceso.
Un detalle a tener en cuenta es que esta actualización no estará disponible para cuentas personales de Google Docs, y solo podrás beneficiarte de ella si tienes Workspace Business Standard o Plus, Enterprise Standard o Plus, Education Plus y organizaciones sin fines de lucro.