El equipo de Google anunció una actualización importante para aquellos que usan sus servicios empresariales para coordinar y compartir el trabajo de su organización.
Una nueva función que permitirá detectar fácilmente si alguien externo realizó cambios no autorizados en los archivos de la empresa.
Una de las opciones que ofrece Google a los administradores es utilizar el registro de auditoria de Drive para dar seguimiento a la actividad de los usuarios de la organización con respecto a los documentos y archivos. Una dinámica que ahora también se aplicará con usuarios externos.
Compartir documentos con usuarios externos a la organización es normal cuando estamos trabajando en un proyecto, y necesitamos incluir de forma temporal a otras personas. Sin embargo, puede representar un riesgo para la empresa compartir información confidencial fuera del entorno de su equipo de trabajo.
Para que esta situación pueda estar controlada, Google permitirá que el registro de auditoria de Drive incluya a usuarios externos. Así que si has compartido un documento con algún proveedor, cliente o equipo externo, podrás saber si han realizado acciones extras. Por ejemplo, si han realizado una copia, si lo han descargado, si han cambiado datos sin autorización etc.
Una forma simple de dar seguimiento a la actividad externa sobre documentos importantes de la organización. Y por supuesto, un sistema para detectar cualquier movimiento extraño o actividad sospechosa sobre los documentos, o acciones que no cuenten con el consentimiento del administrador.
Una dinámica que incluye a la suite de servicios de Google como Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, entre otros. Y por supuesto, aquellos archivos que se suben y se comparten mediante Google Drive, por ejemplo, un PDF.
El equipo de Google menciona que esta dinámica se implementará de forma predeterminada, así que los administradores no tendrán que realizar ninguna acción extra.