Hay muchos artículos que enseñan a aumentar la productividad en las empresas, aunque muchos de los consejos indicados requieren un cambio completo en el flujo de información de las compañías, por lo que son poco aplicables.
Es cierto que hay plataformas muy completas que pueden ayudar a centralizar los datos, pero implantar Jiva, o poner Slack en una empresa no es tan sencillo como parece, cambian demasiadas variables.
Hace unas semanas escribí un artículo titulado 10 cosas que tienes que saber para ser más productivo, con mucha información para quien quiera profundizar en el tema. Hace meses también tratamos el asunto con Aplicaciones para mejorar la productividad de las empresas, pero volvemos a lo mismo, no es una app la que solucionará el problema.
En esta lista quiero mostrar cinco cosas que muchas empresas no saben que se pueden hacer, tareas que tardan mucho en realizarse y que pueden hacerse en pocos minutos con los conocimientos adecuados, sin necesidad de hacer un master.
1 – Hay muchas empresas que dedican a una o dos personas a pasar al ordenador cientos de documentos en papel (principalmente abogados). Muchas compañías desconocen que hoy en día hay herramientas de reconocimiento de texto que hacen ese trabajo en segundos. Son herramientas OCR (sigla de Reconocimiento Óptico de Caracteres), y hay muchas aplicaciones y webs que hacen ese trabajo, incluso de forma gratuita. Desde el conocido Google Lens en el móvil, que permite hacer una foto del texto y transformarlo en editable de forma inmediata, a soluciones en Internet con el mismo objetivo, las opciones no faltan. Aquí tenéis una lista de aplicaciones y sitios dedicados al tema (click aquí). Todos ellos funcionan de forma semejante, subimos la imagen con el texto dentro, y obtenemos el texto para copiarlo y pegarlo donde deseemos.
2 – Pasar de audio a texto. Transcribir es otro de los trabajos que requiere un tiempo enorme. Muchas personas pasan horas y horas escuchando entrevistas, discursos y eventos en general mientras van escribiendo lo que se dice. Hoy en día hay herramientas muy efectivas para hacer ese trabajo. Subimos el mp3 del audio y obtenemos el archivo de texto después del tiempo requerido para el proceso. En 2019 escribí un artículo con tres opciones (click aquí). La primera de ellas es mi favorita, happyscribe. Cobra por minuto, y es bastante asequible.
3 – Envío de archivos grandes. No debería ser un secreto a estas alturas, pero hay muchas empresas que siguen intentando enviar archivos de cientos de megas por email. Hay soluciones como Wetransfer, o como Smash, que hacen ese trabajo perfectamente tanto desde móvil como desde web. En este vídeo comenté hace meses algunas de las mejores opciones.
4 – Mensajería sin usar el móvil. Usar el Whatsapp en el trabajo para asuntos profesionales puede no ser muy buena idea. Es cierto que desde que existe Whatsapp Web se ha avanzado bastante en el tema, ya que no tenemos que estar abriendo el móvil constantemente, pero Whatsapp web tiene muchos problemas a la hora de obtener archivos, y no se puede abrir, de momento, en varios ordenadores al mismo tiempo. Para solucionar este problema doy dos opciones: usar Telegram, que puede instalarse en varios ordenadores y móviles, es más rápido y permite archivos más grandes, o usar Slack, que es una plataforma más profesional para la comunicación Interna de un entorno de trabajo. Este cambio es el más radical de la lista, ya que requiere cambiar la forma de trabajar de todo un grupo, no de solo una persona.
5 – Trabajar con documentos y espacios en la nube colaborativos. Lo de crear un documento, enviarlo por email y dejar que circulen mil versiones diferentes del mismo es algo que no se puede permitir a estas alturas. Existen muchas soluciones para colaborar en un mismo documento, desde Google Docs a la de Microsoft Office, pasando por Zoho y otras, podemos trabajar varias personas en un mismo archivo y tener control de versiones. Lo mismo con los discos duros online, como el de Google Drive, por poner un ejemplo.
Seguramente algunas de estas soluciones ya la usas en el trabajo, pero es importante prestar atención a las novedades que van apareciendo siempre en el sector, ya que es posible que estés dedicando muchas horas en algo que puede hacer en pocos minutos.
Recuerda, digitalizar una empresa no es comprar mejores ordenadores.