Gestionar anuncios en Facebook e Instagram para muchos clientes a la vez puede parecer una misión imposible. No es solo cuestión de creatividad o estrategia: la propia estructura de Meta impone límites técnicos que obligan a las agencias a ser muy creativas también en lo operativo.
Vamos a desglosar cómo las agencias logran gestionar decenas de cuentas publicitarias sin perder el control, sorteando las restricciones de Meta de forma profesional y segura.
Límites que impone Meta al gestionar anuncios
Meta (empresa matriz de Facebook e Instagram) establece límites específicos en su plataforma Business Manager para evitar abusos:
- Una persona solo puede crear 2 portafolios comerciales desde su cuenta personal.
- Cada usuario puede administrar hasta 25 cuentas publicitarias.
- Cada portafolio puede tener máximo 25 cuentas publicitarias asociadas.
Esto significa que, en condiciones normales, un solo profesional no podría gestionar más de 25 cuentas. Esto es claramente insuficiente para una agencia que lleva la publicidad de decenas de marcas.
Estrategias que usan las agencias para superar los límites
1. Uso del sistema de socios de Meta
La opción más segura y recomendada es trabajar a través del sistema de socios:
- El cliente crea su propio Business Manager y la cuenta publicitaria.
- La agencia solicita acceso como «socio».
- El cliente concede permisos específicos según lo que necesita la agencia.
Esto permite mantener una estructura clara: el cliente mantiene la propiedad de sus activos digitales y la agencia puede hacer su trabajo sin invadir terrenos sensibles.
2. Reparto de responsabilidades dentro del equipo
Para ampliar la capacidad de gestión, las agencias se organizan de forma colaborativa:
- Se asignan varios administradores por cuenta publicitaria.
- Cada empleado tiene roles definidos según sus funciones.
- Se garantiza que haya al menos 2 o 3 personas con acceso completo para evitar problemas si alguien pierde acceso.
Es como tener varios juegos de llaves para entrar a una misma casa: si uno se pierde, otro puede abrir sin complicaciones.
3. Creación de nuevos Business Managers
Cuando se alcanza el límite de cuentas y portafolios, algunas soluciones que usan las agencias incluyen:
- Pedir a otros miembros del equipo que creen nuevos Business Managers.
- Eliminar portafolios inactivos para liberar espacio.
- Contactar con Meta para solicitar una ampliación de límites.
Beneficios del programa Meta Business Partners
Las agencias con mayor trayectoria y volumen de trabajo pueden aplicar al programa Meta Business Partners, que abre nuevas puertas:
- Soporte técnico prioritario y asistencia en vivo.
- Acceso a educación exclusiva y materiales avanzados.
- Insignia de socio verificado, que genera confianza entre clientes.
- Herramientas y recursos extra para crecer y mejorar el rendimiento publicitario.
Este programa tiene requisitos, como demostrar cierto gasto publicitario y mantener buen rendimiento, pero el esfuerzo vale la pena.
Cuentas de agencia especializadas y herramientas de gestión
Cuentas con beneficios especiales
Algunas agencias trabajan con cuentas especializadas que Meta proporciona a socios avanzados:
- Sin límites de gasto desde el primer día.
- Acceso directo a soporte y menos restricciones.
- Facturación mensual, lo que facilita la gestión financiera.
Herramientas para manejo multicuenta
Para manejar muchas cuentas sin errores, se utilizan sistemas técnicos como:
- Navegadores anti-detección, que permiten trabajar en varias cuentas sin bloquear accesos.
- Sistemas centralizados de gestión, para moverse entre cuentas sin confusión.
- Protocolos de seguridad para proteger datos y evitar bloqueos accidentales.
Buenas prácticas recomendadas
Configuración desde el inicio
Para que todo fluya desde el primer día, es clave:
- Solicitar al cliente que cree su propio Business Manager.
- Conectar como socio en lugar de pedir acceso directo.
- Asignar roles diferentes según el perfil de cada miembro del equipo.
- Mantener separación clara entre cuentas y activos de distintos clientes.
Asignación de permisos
Evitar errores de acceso es cuestión de tener una jerarquía clara:
- Administradores principales con control total.
- Colaboradores con accesos parciales según tareas específicas.
- Permisos definidos con claridad, sin excesos ni carencias.
Gestionar publicidad digital a escala es como dirigir un aeropuerto: múltiples pistas, horarios cruzados y muchos pilotos distintos. Las agencias que sobresalen no son las que ignoran las reglas, sino las que entienden el sistema, se adaptan y organizan con inteligencia. Y con las herramientas adecuadas, hasta los cielos con límites pueden volverse navegables.