Existen en el mercado soluciones de gestión documental que facilitan tareas como el archivado, búsqueda, clasificación, control de versiones y la colaboración en torno a los documentos corporativos, tanto en empresas como en la Administración Pública.
Pero como con cualquier tecnología o solución, existen innovaciones en forma de automatización que permiten mejorar el comportamiento de las soluciones de Gestión Documental sin perder todo lo que éstas ya nos proporcionan.
Este nuevo paradigma, denominado “Gestión Documental Inteligente” permite realizar operaciones habituales de gestión documental electrónica de forma automática, haciendo que el gestor etiquete documentos, los clasifique, comience flujos de trabajo, organice los adjuntos de los correos y un largo etc… como si de un humano se tratara.
Athento es la primera solución de Gestión Documental Inteligente del mercado, una solución eficiente y sencilla que se encuentra desplegada en empresas de tamaño mediano, gracias al modo Software como Servicio (Athento SaaS) que adapta los precios a la cantidad de usuarios y espacio a utilizar y permite ahorros en hardware y personal técnico, ya que se aloja en “la Nube” (Cloud Computing). También numeroras organizaciones confían en Athento: desde gran banca (en la modalidad Athento Enterprise) como BBVA, Banca Cívica, BNP Paribas etc. a organizaciones de otros sectores como EADS Astrium (fabricación de satélites y los cohetes Arianne), Leroy Merlin o Zinkia (los famosos dibujos animados “Pocoyó”) y organismos públicos, como Diputaciones, Ayuntamientos y organismos asociados a ministerios como Tráfico (DGT).
Athento puede integrarse y aportar valor sobre otras aplicaciones de gestión documental, como Alfresco, Knowledgetree, Nuxeo o Documentum.. de forma que no hay que tirar todo lo que tenemos avanzado con nuestro gestor documental corporativo, sino que Athento mejora sus prestaciones a traves de su capa de inteligencia.
Si tu organización no dispone de gestor documental, entonces también podemos implantar Athento con toda esta funcionalidad resuelta, como búsqueda full text, versionado de documentos, historial de acciones, colaboración e incluso un potente OCR, que te permitirá extraer el texto y buscar sobre documentos digitalizados pero en formato imagen (ficheros .jpeg, .TIFF, .png etc.).
Con Athento tu organización ahorrará mucho tiempo ya que integra tecnologías de última generación para gestionar documentos de la forma más automatizada posible de tal manera que quien lleva el peso de tareas monótonas y repetitivas como etiquetar, clasificar o asignar documentos a personas y procesos (flujos de trabajo) es el propio Athento.
Pero… ¿cuánto tiempo ahorra Athento frente a un gestor documental normal?
Athento logra de media rebajas superiores al 70% en el tiempo dedicado a la gestión de documentos.
En algunos casos, Athento ha logrado reducir los tiempos de gestión en un 98%, en concreto para Farmacias Hospitalarias y también ha logrado reducciones del 60% en el caso de Gestores Administrativos.
Esto quiere decir que de cada diez horas que habitualmente nuestra empresa emplea en gestionar documentos, podemos llegar a ahorrar más de 7… con el consiguiente ahorro monetario y la posibilidad de dedicar este tiempo a nuestro negocio, a lo que sabemos hacer mejor… dejando la tediosa gestión documental en manos de Athento.
Pero… ¿qué hace Athento para ser diferente?
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Extrae contenido de forma automática de cualquier documento (ya sea tan complejo como un contrato o tan simple como una factura) e infiere etiquetas y palabras clave que categorizan el documento (aunque éstas no formen parte del mismo).
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Clasifica los documentos en la carpeta correcta sin intervención humana al poder deducir el tipo del documento dentro de los tipos pre-establecidos (contrato, factura, presupuesto, expediente, albarán, nómina etc.) y subtipos (tipo de contrato, tipo de expediente etc.).
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Utiliza tecnología semántica, procesamiento de lenguaje natural (NLP) y redes neuronales para realizar el razonamiento y la interpretación de la información contenida en los documentos y es capaz de un autoaprendizaje basado en la experiencia.
Puedes profundizar en este concepto viendo aquí por qué aplicar semántica a la gestión documental y también aquí, 5 mitos sobre la automatización de documentos.
Publipost escrito por Athento, para wwwhatsnew.com