Google Docs está implementando una nueva dinámica que facilita trabajar con documentos en equipos de trabajo.
Está sumando un nuevo sistema de revisión para llevar control sobre los documentos importantes, permitiendo que los responsables den seguimiento a todos los cambios aplicados.
Nueva función de Google para la revisión de documentos de trabajo
Después de dos años de estar en beta, el sistema de revisión de Google Docs se está implementando de forma oficial. Una nueva dinámica que facilitará dar seguimiento a documentos importantes cuando se trabaja en equipo.
Cuando hay varios colaboradores trabajando en un mismo documento suele bastar con el sistema de comentarios y las diferentes versiones para que el trabajo en equipo sea efectivo. Sin embargo, hay documentos que necesitan un extra de cuidado y revisión. Por ejemplo, documentos técnicos, legales, contratos, etc.
En ese caso, Google Docs permite designar a usuarios para cumplir el rol de “revisores” en determinados documentos. Estos son los que tendrán que aprobar cada cambio o edición que se realice en el documento, siguiendo un sistema muy simple.
Para empezar, se debe especificar la lista de usuarios que serán los revisores, así como todos los detalles correspondientes. Por ejemplo, puede añadirse una descripción, los términos del documentos, las reglas de edición, fecha de caducidad, etc.
Una vez que se establece este sistema, Google les envía un correo electrónico a cada revisor cuando se implemente un cambio en el documento para que revise la última versión. Así que ninguna edición se aplicará de forma definitiva hasta que los responsables la revisen y den su aprobación.
Es importante que todos los responsables deben su aprobación o se rechazarán la solicitudes de aprobación de todos. Es un sistema simple y efectivo que te ahorrará tener que adjuntar reiteradamente un documento para recibir la aprobación de tus jefes a medida que vas efectuando los cambios. De esta forma, todo el proceso se realiza siempre en Google Docs.
Esta nueva función se implementará en las próximas semanas. Un detalle a tener en cuenta es que no estará disponible para cuentas personales.