Dropbox permite ahora a las empresas crear carpetas para colaboradores externos

Imagen: Nuevos iconos para las carpetas de equipo

Imagen: Nuevos iconos para las carpetas de equipo

Dropbox ha dado hoy a conocer una novedad para las carpetas de equipo que abre la posibilidad a que las pequeñas empresas puedan integrar a personas externas a las mismas pero con las que trabajan diariamente.

¿Qué quiere decir esto? Quiere decir que proveedores, profesionales independientes, clientes y otros colaboradores externos ahora podrán estar integradas dentro del flujo de trabajo de las mismas mediante la creación de carpetas específicas para compartir con ellos.
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Dropbox presenta su nueva solución empresarial Dropbox Enterprise y otras novedades

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Interesantes novedades anunció hoy el equipo de Dropbox en un evento especial realizado en San Francisco. Uno de ellos es el lanzamiento de Dropbox Enterprise.

Esta nueva solución contará con la misma dinámica y características que encontramos en Dropbox Business pero con funciones más complejas y útiles para grandes organizaciones. Pretende ser una solución eficaz para los administradores y de fácil uso para todos los empleados de la empresa.

Es por ello, que se han tenido en cuenta varios detalles que facilitan por ejemplo, la integración en escala permitiendo que se puedan agregar fácilmente a nuevos usuarios, sin pasar por complicados procedimientos.

Por otro lado, con  las herramientas de colaboración más avanzadas, los administradores podrán visualizar y evaluar cómo los empleados están utilizando Dropbox, para que no se produzca ningún uso indebido ni personal con el dominio de la empresa. Además, podrán aprovechar el potencial de la API de Dropbox para encontrar las soluciones empresariales acorde a la dinámica de trabajo del equipo.
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Tres formas de permitir que otras personas pongan archivos en nuestro dropbox

Dropbox, al igual que Google Drive, OneDrive y opciones semejantes, es una excelente opción para compartir archivos grandes sin necesidad de usar el email, pero tiene un problema: solo lo usa la gente con cierta cultura digital.

Es muy difícil que alguien que mal sabe usar un ordenador sea capaz de usar Dropbox para enviarnos un archivo, motivo por el cual siempre acaban recurriendo al email y a los archivos de 20 megas adjuntos en los mensajes.

En WWWhatsnew ya os hemos comentado algunas soluciones que pueden ayudar en esas situaciones, y aquí os recopilamos tres, formas de recibir archivos en Dropbox de personas que no usen el sistema:

Dropbox Request: Solución oficial de Dropbox, creada para permitir que creemos una carpeta y un link que apunte a la misma. Cuando alguien suba archivos usando ese link, aparecerán automáticamente en nuestra cuenta (y, consecuentemente, en todos los dispositivos que la sincronicen). Es ideal para pedir fotos de un evento, o archivos de un curso, por ejemplo.

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Balloon: En este caso no se trata de un link para cada carpeta creada. Cuando creamos una cuenta en Balloon apuntaremos siempre al mismo directorio, generando un perfil en dicho sitio. Los visitantes que accedan a nuestro perfil en balloon podrán arrastrar los archivos, material que veremos en nuestro directorio configurado inicialmente.

Con esta solución no hay un directorio para cada necesidad y sí un único lugar para guardar todos los ficheros de los visitantes de nuestro perfil balloon, por lo que puede ser más desorganizado (a no ser que creemos el perfil para recibir archivos específicos, del mismo tema).

Dropbox Forms: Solución de Jotform que permite incluir un botón en nuestro sitio web para que los visitantes puedan enviarnos contenido a nuestro Dropbox, muy práctico para sitios que reciben fotos de sus usuarios, por ejemplo.

Son tres formas diferentes de recibir archivos en Dropbox sin necesidad de que el origen tenga cuenta, formas que se adaptan bastante bien a diferentes necesidades.

Dropbox ya nos permite guardar sitios web arrastrando su URL

Si tenéis dropbox web o de escritorio abierto, y queréis guardar allí una url, no solo un archivo, ahora podéis arrastrar la pestaña del navegador al directorio de dropbox deseado y veréis como se almacena el archivo .url que apuntará al sitio.

El objetivo es sencillo: compartir urls con otras personas o con otros dispositivos con solo arrastrar la página que deseamos. Si tenemos una carpeta compartida con un grupo de trabajo, todos verán inmediatamente el mismo archivo, y solo tendrán que hacer click en él para que que todos lo abran correctamente.

Por supuesto, también podemos usarlo para guardar nuestros favoritos en Dropbox, clasificándolos en directorios para no perder nunca su referencia, aunque para ello hay tantas aplicaciones y extensiones en la web que parece “raro” usar Dropbox para tal objetivo.

En la nota Dropbox pone como ejemplo el uso en el mundo académico, donde estudiantes pueden incluir las urls que servirán de base para su estudio dentro de un mismo directorio compartido, organizando el material por categorías para mejorar el acceso posteriormente.

Para usarlo en móviles es necesario tener la última versión, tanto en android como en iOS, siendo así posible acceder a las urls compartidas.

En este gif animado os mostramos cómo debe hacerse:
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Dropbox ya permite identificarnos usando una llave USB

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Cada vez son más los sistemas que permiten la identificación en dos pasos, aunque generalmente usan un mensaje SMS, o el famoso Authenticator. El uso de llaves USB es menos común, pero cuando la seguridad de los datos es importante, vale la pena invertir en este sistema.

Ahora es Dropbox quien informa que están añadiendo las llaves de seguridad U2F (Universal 2nd Factor) como método adicional a su ya existente sistema de verificación en dos pasos, aumentando así la protección de la información.

Después de informar nuestra contraseña, será necesario introducir la llave en el puerto USB de nuestro ordenador, en lugar de informar los seis dígitos del mensaje, siendo así independiente del móvil (algo que muchos recibirán con los brazos abiertos).

Comentan que el uso de esta técnica impide que sitios que se hacen pasar por Dropbox roben nuestros datos (algo que sí pueden hacer de la forma tradicional), ya que el USB solo funciona en el sitio real de Dropbox.

Para usarlo es necesario que tengamos una llave “FIDO Universal 2nd Factor (U2F)”, de fidoalliance.org, llave que se podrá configurar en nuestra cuenta de Dropbox de la misma forma que la usamos en Google.

Con la llave en mano, accederemos a la sección de seguridad de la cuenta de Dropbox y pulsaremos en “Añadir Security Key”, algo que solo podrá hacerse en dropbox.com usando Chrome.

En caso de no tener el USB a mano, siempre podemos solicitar el mensaje tradicional, por lo que sin acceso no nos quedaremos.

Dropbox para Android ahora reproduce GIFs y facilita las menciones en los comentarios

comentarios dropbox android

La más reciente versión de Dropbox para Android, la 3.0.1, ha incorporado un par de llamativas características: La posibilidad de visualizar ficheros en formato GIF y el poder acceder a la herramienta de comentarios en cualquier archivo, herramienta ya presente en la versión web y que entre otras cosas maneja un útil sistema de menciones.

El sistema de visualización de archivos de Dropbox cada vez es más rico en formatos soportados resultando compatible, entre otros, con documentos ofimáticos de Microsoft Office y gráficos vectoriales -para los que presenta un visor con zoom incluido-. Pues bien, para el amplio público que adora los GIF, ahora también las animaciones en dicho formato se podrán reproducir dentro del visor de la app para Android, así, lo único que hará faltar será cargar un GIF a Dropbox o abrir uno ya existente dentro de sus carpetas para disfrutar de ellos. Continúa leyendo…